En sammanställning av exempel på riktlinjer för flexibelt arbete för arbetsgivare

Spara

Har ditt företag en formell policy för flexibelt arbete? Om du har svarat nej är du inte ensam. Inte på långa vägar. 64 procent av företagen har informella flexprogram utan någon skriftlig policy. På samma sätt får 67 procent av cheferna erbjuda flexibilitet efter eget gottfinnande.

Siffror som dessa gör det tydligt varför anställda är så förvirrade av flexibla arbetsalternativ. De är faktiskt så förvirrade att endast 12 procent av de anställda faktiskt deltar i flexibla arbetsprogram. Varför så få?

Det finns ett antal anledningar till att anställda inte utnyttjar flex:

• De förstår inte hur de ska börja arbeta flexibelt på sitt företag
• De är rädda att de ska ses som mindre engagerade
• Även om företaget lovordar flexibla arbetsalternativ, deras chef tillåter dem inte
• De högsta cheferna och ledarna ”går inte på egen hand” och arbetar flexibelt själva
• De är inte säkra på vilka alternativ som finns tillgängliga

Ingen av dessa är goda nyheter för företagen. Bristande klarhet kring vem/vilket/vilket/vilket/hur/hur flexibla arbetsprogram leder till förvirring, frustration och i många fall dyrbar omsättning.

Mangel på flexibilitet angavs som en av de främsta orsakerna till att millennieungdomar säger upp sig från sina arbeten i en Ernst & Young Global Generations Research-studie från 2015. Och en Regus-studie från 2016 visade att nästan 62 procent av alla arbetstagare rapporterade att de skulle ha stannat längre på ett tidigare jobb om flexibelt arbete hade varit ett alternativ.

Men det betyder att motsatsen – en rikedom av klarhet kring ett företags policy för program för flexibelt arbete – kan vara en mycket bra sak för företag.

En standardisering av flexibelt arbete kommer inte bara att eliminera dessa smärtpunkter, utan kommer också att ge en fullständig bild av avkastningen på investeringen från program för flexibelt arbete.

Hur bör ett företags policy för flexibelt arbete se ut?

Flera organisationer och företag har gjort exempel tillgängliga online, så vi kan visa dig exakt hur din policy för flexibelt arbete kan och bör se ut.

Definiering av flex, tillämpningsanvisningar, bestämmelser

Portland State University har två policyer för distansarbete: en för rutinmässig och regelbunden distansarbete och en för distansarbete under ”exceptionella operativa omständigheter”. Deras allmänna policy för rutinmässig distansarbete är mycket grundlig och några specifika punkter sticker ut:

• Den har en bra översikt. De allra första styckena behandlar universitetets definition av distansarbete, vem som godkänner distansarbete, var distansarbete är tillåtet (den anställdes hem eller ”en annan lämplig plats”) och nämner de andra typer av flexibilitet som finns tillgängliga (inklusive flextid, komprimerade arbetsveckor och arbetsdelning).
• Den prioriterar kommunikation. Under de allmänna bestämmelserna står ”kommunikation” överst på listan. Definierade kommunikationsnormer är hörnstenen i varje framgångsrik politik för flexibelt arbete.
• Många viktiga bestämmelser berörs, bland annat: utrustning, vård av anhöriga, dåligt väder, skador, tillgång till nätverk, kontorsmaterial, arbetskvalitet, med mera.

Svar på frågan om varför?” minska farhågor, tillhandahålla utbildning

För att uppmuntra till distansarbete för att spara energi har Oregons energidepartement skapat en exempelpolicy för distansarbete som företag i Oregon kan använda. Några av de saker som utmärker sig:

• Den anger skälen till att införa distansarbete: spara energi, minska trafikstockningar, förbättra luftkvaliteten, öka de anställdas produktivitet, förbättra arbetsmoralen, minska kostnaderna samt locka till sig och behålla begåvade medarbetare.
• Den undanröjer snabbt farhågorna för att verka mindre engagerad genom att klart och tydligt ange att den anställdes ersättning, förmåner och ansvarsområden inte kommer att förändras om han eller hon distansarbetar.
• Den nämner en utbildning som anställda OCH chefer måste genomgå för att förbereda dem för distansarbete.

Att det är tillräckligt. Utbildning och vägledning för anställda OCH chefer

Ett misstag som företag kan göra när de utformar en policy för flexibelt arbete är att enbart fokusera på regler och bestämmelser för de anställda i programmet. Men en av de största faktorerna för att avgöra om ett program kommer att bli framgångsrikt är utbildningen av cheferna.

Hantering av distansarbetare är inte som hantering av anställda på kontoret på ett antal sätt. San Mateo County Office of Sustainability förstår detta och har skapat en djupgående resurs som täcker ett användbart antal ämnen för anställda och chefer som distansarbetar eller stöder distansarbetande team.

Några av höjdpunkterna:

• En bedömning av distansarbete som chefer kan göra för att avgöra om en anställd är en bra kandidat för distansarbete.home work

• A ”Planning Your Telework Day” worksheet for employees

• Tips on ”How to Manage for Results/Performance/Accountability” for managers that include setting expectations, managing by results, communicating, and handling performance issues.

How can you find more sample flexible work policies?

The three resources mentioned already are some of the best examples of well-designed telecommuting and flexible work policies.

• Portland State University’s Telecommuting Policy
• Oregon Department of Energy’s Telecommuting Policy Template
• San Mateo County’s In-Depth Telework and Flex-Schedules Toolkit

And there are several other resources to help employers assemble policies that work:

• Telework Toolkit’s Guide to Writing a Telework Policy
• Basic Telework Program Policy from Global Workplace Analytics
• U.S. Department of Commerce Telework Program Guide

Looking for more companies that offer flexible work? Check out our Company Guide!