Telefonister känner igen ett automated attendant-system som ett system som hälsar inkommande samtal till en organisation med ett inspelat hälsningsmeddelande i form av ”Tack för att du ringer till ….”. Om du känner till din samtalspartners anknytning kan du ringa upp den när som helst under detta meddelande.” De som ringer med en DTMF-telefon kan ringa ett anknytningsnummer eller, i de flesta fall, vänta på hjälp från operatören (”assistent”). Eftersom telefonnätet inte överför DC-signalerna från telefoner med roterande urtavla (med undantag för hörbara klick) måste de som ringer med en telefon med roterande urtavla vänta på assistans.
På en rent teknisk nivå skulle man kunna hävda att en automatisk telefonist är en mycket enkel typ av IVR, men inom telekombranschen anses termerna IVR och automatisk telefonist i allmänhet vara olika. En automatisk assistent har ett mycket specifikt syfte (ersätta en operatör och dirigera samtalen), medan en IVR kan utföra alla möjliga funktioner (telefonbank, kontoinfrågningar etc.).
En AA kommer ofta att innehålla en katalog som gör det möjligt för en uppringare att ringa upp efter namn för att hitta en användare i ett system. Det finns inget standardformat för dessa kataloger och de kan använda kombinationer av förnamn, efternamn eller båda.
Nedan listas vanliga routingsteg som ingår i en automatisk telefonist (alla andra routingsteg skulle förmodligen passa bättre i en IVR):
- Transferera till anknytning
- Transferera till röstbrevlåda
- Spela upp meddelande (t.ex, ”Vår adress är …”)
- Gå till en undermeny
- Upprepa val
Inom dessutom, förväntas en automatisk telefonist ha värden för följande
- ”0” – vart man ska gå när den som ringer ringer ”0”
- Timeout – vad man ska göra om den som ringer inte gör någonting (går vanligtvis till samma ställe som ”0”)
- Default mailbox – vart man ska skicka samtalen om ”0” inte besvaras (eller inte pekar på en levande person)