La vostra azienda ha una politica formale di lavoro flessibile? Se hai detto di no, non sei solo. Neanche per sogno. Il 64% delle aziende ha programmi di flessibilità informali senza politiche scritte. Allo stesso modo, il 67% dei manager sono autorizzati ad offrire flessibilità a loro discrezione.
Numeri come questi rendono chiaro il motivo per cui i dipendenti sono così confusi dalle opzioni di lavoro flessibile. Così confusi, infatti, che solo il 12% dei dipendenti partecipa effettivamente a programmi di lavoro flessibile. Perché così pochi?
Ci sono diverse ragioni per cui i dipendenti non approfittano della flessibilità:
- Non capiscono come iniziare a lavorare in modo flessibile nella loro azienda
- Hanno paura di essere visti come meno impegnati
- Anche se l’azienda promuove opzioni di lavoro flessibile, il loro manager non le permette
- I dirigenti e i manager di alto livello non “camminano” e non lavorano in modo flessibile
- Non sono sicuri di quali opzioni siano disponibili
Nessuna di queste è una buona notizia per le aziende. Una mancanza di chiarezza che circonda il chi/cosa/quando/perché/come dei programmi di lavoro flessibile porta a confusione, frustrazione e, in molti casi, a un costoso turnover.
La mancanza di flessibilità è stata citata tra i motivi principali per cui i millennial hanno lasciato il lavoro in uno studio del 2015 di Ernst & Young Global Generations Research. E uno studio Regus del 2016 ha rilevato che quasi il 62% di tutti i lavoratori ha riferito che sarebbe rimasto più a lungo in un lavoro precedente se il lavoro flessibile fosse stato un’opzione.
Ma questo significa che il contrario – una ricchezza di chiarezza che circonda la politica del programma di lavoro flessibile di un’azienda – può essere una cosa molto buona per le aziende.
La standardizzazione del lavoro flessibile non solo eliminerà questi punti dolenti, ma fornirà anche un quadro completo del ritorno sugli investimenti dei programmi di lavoro flessibile.
Come dovrebbe essere la politica del lavoro flessibile di un’azienda?
Diverse organizzazioni e aziende hanno reso disponibili online degli esempi, così siamo in grado di mostrarvi esattamente come potrebbe e dovrebbe essere la vostra politica di lavoro flessibile.
Definizione del Flex, istruzioni per l’applicazione, disposizioni
La Portland State University ha due politiche di telelavoro: una per il telelavoro di routine e regolare, e una per il telelavoro in “circostanze operative eccezionali”. La loro politica generale per il telelavoro di routine è molto approfondita e alcuni punti specifici spiccano:
- Ha una grande panoramica. I primissimi paragrafi coprono la definizione di telelavoro dell’università, chi approva il telelavoro, dove il telelavoro è permesso (casa di un dipendente o “un altro luogo adatto”) e menziona gli altri tipi di flessibilità disponibili (tra cui orario flessibile, settimane di lavoro compresse, e job-sharing).
- Fa della comunicazione una priorità. Sotto le Disposizioni generali, la “Comunicazione” è in cima. Norme di comunicazione definite sono la pietra angolare di ogni politica di lavoro flessibile di successo.
- Molte disposizioni importanti sono toccate, tra cui: attrezzature, assistenza ai dipendenti, tempo inclemente, infortuni, accesso alla rete, forniture per ufficio, qualità del lavoro, e altri.
Rispondere al “Perché?”Ridurre le paure, fornire formazione
Al fine di incoraggiare il telelavoro per risparmiare energia, il Dipartimento dell’Energia dell’Oregon ha creato un esempio di politica di telelavoro che le aziende dell’Oregon possono utilizzare. Alcune delle cose che spiccano:
- Dichiara le ragioni per abbracciare il telelavoro: conservare l’energia, alleviare la congestione del traffico, migliorare la qualità dell’aria, aumentare la produttività dei dipendenti, migliorare il morale, ridurre i costi, e attrarre e trattenere i dipendenti di talento.
- Elimina rapidamente il timore di sembrare meno impegnati affermando chiaramente che la compensazione, i benefici e le responsabilità di un dipendente non cambieranno se si telelavora.
- Menziona un corso di formazione che dipendenti e manager devono completare per prepararli al telelavoro.
Adeguata Formazione e guida per dipendenti e manager
Un errore che le aziende possono commettere nella creazione di una politica di lavoro flessibile è quello di concentrarsi esclusivamente su regole e regolamenti per i dipendenti nel programma. Ma uno dei fattori più importanti nel determinare se un programma avrà successo è la formazione dei manager.
Gestire i telelavoratori non è come gestire i lavoratori in ufficio in molti modi. Il San Mateo County Office of Sustainability lo capisce, e ha creato una risorsa approfondita che copre una serie di argomenti utili per i dipendenti e i manager che telelavorano o supportano i team di telelavoro.
Alcuni dei punti salienti:
- Una valutazione del telelavoro che i manager possono completare per determinare se un dipendente è un buon candidato per il lavoro ahome work
- A “Planning Your Telework Day” worksheet for employees
- Tips on “How to Manage for Results/Performance/Accountability” for managers that include setting expectations, managing by results, communicating, and handling performance issues.
How can you find more sample flexible work policies?
The three resources mentioned already are some of the best examples of well-designed telecommuting and flexible work policies.
- Portland State University’s Telecommuting Policy
- Oregon Department of Energy’s Telecommuting Policy Template
- San Mateo County’s In-Depth Telework and Flex-Schedules Toolkit
And there are several other resources to help employers assemble policies that work:
- Telework Toolkit’s Guide to Writing a Telework Policy
- Basic Telework Program Policy from Global Workplace Analytics
- U.S. Department of Commerce Telework Program Guide
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