Tekniken har förmågan att förstärka våra medfödda mänskliga förmågor och hjälper oss att skapa kontakter, skapa och finslipa färdigheter snabbare. Det har lett till en blomstrande industri för digital produktivitetsmjukvara, som behandlar nästan alla aspekter av vår dag.
Men den allmänna kategorin ”produktivitetsmjukvara” är bedrägligt enkel – om inte ganska värdelös – eftersom den rymmer en mängd verktyg med vitt skilda tillvägagångssätt och tolkningar av produktivitet.
För att kunna navigera i det här minfältet måste du veta vilken typ av produktivitetslösning du är ute efter. Baserat på den nuvarande marknaden kan produktivitetsmjukvara i stort sett delas in i någon av dessa fyra huvudtyper.
📊 Kvantifiering av prestanda
Denna första kategori av mjukvara försöker göra produktivitet kvantitativ – tillhandahålla siffror som ger dig någon form av mått på hur du presterar över tid. Även om innehållet i vad de mäter kan skilja sig åt, tenderar de alla att använda sig av ”diagram och statistik” när det gäller användargränssnittet och översätta din produktiva prestation till användbara visuella bilder. Det handlar om att få insikter och självkännedom så att du kan ta itu med processer och beteenden och sätta upp ambitiösa nya personliga mål.
Todoist
Med det klassiska tillvägagångssättet med att upprätta en att-göra-lista hjälper Todoist dig att förstå dina framsteg i förhållande till specifika mål – vare sig de är personliga eller professionella. Den hjälper dig att dela upp stora mål i uppnåeliga uppgifter och spårar sedan ditt arbete för att skapa ett personligt produktivitetsresultat. Se över dina dagliga och veckovisa resultat i enkel statistik, och prova bonusfunktionen Karma för att få en extra skjuts; genom att spela in dina framsteg fungerar den som en stegräknare för allt du vill uppnå.
Dewo
Dewo handlar om att hjälpa dig att ta itu med dina produktiva mönster så att du kan få plats med mer kvalitativt ”djupgående arbete” i din dag. Den registrerar allt du gör på din dator och använder artificiell intelligens för att bedöma det produktiva värdet av varje aktivitet. Med hjälp av detta kan den visa hur ofta du byter sammanhang, vilka appar som stör ditt fokus och var du producerar ditt bästa arbete. Genom att räkna ut när du går in i och ut ur flödestillstånd kan den till och med automatiskt växla in ”stör ej”-läget för att skydda ditt fokus. Med hjälp av diagram som kan användas kan du sedan göra målinriktade ändringar för att förbättra din prestation.
🤖 Ta bort improduktivt arbete
Nästkommande stora grupp produktivitetsverktyg handlar om outsourcing – att skära bort improduktiva delar av ditt liv, så att du får mer tid och energi till dem som är viktiga. För att göra detta använder dessa verktyg alltid någon form av maskininlärning så att de kan lära sig hur du utför en uppgift och börja utföra den naturligt enligt samma standard för din räkning. Detta innebär att de fokuserar på enkla, repetitiva administrativa uppgifter – som datainmatning och kalenderhantering.
Tidigt
Tidsuppföljning är en av de största nödvändiga administrativa onda gärningarna som finns. Men med Timely kan du automatisera hela uppgiften. Den fångar automatiskt allt du arbetar med och använder AI för att utarbeta korrekta tidrapporter åt dig. Alla uppgifter förblir helt privata för endast dig – utkast till tidrapporter måste godkännas av dig innan kollegor och chefer kan se dem. Du behöver inte glömma att stoppa timers eller anstränga dig för att komma ihåg vad du arbetat med – allt görs i bakgrunden så att du bara kan fokusera på ditt arbete.
X.ai
Meeting Tetris är en idealisk kandidat för den här kategorin av produktivitetsprogram. Istället för att skicka runt e-postmeddelanden och mixtra med scheman för att komma överens om en tid som fungerar för alla kan du nu lägga över den här uppgiften på verktyg som X.ai. De ansluter till din kalender och använder definierade regler för att med ett klick schemalägga möten och hanterar alla efterföljande e-postmeddelanden. De bästa kan till och med lära sig allas produktiva vanor och välja mötestider med minimal påverkan på allas utrymme för djupt tänkande.
🏄♂️ Förenkling av processer
En stor del av produktivitetsmjukvara fokuserar på att tillhandahålla genvägar – att förenkla klumpiga processer och arbetsflöden för att minimera dem. Till skillnad från föregående kategori tar de inte bort problemen helt och hållet – de gör dem bara lättare att hantera. Dessa kan komma i form av webbläsartillägg och appintegrationer, samt skräddarsydd programvara för specifika uppgifter. Majoriteten av dessa verktyg organiserar och förenklar i princip vår digitala arbetsyta – från att hitta filer, dela dokument och lagra lösenord till att dra data mellan verktyg och spara resurslänkar för framtida referens.
Evernote
Om du arbetar med flera olika enheter känner du till smärtan med att försöka synkronisera anteckningar mellan dem. Du kanske finner dig själv i att skapa dumma lösningar – att skicka information via e-post eller WhatsApp till dig själv, eller att lämna ett utspritt spår av dem i flera olika appar. Evernote hjälper till att knyta ihop alla dessa trådar och tillhandahåller en central inventering och åtkomstpunkt för dina digitala anteckningar. Du kan till och med integrera handskrivna anteckningar i dess system, så att inget analogt heller blir kvar.
SaneBox
Den här appen handlar om att organisera din mejlkorg för att hjälpa till att hålla dina högst prioriterade meddelanden inom synhåll. Med hjälp av artificiell intelligens rangordnar och filtrerar den din e-post och flyttar lågprioriterade meddelanden som nyhetsbrev och CC-meddelanden till separata mappar. Du får en snygg, prioriterad inkorg med fokus på den mest kritiska kommunikationen.
🧠 Tillhandahåller disciplin och fokus
Denna sista programvarugrupp försöker rikta in sig på dina vanor och beteenden – och hjälper till att tillhandahålla motivation och disciplin för att stärka ditt fokus och uthållighet. Som produktiva ”hacks” erbjuder de små, praktiska strategier för att komma igång med arbetet. De är inte för alla (och vissa kan kännas lite gimmicky och ihåliga), men vissa har visat sig vara mycket populära – särskilt Pomodoro-teknikens produktivitetsmätare.
Frihet
Den här appen tar itu med din vana att skjuta upp saker och ting med bestämd hand. Den begränsar effektivt hur mycket tid du kan spendera på improduktiva webbplatser och appar och låser dig ute när du har nått en fastställd tidsgräns. Du kan till och med blockera hela internet för att på nästa nivå skydda dig mot självdistraktion – särskilt användbart när du försöker finslipa dina färdigheter i djupgående arbete!
Pomodoro Tracker
Den här appen använder sig av den populära Pomodoro-tekniken för att hjälpa dig att dela upp din dag i överskådliga 25-minutersavsnitt för fokuserat arbete. Varje avsnitt följs av en paus på fem minuter, innan du återgår till att upprepa det. People who thrive off external expectation, or just like a challenge, may find that the ticking countdown disciplines their focus.
