Tillstånd från
JAMES A. WILLIAMS
kommissionär
FEDERAL ACQUISITION SERVICE
U.S. GENERAL SERVICES ADMINISTRATION
För
utskottet för tillsyn
och regeringsreformer
U.S. Representanthus
FEBRUARI 26, 2009
Förbundsordförande Towns, rangordförande Issa och ledamöterna i utskottet vill jag tacka representanthusets utskott för tillsyn och regeringsreform för att ha bjudit in mig hit i dag för att diskutera U.S. General Services Administration’s Excluded Parties List System (EPLS). GSA tar sin roll som central förvaltningsmyndighet och ledare för upphandling mellan myndigheter på stort allvar. I mitt vittnesmål kommer jag att diskutera GSA:s engagemang för öppenhet och rättvisa i förvärvsprocesserna, EPLS-rapporten från Government Accountability Office (GAO) och de åtgärder som vi vidtar till följd av GAO:s rekommendationer.
Som chef för GSA:s federala förvärvstjänst (Federal Acquisition Service, FAS) övervakar jag en organisation som är en katalysator för mer än 50 miljarder dollar i federala utgifter, inklusive en myndighetsövergripande fordonsflotta på 200 000 fordon, och kommersiella produkter och tjänster som sträcker sig från kontorsmaterial till komplexa nätverkssystem som kostar mer än 100 miljoner dollar. GSA Multiple Award Schedules-programmet är ett av den federala regeringens mest kända och populära kontraktsinstrument som kunderna kan använda för att fullgöra sina uppdrag. Genom GSA Schedules erbjuder vi 18 miljoner kommersiella produkter och tjänster som är tillgängliga från över 17 000 entreprenörer till en volym på cirka 38 miljarder dollar.
Vi ser vår roll som att tillhandahålla ett centraliserat leveranssystem för federala myndigheter för att de ska kunna erhålla vanligt förekommande varor och tjänster från den privata sektorn på ett snabbt och effektivt sätt. I denna roll tillhandahåller vi ett gränssnitt som gör det möjligt för den privata sektorn att få ett billigt och effektivt marknadsinträde på den statliga marknaden. Vi erbjuder e-system för att hjälpa företag att få GSA-kontrakt, hantera upphandlingstransaktioner och offentliggöra affärsmöjligheter. Dessa e-system möjliggör snabbare och enklare upphandlings- och beställningsprocesser, ökar tillgängligheten och insynen i förvärvsprocessen och minimerar kostnaderna för företag som vill sälja till staten.
Som en del av denna roll har Office of Management and Budget (OMB) utsett GSA till huvudansvarig myndighet för förvaltningen av den integrerade förvärvsmiljön (IAE). IAE är ett e-Gov-initiativ som effektiviserar den federala förvärvsprocessen och består av tio förvärvssystem som underlättar varje fas i förvärvets livscykel, från marknadsundersökning till kontraktsförvaltning. Genom IAE förvaltas nu förvärvsuppgifter som är gemensamma för alla myndigheter centralt i form av gemensamma system. Dessutom ger IAE:s affärsstruktur en säker affärsmiljö som underlättar och stöder förvärv som är kritiska för alla myndigheters uppdrag.
EPLS, som är en del av IAE, är ett elektroniskt, webbaserat system som identifierar parter som är uteslutna från att ta emot federala kontrakt, vissa underleverantörskontrakt och vissa typer av finansiellt och icke-finansiellt stöd och förmåner från den federala myndigheten. EPLS håller den federala inköpsorganisationen medveten om administrativa och lagstadgade uteslutningar inom den verkställande makten. Användarna kan söka, visa och ladda ner både aktuella och arkiverade uteslutningar.
Nyligen färdigställde GAO en rapport ”Excluded Parties List System: Suspended and Debarred Businesses and Individuals Improperly Receive Federal Funds” (GAO 09-174). I den rapporten konstaterade GAO att företag och personer som uteslutits från statliga kontrakt genom avstängning eller uteslutning av företag och personer av ett antal olika anledningar hade kunnat ta emot federala medel efter att de uteslutits. Några av orsakerna var att tjänstemännen inte sökte i EPLS i enlighet med FAR, att sökningarna inte avslöjade uteslutningarna på grund av begränsningar i EPLS-systemet eller användarfel eller, i vissa fall, att skrupelfria entreprenörer kunde kringgå villkoren för sina uteslutningar genom att verka under andra identiteter. GAO konstaterade också att vissa uteslutna parter fanns upptagna i GSA:s Schedules för flera kontrakt.
GAO utfärdade fem rekommendationer till GSA för att stärka kontrollerna av EPLS, bland annat genom att utfärda vägledning till myndighetstjänstemännen om EPLS-kraven, se till att systemet kräver att entreprenörens identifikationsnummer anges, stärka systemets sökfunktioner, uppdatera EPLS-kontaktpunkterna och lägga till varningar i GSA:s e-tools för att påminna användarna om att kontrollera EPLS när de köper in varor i Schedules. David Drabkin, Acting Chief Acquisition Officer för GSA, är här med mig i dag och kommer att redogöra för specifika åtgärder som GSA har vidtagit för att ta itu med de frågor som togs upp i GAO-rapporten om EPLS.
I GAO-rapporten noterades att det fanns fall där uteslutna parter fortfarande var listade på GSA:s Schedules för flera kontrakt, vilket potentiellt kunde leda till att myndigheter gjorde inköp från uteslutna parter om de inte kontrollerade EPLS. Faktum är att GAO gjorde ett sådant inköp och hittade inte tillräckliga varningar i våra system för att kontrollera EPLS.
FAS förstår hur viktig dess roll är i det myndighetsövergripande kontraktssystemet. Därför förbättrar vi regelbundet våra system och vår vägledning till myndigheterna när vi får kännedom om problem som de som tas upp i GAO:s rapport. I ett brev till GAO för GSA:s räkning åtog vi oss att vidta åtgärder för att förhindra att kunder som gör beställningar hos leverantörer som ingår i Multiple Award Schedules och som förekommer i EPLS. FAS vidtar särskilt följande åtgärder:
- tillfoga påminnelser till e-verktyg som vänder sig till kunderna för att se till att potentiella kunder är medvetna om potentiellt uteslutna parter innan de gör en beställning;
- upprätta och placera meddelanden i e-verktyg för att påminna köparna om att kontrollera EPLS-webbplatsen innan de gör en beställning; och
- tillhandahålla direkta länkar till EPLS-webbplatsen i GSA Advantage, eBuy och eLibrary för att göra det enkelt att få tillgång till information om avstängning och uteslutning.
Det fanns också en rekommendation i rapporten om att undersöka om det är möjligt att ta bort eller identifiera uteslutna enheter som är förtecknade i Multiple Award Schedules. I enlighet med FAR 9.405-1, ”Continuation of current contracts”, får en kontraktsansvarig vid GSA Contracting Officer vidta sådana åtgärder som att säga upp en entreprenörs Schedules-kontrakt endast efter att ha samrått med bl.a. juridiska rådgivare. GSA Contracting Officer samarbetar från fall till fall med GSA:s Office of General Counsel för att avgöra vilken typ av avtalsrättslig åtgärd som kan vara lämplig. Slutligen, i enlighet med FAR 9.405-1(b) bör beställningar inte göras om inte en myndighetschef fastställer att det finns tvingande skäl att beställa från en leverantör som är avstängd, tillfälligt avstängd eller som föreslås bli avstängd. FAS ser också över möjligheten att markera uteslutna parter i sina e-system.
Ett av mina initiativ som kommissionär för FAS var inrättandet av programkontoret för att tillhandahålla förvaltning och stöd för GSA Multiple Award Schedules Program. Programkontoret utvärderar för närvarande all intern och extern utbildning och kommer att se till att den interna vägledningen styr granskningen av EPLS vid alla lämpliga tillfällen i upphandlingsprocessen. Vägledningen kommer också att beskriva steg för eventuell annullering av schemakontrakt som innehas av uteslutna enheter. För all extern utbildning kommer kontoret att inkludera påminnelser om att granska EPLS före tilldelning av uppdragsbeställningar av alla beställande enheter inom ramen för schemaläggningsprogrammet.
Slutningsvis vill jag säga att jag har ett starkt engagemang för att säkerställa transparens, rättvisa och ansvarsskyldighet i våra processer och se till att den federala regeringen agerar som en god förvaltare av skattebetalarnas pengar. Att möjliggöra kundernas framgångsrika uppdrag, samtidigt som vi ser till att lagar och förordningar följs, är avgörande för att vi ska kunna uppnå vår vision om att tillhandahålla excellenta tjänster inom den offentliga verksamheten. Vår ständiga förmåga att leverera bra service, bra värde och kontinuerlig innovation för att hjälpa våra kunder att bättre uppfylla sina uppdrag är kärnan i GSA:s och FAS egna uppdrag.
Jag vill tacka kommittén för dess uppmärksamhet och vill presentera David Drabkin, GSA:s tillförordnade Chief Acquisition Officer.