To Multitask or Not to Multitask
Nel mondo degli affari di oggi, le aziende devono fare di più con meno e agli impiegati viene chiesto di lavorare di più e per più ore. La maggior parte delle persone in ufficio passano il loro tempo rimbalzando avanti e indietro tra i compiti, credendo che il loro multitasking li renda più efficienti. Nuovi studi, tuttavia, hanno scoperto che il multitasking non è più un’abilità di cui vantarsi, ma di cui preoccuparsi. Questi studi suggeriscono che il multitasking ci porta a commettere più errori, a conservare meno informazioni e a cambiare il modo in cui il nostro cervello lavora, lasciando tutti a chiedersi “multitasking o non multitasking?”
Come il tuo cervello fa multitasking
La corteccia prefrontale del cervello inizia a lavorare ogni volta che è necessario prestare attenzione. Quest’area del cervello aiuta a mantenere l’attenzione su un singolo obiettivo e a svolgere il compito coordinando i messaggi con altri sistemi cerebrali. Lavorare su un singolo compito significa che entrambi i lati della corteccia prefrontale stanno lavorando insieme in armonia. L’aggiunta di un altro compito costringe i lati destro e sinistro del cervello a lavorare in modo indipendente. Gli scienziati dell’Institut National de la Santé et de la Recherche Médicale (INSERM) di Parigi hanno scoperto questo quando hanno chiesto ai partecipanti allo studio di completare due compiti allo stesso tempo mentre erano sottoposti a risonanza magnetica funzionale (fMRI). I risultati hanno mostrato che il cervello si divide a metà e ci fa dimenticare i dettagli e fare tre volte più errori quando ci vengono dati due obiettivi simultanei.
È importante notare che il multitasking mentre si fanno compiti naturali come mangiare e camminare sono molto più facili di compiti più complicati come messaggiare mentre si guida. Questi compiti naturali pongono meno di una richiesta alla corteccia prefrontale, creando un passaggio più facile tra mangiare e camminare verso la prossima riunione. Non solo il multitasking ci rende meno produttivi, ma potrebbe anche abbassare il nostro QI e l’efficienza generale sul lavoro.
Il multitasking influenza il tuo QI
Uno studio dell’Università di Londra ha scoperto che i partecipanti che hanno fatto multitasking durante i compiti cognitivi, hanno sperimentato un declino del QI simile a quelli che sono rimasti svegli tutta la notte. Alcuni dei multitasking hanno avuto un calo del loro QI di 15 punti, lasciandoli con il QI medio di un bambino di 8 anni. La prossima volta che vi trovate in una riunione, cercando di destreggiarvi tra l’ascolto del vostro capo e la lettura delle storie più importanti della giornata, sappiate che poche informazioni saranno memorizzate da entrambi i compiti quando tutto è stato detto e fatto.
Il multitasking influenza l’efficienza del tuo cervello
Essere in grado di eseguire più compiti sul lavoro è ritenuto un punto di forza, ma uno studio sul Journal of Experimental Psychology: Human Perception and Performance (Vol. 27, No. 4) indica che il multitasking è meno efficiente perché ci vuole più tempo per cambiare marcia mentale ogni volta che una persona passa da un compito all’altro. Joshua Rubinstein, PhD, della Federal Aviation Administration, ha proposto nuovi modelli di controllo cognitivo. Il primo, lo spostamento dell’obiettivo, comporta la decisione attiva di cambiare attività. Una volta che hai deciso di cambiare processo, il tuo cervello inizia l’attivazione delle regole. Questo richiede al vostro cervello di spegnere le regole cognitive del vecchio compito e attivare nuove regole per il prossimo. Questo processo può essere visto sul posto di lavoro quando qualcuno passa dal compilare fogli excel finanziari a scrivere e-mail. Il suo cervello deve prima spostare gli obiettivi e decidere che ha finito i processi matematici ed è pronto per iniziare a scrivere. Prima di iniziare a scrivere, il cervello spegne le regole della matematica e attiva le regole del linguaggio. Il tempo necessario al cervello per cambiare completamente i processi e le regole cognitive richiede tempo e porta all’inefficienza sul posto di lavoro.
Come essere efficienti senza multitasking
Non fare multitasking al lavoro può essere difficile da fermare, soprattutto quando si ha molto da fare. Per fortuna, ci sono alcuni cambiamenti semplici e consapevoli che puoi fare per lavorare in modo ancora più efficiente. Piuttosto che rimbalzare avanti e indietro tra i compiti ogni due minuti o giù di lì, dedicare pezzi di tempo a un certo compito. Per esempio, spendi 20 minuti a leggere le notizie del giorno e poi passa al tuo prossimo incarico per 20 minuti, e così via.
Un compito comune sul posto di lavoro che metterà alla prova questa strategia è il controllo delle e-mail. Gli studi dimostrano che il professionista medio trascorre circa il 23% della giornata a inviare e-mail. Ispirati da questa statistica, Gloria Mark dell’Università della California, Irvine, e il suo collega Stephen Voida hanno studiato un ufficio, tagliando fuori 13 dipendenti dalla posta elettronica per cinque giorni, legando dei monitor cardiaci al loro petto e monitorando il loro uso del computer. I dipendenti hanno finito per essere meno stressati quando sono stati tagliati fuori dalla posta elettronica. Si sono concentrati su un compito per periodi di tempo più lunghi e hanno cambiato schermo meno spesso, minimizzando così il multitasking e lavorando in modo efficiente.
Come combattere il multitasking nei team
Il single-tasking a livello individuale sembra abbastanza facile, ma cosa succede quando è coinvolto un team? Il multitasking con un gruppo di colleghi crea una maggiore possibilità di cattiva comunicazione, scadenze mancate e scarsa qualità del lavoro. Se tutti nel gruppo sono distratti, c’è poca o nessuna possibilità di unirsi e produrre il miglior lavoro possibile. Per combattere un team che affonda, è importante rimanere collettivamente concentrati su un compito, programmare blocchi di tempo e usare meno strumenti. La produttività salirà alle stelle se il gruppo concentra la sua attenzione su un compito. Saranno in grado di riunirsi e dedicarsi al lavoro. Creando blocchi di tempo per compiti diversi si ha una migliore possibilità di rimanere produttivi e in orario per il completamento. Infine, con meno piattaforme utilizzate, ogni membro avrà meno tempo di transizione tra un compito e l’altro, mantenendolo in una mentalità produttiva. Crea un modello di lavoro per il tuo team basato sull’organizzazione, la comunicazione e la semplicità per la migliore produttività.
Passaggi chiave per la gestione
- Siiiiate sensibili alle sfide quando si lavora in multitasking
- Aiutate i dipendenti a dare priorità al lavoro
- Lasciate l’acceleratore una volta ogni tanto. Permetti periodi di tempo lenti per dare ai dipendenti una pausa.
- Mantieni il business trasparente per aiutare i dipendenti a sentirsi apprezzati.
- Comunica le aspettative in modo chiaro.
- La comunicazione faccia a faccia è più efficace delle e-mail.
La prossima volta che ti trovi a destreggiarti tra incarichi simultanei al lavoro, smetti di fare multitasking. Dai tutta la tua attenzione a un progetto alla volta e scoprirai che la qualità del tuo lavoro e la tua efficienza aumenteranno notevolmente.
Il Master of Science online in Applied Psychology della USC è strutturato in modo unico per esplorare il comportamento umano in profondità per informare le decisioni di business del mondo reale che riguardano sia il comportamento organizzativo che quello dei consumatori.