Vi samarbetar kontinuerligt med våra kunder för att utveckla nya system som hjälper dem att driva sin verksamhet smidigt. Att skapa ett system är dock inte alltid en enkel uppgift. Varje system kräver en handlingsplan, resurser och personal för att genomföra det. Det hjälper ofta att tänka på system som en kombination av processer och förfaranden, och många chefer förstår inte riktigt skillnaden mellan de två.
En process är en verksamhet på hög nivå som sträcker sig över hela organisationen. En process består av olika funktioner och definierar det steg-för-steg-protokoll eller den serie åtgärder som krävs för att utföra en specifik uppgift eller ett specifikt mål. Tänkt på ett annat sätt är en process hur du definierar de steg som behövs för att uppnå målet. Processen beskriver också vad som behövs för att uppnå slutresultatet, inklusive olika avdelningar och resurser inom organisationen.
En procedur, å andra sidan, är mer detaljerad och på lägre nivå och definierar det specifika protokollet för att utföra en del av processen. Förfarandet beskriver ordningen för de specifika steg som krävs för att uppnå ett slutresultat, och en serie förfaranden utgör tillsammans en process.
Framgångsrika system sammanför processer och förfaranden på ett sätt som definierar dem som en uppsättning instruktioner.
En process är alltså tvärfunktionell och definierar vad som görs och av vem. Den definieras vanligtvis som ett flödesschema eller ett beslutsträd, där ett steg logiskt leder till ett annat steg eller en annan aktivitet. Det finns utlösande händelser som leder till ett val i beslutsträdet, som alla är utformade för att leda till ett önskat resultat eller utfall.
I processen definieras specifika förfaranden som beskriver hur en specifik uppgift ska utföras och vem som utför den uppgiften. Som en del av processen ingår mätvärden för framgångsrikt genomförande.
När man bryter ner processen till en uppsättning definierade förfaranden blir dessa förfaranden arbetsinstruktioner. I instruktionerna definieras flera förfaranden och rollerna för de olika personer som är ansvariga för dessa förfaranden, så att de tillsammans definierar en framgångsrik process.
Din framgång när det gäller att definiera processer, förfaranden och instruktioner kommer i slutändan att avgöra hur framgångsrikt ditt affärssystem är. Du måste använda processer och procedurer tillsammans, skissera processdiagram med procedurdetaljer för att implementera diagrammen och visa de steg i processen som procedurerna hänvisar till. Genom att använda detta tillvägagångssätt får personalen en större förståelse för sammanhanget och konsekvenserna av en tvärfunktionell process och hur varje förfarande bidrar till den processen. Observera att en välskriven procedur med många detaljer ofta kan minska behovet av komplexa instruktioner.
Om man utvecklar affärssystem och förstår hur man bryter ner processer och procedurer kommer man långt när det gäller att definiera de system som är nödvändiga för varje verksamhet.