Wenn Sie neu in der Welt der staatlichen Auftragsvergabe sind, sind Sie wahrscheinlich schon auf verschiedene Fremdwörter wie GSA Multiple Award Schedule gestoßen, und die Definitionen sind nicht immer selbsterklärend. Die Regierung hat ihren eigenen Jargon, den wir „Regierungssprache“ nennen, und es kann anfangs etwas entmutigend sein, die Begriffe und Akronyme zu lernen, die mit dem Verkauf an die Regierung verbunden sind, aber bei Winvale ist es unsere Aufgabe, unseren Kunden zu helfen, sie zu verstehen.
Bundesverträge wie der GSA Multiple Award Schedule bieten Unternehmen und Organisationen zahlreiche Möglichkeiten, ihre Verkaufspräsenz im öffentlichen Sektor zu erweitern, aber um die Vorteile des Verkaufs in der Regierungslandschaft zu nutzen, ist es für Unternehmen wichtig, zunächst die Grundlagen der staatlichen Auftragsvergabe zu verstehen. In diesem Artikel werden wir den GSA Multiple Award Schedule aufschlüsseln, die Vorteile hervorheben und Ihnen sagen, wie Sie in den GSA Schedule aufgenommen werden können.
Was ist ein GSA Multiple Award Schedule?
GSA Multiple Award Schedules (MAS) sind langfristige, regierungsweite Verträge mit unbestimmter Lieferung und unbestimmter Menge (IDIQ), die Käufern von Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden kommerzielle Produkte und Dienstleistungen zu Mengenrabattpreisen bieten. Unternehmen und Organisationen, die über die General Services Administration (GSA) Produkte und Dienstleistungen an Regierungsbehörden verkaufen möchten, tun dies im Rahmen des GSA Multiple Award Schedules-Programms.
Sie werden für eine anfängliche Laufzeit von 5 Jahren vergeben, mit drei weiteren 5-Jahres-Optionszeiträumen, so dass jeder GSA MAS-Vertrag insgesamt 20 Jahre laufen kann. Mit einer Vertragslaufzeit von bis zu 20 Jahren kann man das GSA Schedule-Programm als eine langfristige Partnerschaft mit Bundesbehörden betrachten.
Die GSA Schedules erleichtern den Prozess sowohl für staatliche Einkäufer als auch für Auftragnehmer.
Was sind die Vorteile eines GSA MAS-Vertrags?
Sowohl Auftragnehmer als auch staatliche Einkäufer suchen nach der effizientesten, rationellsten und kostengünstigsten Möglichkeit, Produkte und Dienstleistungen zu verkaufen und einzukaufen. Mit dem GSA Multiple Award Schedule wird all dies erreicht.
Eine Methode, die die GSA anwendet, ist die Festlegung von im Voraus ausgehandelten Höchstsätzen für jedes Produkt und jede Dienstleistung während der Vertragslaufzeit. Mit vorverhandelten Höchstsätzen wurden die Preise bereits als fair und angemessen nach staatlichen Standards festgelegt. Dies macht es einfacher, Aufträge der Regierung zu erhalten, da die Behörden nicht mehr selbst prüfen müssen, ob die Preise auf dem staatlichen Markt wettbewerbsfähig sind.
Neben fairen Preisen und einem leichteren Zugang zum Einkauf bietet ein GSA Schedule ausgezeichnete Marketinginstrumente für die Vertragsinhaber. GSA Advantage! zum Beispiel ist ein Online-Shopping-Tool, in dem Ihr GSA-Angebot veröffentlicht und den Einkäufern der Behörden zur Verfügung gestellt werden kann. Dies ist im Wesentlichen das „Amazon“ der GSA und ermöglicht es den Auftragnehmern, Produkte, Produktfotos und Produktbeschreibungen hochzuladen und Suchbegriffe und Hauptverkaufsfaktoren zu verwenden, um die Suchergebnisse zu optimieren.
Es ist auch ein nützliches Instrument, um Konkurrenten ausfindig zu machen und über die Anbieter in Ihrem Nischenmarkt auf dem Laufenden zu bleiben. Ebenso ist ein GSA-Schema ein großartiges Mittel, um auf Ihrer Unternehmenswebsite und in Ihren Marketingmaterialien zu werben. Wenn Sie potenzielle Kunden wissen lassen, dass Ihr Unternehmen einen GSA-Schedule hat, können Sie sich einen Wettbewerbsvorteil gegenüber Konkurrenten verschaffen, die keinen GSA-Schedule haben.
Ein weiterer Vorteil eines GSA-Schedule-Inhabers ist der Zugang zu GSA-Sites, den andere Unternehmen nicht haben. GSA eBuy ist beispielsweise eine Website, auf die nur Vertragsinhaber und Einkäufer von Behörden zugreifen können. Über dieses Beschaffungstool können Behörden Informationen anfordern und Angebote von GSA-Schedule-Inhabern einholen. GSA eBuy erleichtert die Suche nach Geschäftsmöglichkeiten, die Beantwortung von Anfragen der Behörden und den Aufbau neuer Geschäftsbeziehungen.
Wie erhalte ich einen GSA Schedule-Vertrag?
Wenn Sie festgestellt haben, dass ein GSA Multiple Award Schedule für Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation von Vorteil ist, besteht der nächste Schritt darin, das Verfahren zum Erwerb eines GSA Schedule abzuschließen.
Bevor Sie mit der Aufnahme in ein Schema beginnen, ist es wichtig festzustellen, ob Ihre Organisation oder Ihr Unternehmen zur Einreichung eines GSA-Vorschlags berechtigt ist. Es gibt mehrere finanzielle Anforderungen, die zunächst erfüllt werden müssen, darunter:
- Muss finanziell stabil sein
- Muss seit mindestens 2 Jahren im Geschäft sein
- Muss nachweisen können, dass Produkte und Dienstleistungen kommerziell verkauft wurden
- Muss dem Trade Agreement Act (TAA) entsprechen
- Muss über eine DUNs-Nummer und eine aktive SAM.gov-Registrierung
Wenn eine Organisation all diese Anforderungen erfüllen kann, ist sie in der Lage, das Antragsverfahren für einen GSA MAS-Vertrag zu beginnen.
Vorschläge sind in 3 Hauptabschnitte unterteilt: Verwaltung, Technik und Preisgestaltung. Obwohl die spezifischen Anforderungen für jeden GSA-Vorschlag je nach SIN leicht variieren, sind die meisten Kerndokumente durchweg ähnlich.
Verwaltung
Der administrative Teil des GSA-Vorschlags umfasst hauptsächlich allgemeine Informationen, die für jedes Unternehmen spezifisch sind. So müssen potenzielle Unternehmen in diesem Abschnitt unter anderem ihre Jahresabschlüsse, eine Kopie des Mitarbeiterhandbuchs und des Organigramms sowie den Nachweis ihrer SAM-Registrierung einreichen.
Technical
Der technische Abschnitt des GSA Proposal enthält eine Reihe von Erläuterungen, warum das jeweilige Unternehmen in der Lage ist, erfolgreich am GSA Schedule teilzunehmen. Zwei der erforderlichen Dokumente sind der Bericht über die Unternehmenserfahrung und die Qualitätskontrolle, in dem die Fähigkeiten und organisatorischen Funktionen des Unternehmens hervorgehoben werden. Außerdem sind Beschreibungen früherer abgeschlossener Projekte erforderlich, die von der GSA geprüft werden, um zu bestätigen, dass die Arbeit mit kommerziellen Kunden auch für staatliche Auftraggeber im Rahmen des Zeitplans geeignet ist.
Preisgestaltung
Der Abschnitt über die Preisgestaltung ist der Hauptteil des Angebots. Die Bieter müssen die Preisgestaltung für alle vorgeschlagenen Produkte oder Dienstleistungen belegen, die die kommerzielle Preisliste des Unternehmens oder die Marktpreise unterstützen.
Wenn Sie Personalkategorien anbieten, müssen Sie detaillierte Beschreibungen der funktionalen Verantwortung, der Ausbildung und der Erfahrung vorlegen. Darüber hinaus muss der Bieter alle kommerziellen Verkaufspraktiken, kommerziellen Preise und die von der GSA vorgeschlagenen Preise offenlegen. Der Abschnitt über die Preisgestaltung selbst kann bei der Einreichung bis zu 15 verschiedene Dokumente umfassen.
Die neue GSA MAS-Konsolidierung
Am 1. Oktober 2019 hat die GSA eine neue, überarbeitete Multiple Award Schedule-Konsolidierung veröffentlicht, die von „Schemata“ auf „Kategorien“ umstellt, etwa zwei Drittel der Gesamtzahl der SINS eliminiert und das Format ändert, in dem MAS-Schemata angezeigt und bedient werden. Dadurch wurde nicht nur der gesamte GSA-Prozess sowohl für Einkäufer als auch für Auftragnehmer gestrafft, sondern auch die Art und Weise, wie Auftragnehmer GSA-Schedule-Verträge erhalten, verändert. Die nachstehende Tabelle zeigt die aktualisierten großen Kategorien, unter die alle SINs fallen. Für Auftragnehmer, die einen GSA-Schedule-Vertrag in Erwägung ziehen, ist es wichtig festzustellen, unter welche Kategorie und SIN ihre Produkte oder Dienstleistungen fallen.
Großkategorie Kategorie Buchstabe
Büroverwaltung A
Einrichtungen B
Möbel und Einrichtungsgegenstände C
Humankapital D
Industrielle Produkte und Dienstleistungen E
Informationstechnologie F
Sonstiges G
Professional Services H
Scientific Management Solutions I
Security and Protection J
Transportation and Logistics Services K
Travel L
Are You Considering Getting on a GSA Schedule?
Entering the world of government contracting can seem overwhelming at first, but the rewards of entering the federal marketplace make the initial proposal process worthwhile.
Fortunately, Winvale’s team of consultants are available to provide support throughout the proposal process and can also help with maintenance and compliance once a contract is awarded.
For more information regarding GSA Schedules or how Winvale can help you, check out our blog and contact a member of our team today!
