Att multitaska eller inte multitaska
I dagens affärsvärld måste företagen göra mer med mindre och de anställda uppmanas att arbeta hårdare och längre. En majoritet av de anställda på kontoret spenderar sin tid med att hoppa fram och tillbaka mellan olika uppgifter och tror att deras multitasking gör dem mer effektiva. Nya studier har dock visat att multitasking inte längre är en färdighet att skryta med, utan en färdighet att oroa sig för. Dessa studier tyder på att multitasking gör att vi faktiskt gör fler misstag, behåller mindre information och förändrar hur vår hjärna fungerar, vilket gör att alla undrar ”att multitaska eller inte multitaska?”
Hur din hjärna multitaskar
Hjärnans prefrontala hjärnbark börjar arbeta närhelst du behöver vara uppmärksam. Detta område i hjärnan hjälper dig att hålla din uppmärksamhet på ett enda mål och utföra uppgiften genom att samordna meddelanden med andra hjärnsystem. Att arbeta med en enda uppgift innebär att båda sidorna av den prefrontala cortexen arbetar tillsammans i harmoni. Att lägga till en annan uppgift tvingar den vänstra och den högra sidan av hjärnan att arbeta oberoende av varandra. Forskare vid Institut National de la Santé et de la Recherche Médicale (INSERM) i Paris upptäckte detta när de bad studiedeltagare att utföra två uppgifter samtidigt medan de genomgick funktionell magnetresonanstomografi (fMRI). Resultaten visade att hjärnan delar sig i två delar och får oss att glömma detaljer och göra tre gånger fler misstag när vi får två samtidiga mål.
Det är viktigt att notera att multitasking samtidigt som vi utför naturliga uppgifter som att äta och gå är mycket lättare än mer komplicerade uppgifter som att sms:a medan vi kör bil. Dessa naturliga uppgifter ställer mindre krav på den prefrontala hjärnbarken, vilket gör det lättare att växla mellan att äta och gå till nästa möte. Multitasking gör oss inte bara mindre produktiva, det kan också sänka vårt IQ och vår allmänna effektivitet på jobbet.
Multitasking påverkar ditt IQ
En studie från University of London visade att deltagare som multitaskade under kognitiva uppgifter, upplevde en nedgång i IQ-poängen som liknar dem som har varit uppe hela natten. Vissa av de multitaskande männen fick sin IQ sänkt med 15 poäng, vilket gjorde att de hade den genomsnittliga IQ som ett 8-årigt barn har. Nästa gång du befinner dig i ett möte och försöker jonglera med att lyssna på din chef och läsa dagens toppnyheter, ska du veta att lite information kommer att lagras från båda uppgifterna när allt är sagt och gjort.
Multitasking påverkar hjärnans effektivitet
Att kunna utföra flera uppgifter på jobbet anses vara en styrka, men en studie i Journal of Experimental Psychology: Human Perception and Performance (Vol. 27, No. 4) visar att multitasking är mindre effektivt eftersom det tar extra tid att byta mentalt växel varje gång en person växlar mellan uppgifter. Joshua Rubinstein, doktor vid Federal Aviation Administration, har föreslagit nya modeller för kognitiv kontroll. Den första, goal shifting, innebär att man aktivt bestämmer sig för att byta uppgift. När du har bestämt dig för att byta process börjar hjärnan med regelaktivering. Detta kräver att din hjärna stänger av de kognitiva reglerna för den gamla uppgiften och aktiverar nya regler för nästa. Denna process kan ses på arbetsplatsen när någon byter från att fylla i ekonomiska excelark till att skriva e-post. Deras hjärna måste först byta mål och besluta att den är klar med de matematiska processerna och redo att börja skriva. Innan de börjar skriva stänger hjärnan av de matematiska reglerna och aktiverar språkreglerna. Den tid det tar för hjärnan att helt byta processer och kognitiva regler tar tid och leder till ineffektivitet på arbetsplatsen.
Hur man blir effektiv utan att multitaska
Att inte multitaska på jobbet kan vara svårt att sluta, särskilt när man har mycket att göra. Som tur är finns det några enkla och medvetna förändringar du kan göra för att arbeta ännu mer effektivt. Istället för att hoppa fram och tillbaka mellan uppgifter varannan minut eller så, ägna delar av tiden åt en viss uppgift. Tillbringa till exempel 20 minuter med att läsa dagens nyheter och gå sedan vidare till nästa uppgift i 20 minuter, och så vidare.
En vanlig arbetsuppgift på arbetsplatsen som kommer att utmana denna strategi är att kolla e-post. Studier visar att den genomsnittlige yrkesutövaren tillbringar cirka 23 procent av dagen med att skicka e-post. Inspirerade av den statistiken studerade Gloria Mark från University of California, Irvine, och hennes kollega Stephen Voida ett kontor, stängde av 13 anställda från e-post under fem dagar, spände fast hjärtmonitorer på deras bröst och följde deras datoranvändning. Det slutade med att de anställda var mindre stressade när de var avstängda från e-post. De fokuserade på en uppgift under längre tid och bytte skärm mindre ofta, vilket minimerade multitasking och arbetade effektivt.
Hur man bekämpar multitasking i team
Single-tasking på individnivå verkar enkelt nog, men vad händer när ett team är inblandat? Multitasking med en grupp medarbetare skapar större risk för missförstånd, missade tidsfrister och dålig arbetskvalitet. Om alla i gruppen är distraherade är chansen liten eller obefintlig att komma samman och producera bästa möjliga arbete. För att motverka ett sjunkande team är det viktigt att förbli kollektivt fokuserad på en uppgift, schemalägga tidsblock och använda färre verktyg. Produktiviteten kommer att skjuta i höjden om gruppen fokuserar sin uppmärksamhet på en uppgift. De kommer att kunna samlas och ägna sig åt arbetet. Genom att skapa tidsblock för olika uppgifter har ni större chans att förbli produktiva och hålla tidsplanen för slutförandet. Slutligen, om färre plattformar används kommer varje medlem att ha mindre övergångstid mellan uppgifterna, vilket gör att de kan hålla sig produktiva. Skapa en arbetsmodell för ditt team som bygger på organisation, kommunikation och enkelhet för bästa produktivitet.
Nyckelresultat för ledningen
- Var lyhörd för utmaningar vid multitasking
- Hjälp medarbetarna att prioritera arbetet
- Släpp av gasen då och då. Tillåt långsamma perioder för att ge medarbetarna en paus.
- Håll verksamheten öppen för att hjälpa medarbetarna att känna sig uppskattade.
- Kommunicera förväntningar tydligt.
- Face-to-face-kommunikation är effektivare än e-post.
Nästa gång du upptäcker att du jonglerar med samtidiga uppdrag på jobbet, sluta med multitasking. Ge din fulla uppmärksamhet åt ett projekt i taget och du kommer att märka att din arbetskvalitet och effektivitet ökar avsevärt.
USC:s online Master of Science in Applied Psychology-program är unikt strukturerat för att utforska mänskligt beteende på djupet för att informera om verkliga affärsbeslut som påverkar både organisations- och konsumentbeteende.