11 enkla tips för effektiv e-posthantering

Reklam

Prioritera 20 % av mejlen; skjut upp 80 % av dem

Alla mejl är inte likadana. Jag älskar 80/20-regeln eftersom den gäller för varje enskilt område i våra liv. Inklusive e-post. 80/20-regeln är idén att 20 % av insatserna är ansvariga för 80 % av resultaten i varje situation. För att vara effektiva bör vi därför fokusera på 20 % av insatserna som leder till 80 % av resultaten. På samma sätt bör vi fokusera på 20 % högvärdiga e-postmeddelanden som leder till maximalt resultat.

Mina 20 % e-postmeddelanden är de som ger mig nästa genombrott i mitt arbete. Det kan vara medieförfrågningar, intervjuer, nätverksmöjligheter, affärsledningar, föredragsmöjligheter och annat som leder till mina 20-procentiga affärsmål. Mina 20 % e-postmeddelanden omfattar också personer som har investerat i mitt arbete, t.ex. mina 1-1 coachningsklienter, föreläsningsuppdrag och läsare som köpt mina kurser och produkter. Sist men inte minst hör korrespondens med mina goda vänner också hit. Allt annat hamnar i 80 %-posten.

För de 20 %-posten ger jag dem betydande prioritet. Jag brukar svara på dem omedelbart (särskilt om de uppfyller 1-minutersregeln i #9); om inte kommer jag till dem inom 1-3 dagar. För 80 % av mejlen tar jag längre tid på mig att svara, ibland svarar jag inte heller (se punkt 4).

Har en mapp ”Svara senast XX dag”

Arkivera de mejl som behöver ditt svar i en mapp ”Svara senast XX dag”, där XX är veckodagen. Jag avsätter tre dagar varje vecka för att svara på e-post – tis, tors och lördag. På så sätt är jag inte pressad att svara omedelbart när jag får mailet. Jag läser det, bekräftar det mentalt och tänker på det tills det är dags att svara (i genomsnitt 3-8 dagar från det att jag fått mailet).

Inse att du inte behöver svara på alla mail

Trots vad du tror behöver du inte svara på alla mail. Ibland kan inget svar efter en viss tidsperiod betraktas som ett svar i sig självt också.

Jag får en stor mängd läsarmail, och under en period brukade jag svara på vartenda mail som kom in. Det gjorde ingenting för mig. Jag skulle tillbringa hela dagen med att bara svara på mail, och i slutet av dagen skulle jag vara utmattad och oförmögen att göra något riktigt arbete. Och intressant nog får i stort sett alla de brev jag svarar på aldrig något svar tillbaka (inte ens en bekräftelse eller ett tack), inte ens när jag ställer följdfrågor för att hjälpa dem ytterligare. Jag misstänker att hälften av breven inte läses, och att den andra hälften är brev som folk skickar på impuls och där svaren egentligen inte spelar någon roll. Hursomhelst har jag insett att det är mycket effektivare att använda tiden till mer högvärdiga uppgifter, som att arbeta med högvärdiga och innehållsrika produkter, stödja mina 1-1 coachingklienter, nya projekt och skriva nya artiklar.

Stressa inte för mycket om att svara på varje enskilt mail. Svara om det hjälper, men om kostnaderna för att svara inte uppväger fördelarna är det kanske inte värt att oroa sig för det. Låt det bara vara och saker och ting ordnar sig med tiden.

Skapa svarsmallar om du ofta skickar liknande svar

Om du tittar igenom din mapp med skickade meddelanden kommer du förmodligen att hitta en trend i de saker du svarar på. De mail jag får på min webbplats kan vanligtvis klassificeras i någon av de få kategorierna (1) feedback/tacksägelsebrev (2) 1-1 coachning (3) förfrågningar om bok-/produktrecensioner (4) talarförfrågningar (5) andra. För (1) och (2) använder jag mallar som jag har skrivit i förväg och som jag använder i mina svar. När jag svarar anpassar jag dem för att passa behoven i det ursprungliga brevet. Detta sparade mig enorma mängder tid, jämfört med tidigare när jag skulle skriva mejl från grunden.

Läs bara de mejl som är relevanta

Jag prenumererar på flera nyhetsbrev – t.ex. om fitness, självhjälp, bloggande och affärer, men jag läser inte alla mejl de skickar. Jag raderar dem inte heller eftersom jag vet att de innehåller värdefull information. I stället ställer jag in gmail så att de automatiskt arkiveras i olika etiketter (mappar). Bloggmejl arkiveras i mappen blogg, fitnessmejl arkiveras i mappen hälsa & fitness och så vidare. För närvarande har jag cirka 30 mappar. Jag läser dem bara när jag vill få mer information om ämnet.

Du behöver inte läsa varje enskilt mail som kommer in. Välj ut det som är relevant för dig.

Strukturera dina mejl i kategorier

Mappar (eller etiketter, om du använder gmail) är till för att hjälpa dig att organisera dina mejl.

För det första ska du använda ett relevant namngivningssystem för det du gör. Om dina största prioriteringar just nu är till exempel (1) att skriva en bok och (2) att gå ner i vikt, namnge dina mappar så.

För det andra använder du en hierarkisk struktur. mappar på första nivån är för de stora kategorierna och mappar på andra nivån är för underkategorier, och så vidare. Jag har till exempel ”Admin” som en mapp på första nivån och ”Back-up”, ”Accounting”, ”Accounts” osv. som mappar på andra nivån. Vid behov har jag mappar på tredje nivå för att dela upp dem ytterligare. Gmail har ett tillägg som låter dig använda etiketter på olika nivåer (Settings > Labs > Nested Labels)

Användning av filter (#8) för att automatiskt organisera post i mappar fungerar utmärkt.

Användning av filter

Filter är verktyg som hjälper dig att sortera ut posten automatiskt när den kommer in i din post. Det finns två grundläggande saker som krävs för ett filter – (1) Termen att leta efter (2) Åtgärden som ska tillämpas om termen matchas. I dagsläget har min gmail ett 20-tal olika filter för olika e-postadresser, ämnestitlar, brödtext och så vidare. Beroende på vilket filter det rör sig om sorteras mejlet automatiskt i respektive mapp/arkiveras. Detta minimerar mängden administrativa åtgärder jag behöver göra.

Här är min videohandledning som delar med sig av hur jag ställer in mina e-postfilter för att uppnå inbox zero: 3 enkla tips för att uppnå Inbox Zero med hjälp av e-postfilter

Använd 1-minutersregeln när du svarar

Om det tar inom 1 minut att svara, svara omedelbart och arkivera det. Låt det inte ligga i din brevlåda i evigheter. Det kommer att kräva ännu mer ansträngning att låta det sväva runt i ditt huvud och ständigt bli påmind om att du måste svara. Se bara till att du håller dig till tidsramen på en minut när du svarar så att det inte tar mer tid än nödvändigt. Detta hjälper mig att rensa stora mängder e-post på kort tid.

Sätt en gräns för den tid du spenderar i inkorgen

Bortom 1-minutersregeln bör du begränsa den totala tiden du spenderar i din inbox. Nästa gång du kollar din e-post, ta tid på dig själv. Se hur lång tid det tar för dig att bearbeta, läsa, svara och sortera din post. Fråga dig sedan hur mycket av den tiden som är välanvänd. Chansen är stor att det mesta av den tjänade absolut inget syfte.