California Law to make 1099 employees Hourly staff

Assembly Bill 5 (AB5), som antogs i Kalifornien förra året och som nyligen trädde i kraft den 1 januari, innebär allvarliga begränsningar för hur företag kan ingå avtal och arbeta med oberoende arbetstagare. Denna lag påverkar inte bara ökningen av frilansarbete genom ”gig-ekonomin”, utan tvingar också arbetsgivare att klassificera de flesta oberoende entreprenörer som anställda. Tusentals företag runt om i landet förlitar sig på oberoende entreprenörer för ett antal olika affärsuppgifter. Från att hyra ut leveranstjänster till att kontraktera frilansare för fotografering och allt däremellan spelar oberoende entreprenörer över hela landet en oerhört viktig roll i ekonomin.

Nedan ger vi en fullständig genomgång av hur Assembly Bill 5 påverkar företag som arbetar med oberoende entreprenörer och erbjuder några enkla lösningar för att hantera dina ”nya” timanställda.

Vad säger Kaliforniens Assembly Bill 5?

I huvudsak kräver delstaten Kalifornien att företag som är verksamma i delstaten ska göra sina 1099-anställda till timanställda. Enligt FUNDERA är ”1099-anställda egenföretagare oberoende entreprenörer. De får lön i enlighet med villkoren i sitt kontrakt och får en 1099-blankett för att redovisa sin inkomst på sin skattedeklaration. … Arbetsgivaren håller inne inkomstskatt från den anställdes lönebesked och har en betydande grad av kontroll över den anställdes arbete.”

Trots den stora betydelse som oberoende arbetstagare och frilansare spelar, utnyttjar många företag tyvärr arbetstagare som inte är anställda. Motivet bakom Assembly Bill 5 är att öka skyddet för arbetstagarna. När guvernör Newsom undertecknade lagförslaget i september förra året förklarade han att lagförslaget ”kommer att bidra till att minska felklassificering av arbetstagare – arbetstagare som felaktigt klassificeras som ”oberoende uppdragstagare” i stället för anställda, vilket urholkar grundläggande arbetarskydd som minimilön, betalda sjukdagar och sjukförsäkringsförmåner.”

Och även om stora företag som Uber, Lyft och DoorDash (som alla betraktar sina förare som oberoende uppdragstagare) fortsätter att kämpa mot lagförslaget, är de flesta företag numera skyldiga att enligt lag behandla varje person som utför arbete för deras företag som en anställd. Dessutom lägger lagförslaget också bevisbördan på arbetsgivarna att se till att alla arbetstagare klassificeras korrekt som oberoende entreprenörer. De flesta företag har helt enkelt inte möjlighet att anställa anställda för varje uppgift som måste utföras. Därför förväntas en ökning av antalet timavlönade anställda i hela delstaten Kalifornien under de kommande månaderna.

Vad behöver företag med verksamhet i Kalifornien göra?

Om ditt företag aldrig har hanterat timavlönade anställda finns det en helt ny uppsättning utmaningar som måste hanteras. Det viktigaste är att du måste kunna spåra dina anställdas tid. De oberoende entreprenörer som du tidigare anlitade arbetade troligen för en fastställd och överenskommen kostnad för ett visst projekt eller en uppsättning uppgifter. Med denna typ av avtal är en tidslinje för leveranser ofta den enda tidsaspekten som beaktas. När det gäller timanställda är det dock viktigt att spåra den arbetade tiden, både av produktivitetsskäl och av juridiska skäl.

En stor del av det arbete som utförs av oberoende entreprenörer sker på distans. Nu när AB5 har antagits måste företagen hitta ett sätt att spåra den arbetade tiden och samtidigt se till att deras anställda håller sig till sina uppgifter och följer produktivitetsmålen.

För övrigt kan programvara och verktyg för tidsuppföljning också hjälpa företag att undvika potentiellt stora ekonomiska förluster som uppstår genom tidsbedrägeri med anställda. En nyligen genomförd studie från Nucleus Research visade att 19 % av arbetskraften deltar i kompisstämpling, en metod där anställda stämplar in och ut varandra för att på ett bedrägligt sätt öka sin lön. Denna bedrägliga praxis kan leda till förluster på upp till 3 procent av bruttolönen och kostar amerikanska arbetsgivare 373 miljoner dollar varje år.

Viktiga funktioner i de bästa verktygen för tidsuppföljningsprogramvara

Och du kan helt enkelt installera en stämpelklocka så att dina anställda kan stämpla in och ut, men det finns flera nackdelar med denna lösning. Företag som vill få ut det mesta av sina nya timanställda måste utveckla en sund personalpolitik som säkerställer att de anställda, cheferna och alla däremellan förstår hur man använder den nya tekniken för tidsuppföljning.

De bästa mjukvarualternativen för tidsuppföljning, som de som erbjuds av företaget MitreFinch, kan utformas så att de erbjuder ett antal unika och företagsspecifika funktioner.

För företag i Kalifornien som behöver teknik som gör övergången till timanställda mer bekymmersfri bör programvara för tidsuppföljning av anställda innehålla några av följande funktioner:

• Transparent ansvarsskyldighet: System för tidsuppföljning för anställda bör utvecklas som en del av en större strategi för att uppmuntra de anställdas ansvarstagande. För arbetsgivare som befarar att tidsbedrägeri kan vara en möjlighet kan biometrisk programvara för tidsuppföljning användas. För distansanställda kan tidsuppföljning se till att de håller sig till sina uppgifter även när de befinner sig på andra sidan jordklotet.
• Samordna och kontrollera utbetalningar: Tidsredovisningssystem måste också förenhetliga och kontrollera utbetalningar till timanställda som arbetar på givna projekt. Chefer kan till exempel fastställa tak för det maximala antalet möjliga arbetstimmar för ett visst projekt eller en viss leverans. När de utförda timmarna är klara kan de enkelt kopplas till ditt befintliga lönesystem.
• Enkel och okomplicerad funktionalitet för in- och utcheckning: Fel i klockan in och klockan ut kan leda till huvudvärk för HR- och löneavdelningar. Därför måste programvara för tidsredovisning innehålla enkla och raka funktioner som är lätta att lära sig och användas av timanställda.
• Möjlighet att verifiera tid på daglig basis: För ett företag som arbetar med distansanställda är det viktigt att chefer och andra högre chefer inom företaget kan verifiera den arbetade tiden på daglig basis, särskilt när vissa projekt har snäva tidsramar.
• Möjlighet för chefer att verifiera sina underordnade: Slutligen bör tids- och närvaroprogrammet också göra det möjligt för chefer att verifiera och uppdatera sina nedre linjer. Detta kan bidra till att minska arbetsbelastningen samtidigt som man behåller kontrollen över de anställdas arbete.

De bästa programvaruverktygen för tidsuppföljning på marknaden kan möjliggöra en relativt enkel och okomplicerad övergång som följer med antagandet av California Assembly Bill 5. Even if your business has never hired or relied on hourly employees, time tracking tools can actually help companies improve their productivity levels through keeping employees honestly transparent and motivated.