Als u nieuw bent in de wereld van federale aanbestedingen, is de kans groot dat u verschillende buitenlandse termen bent tegengekomen, zoals GSA Multiple Award Schedule, en dat de definities niet altijd voor zichzelf spreken. De overheid heeft zijn eigen jargon dat we “overheidstaal” noemen en het kan in het begin een beetje ontmoedigend zijn om de termen en acroniemen te leren die worden geassocieerd met het verkopen aan de overheid, maar bij Winvale is het onze taak om onze klanten te helpen begrijpen.
Federale contracten zoals de GSA Multiple Award Schedule bieden overvloedige mogelijkheden voor bedrijven en organisaties om hun verkoopaanwezigheid in de publieke sector uit te breiden, maar om de vruchten te plukken van de verkoop in het overheidslandschap, is het belangrijk voor bedrijven om eerst de basisprincipes van overheidscontracten te begrijpen. In dit artikel zullen we de GSA Multiple Award Schedule uitsplitsen, de voordelen belichten en u vertellen hoe u op de GSA Schedule kunt komen.
Wat is een GSA Multiple Award Schedule?
GSA Multiple Award Schedules (MAS) zijn langlopende, overheidsbrede, onbepaalde leveringen, onbepaalde hoeveelheden (IDIQ) contracten die federale, staats- en lokale overheidsinkopers commerciële producten en diensten bieden tegen volumekortingsprijzen. Bedrijven en organisaties die geïnteresseerd zijn in de verkoop van producten en diensten aan overheidsinstellingen via de General Services Administration (GSA) doen dit met behulp van de GSA Multiple Award Schedules Program.
Ze worden toegekend voor een initiële periode van 5 jaar, met drie extra optie periodes van 5 jaar, in totaal een potentiële levensduur van 20 jaar voor elk GSA MAS contract. Met contracten die tot 20 jaar kunnen duren, kunt u het GSA Schedule programma zien als een lange-termijn partnerschap met federale agentschappen.
GSA Schedules maken het proces eenvoudiger voor zowel overheidsinkopers als aannemers. Voor aannemers zijn de voordelen van een GSA Schedule uitgebreid.
Wat zijn de voordelen van een GSA MAS contract?
Zowel aannemers als overheidsinkopers zijn op zoek naar de meest efficiënte, gestroomlijnde en minst dure manier om producten en diensten te verkopen en in te kopen. De GSA Multiple Award Schedule bereikt dit alles.
Eén methode die GSA gebruikt is het vaststellen van vooraf onderhandelde maximumtarieven voor elk product en elke dienst voor de duur van het contract. Met vooraf onderhandelde maximumtarieven zijn de prijzen al vastgesteld als eerlijk en redelijk volgens overheidsnormen. Dit maakt het eenvoudiger om overheidsopdrachten binnen te halen, omdat agentschappen niet langer het proces hoeven te doorlopen om te bepalen of de prijsstelling concurrerend is op de overheidsmarkt.
Naast eerlijke prijzen en eenvoudiger toegang tot inkoop, biedt het hebben van een GSA Schedule uitstekende marketingtools voor contracthouders. GSA Advantage is bijvoorbeeld een online shopping tool waar uw GSA-aanbod kan worden geplaatst en beschikbaar kan worden gemaakt voor kopers van agentschappen. Dit is in wezen de “Amazon” van GSA en stelt contractanten in staat om producten, productfoto’s en productbeschrijvingen te uploaden, en sleutelwoorden en belangrijkste verkoopfactoren te gebruiken om de zoekresultaten te optimaliseren.
Dit is ook een handig hulpmiddel om concurrenten te bekijken en op de hoogte te blijven van de aanbieders binnen uw niche-markt. Op dezelfde manier is het hebben van een GSA Schedule een geweldige troef om te adverteren op uw bedrijfswebsite en marketingmateriaal. Potentiële kopers laten weten dat uw bedrijf een GSA Schedule heeft, kan u een concurrentievoordeel geven ten opzichte van niet-GSA concurrenten.
Een ander voordeel van het zijn van een GSA Schedule houder is dat u toegang heeft tot GSA sites die andere bedrijven niet hebben. GSA eBuy is bijvoorbeeld een website waartoe alleen contracthouders en inkopers van agentschappen toegang hebben. Dit aankoopinstrument is de plaats waar agentschappen informatie aanvragen en offertes verkrijgen van GSA Schedule houders. GSA eBuy maakt het gemakkelijk om zakelijke kansen te vinden, te reageren op verzoeken van de overheid en nieuwe zakelijke relaties aan te gaan.
Hoe kan ik een GSA Schedule Contract krijgen?
Als u hebt vastgesteld dat een GSA Multiple Award Schedule iets is dat gunstig zou zijn voor uw bedrijf of organisatie, dan is de volgende stap het voltooien van het proces van het verwerven van een GSA Schedule.
Voordat u begint met het proces om op een schema te komen, is het belangrijk om te bepalen of uw organisatie of bedrijf in aanmerking komt om een GSA voorstel in te dienen. Er zijn meerdere financiële eisen waaraan eerst moet worden voldaan, waaronder:
- Moet financiële stabiliteit hebben
- Moet ten minste 2 jaar in bedrijf zijn
- Moet kunnen aantonen dat producten en diensten commercieel zijn verkocht
- Moet voldoen aan de Trade Agreement Act (TAA)
- Moet een DUNs Nummer hebben en actieve SAM.gov registratie
Als een organisatie aan al deze eisen kan voldoen, kan ze beginnen met de proposal procedure om een GSA MAS Contract te verwerven.
Voorstellen worden onderverdeeld in 3 hoofdsecties: Administratief, Technisch, en Prijsstelling. Hoewel de specifieke vereisten voor elk GSA-voorstel enigszins verschillen per SIN, zijn de meeste kerndocumenten overal gelijk.
Administratief
Het administratieve gedeelte van het GSA-voorstel bevat meestal algemene informatie die specifiek is voor elk bedrijf. Onder dit gedeelte moeten potentiële organisaties bijvoorbeeld financiële verklaringen, een kopie van hun personeelshandboek en organigram, en bewijs van hun SAM-registratie indienen.
Technisch
Het technische gedeelte van het GSA-voorstel bevat een verzameling verhalen waarom elke organisatie in staat zou zijn te slagen op de GSA Schedule. Twee van de vereiste documenten zijn de bedrijfservaring en het verhaal over kwaliteitscontrole, waarin de capaciteiten en organisatorische functies van het bedrijf worden belicht. Beschrijvingen van in het verleden afgeronde projecten zijn ook vereist, waar GSA naar kijkt om te bevestigen dat hun werk met commerciële klanten zich zal vertalen naar overheidsinkopers op het schema.
Prijsstelling
Het prijsgedeelte is het grootste deel van het voorstel. De aanbieders moeten voor alle voorgestelde producten of diensten een prijsondersteuning geven die de commerciële prijslijst of markttarieven van het bedrijf ondersteunt.
Als u arbeidscategorieën aanbiedt, moet u gedetailleerde beschrijvingen geven van de functionele verantwoordelijkheid, opleiding en ervaring. Daarnaast moet de aanbieder alle commerciële verkooppraktijken, commerciële prijzen en door de GSA voorgestelde prijzen bekendmaken. De prijssectie zelf kan bij indiening tot 15 verschillende documenten omvatten.
De nieuwe GSA MAS Consolidatie
Op 1 oktober 2019 bracht GSA een nieuwe opgeknapte Multiple Award Schedule Consolidatie uit, waarbij van “schema’s” naar “categorieën” werd overgestapt, ongeveer twee derde van het totale aantal SINS werd geëlimineerd en het formaat werd gewijzigd waarmee MAS-schema’s worden bekeken en bediend. Dit heeft niet alleen bijgedragen tot een stroomlijning van het hele GSA-proces voor zowel inkopers als contractanten, maar heeft ook de manier veranderd waarop contractanten GSA-schemacontracten krijgen. De tabel hieronder toont de bijgewerkte grote categorieën waar alle SIN’s onder vallen. Bepalen onder welke categorie en SIN hun producten of diensten vallen is een belangrijke stap voor aannemers die een GSA Schedule overwegen.
Grote Categorie Categorie Brief
Kantoorbeheer A
Faciliteiten B
Meubilair en Meubilair C
Menselijk Kapitaal D
Industriële Producten en Diensten E
Informatietechnologie F
Diversen G
Professional Services H
Scientific Management Solutions I
Security and Protection J
Transportation and Logistics Services K
Travel L
Are You Considering Getting on a GSA Schedule?
Entering the world of government contracting can seem overwhelming at first, but the rewards of entering the federal marketplace make the initial proposal process worthwhile.
Fortunately, Winvale’s team of consultants are available to provide support throughout the proposal process and can also help with maintenance and compliance once a contract is awarded.
For more information regarding GSA Schedules or how Winvale can help you, check out our blog and contact a member of our team today!
