Sida uppdaterad: Under hösten 2008 lanserade American Heart Association (AHA) Grants@Heart, ett nytt system för inlämning av förslag och hantering av tilldelningar. Om du planerar att lämna in en ansökan till AHA, se nedan för information om ansöknings-/finansieringsprocessen.
Notera att AHA har omfattande information på sin webbplats. Gå till: http://my.americanheart.org/professional/Research/FundingOpportunities/ForScientists/For-Scientists_UCM_316962_SubHomePage.jsp
Ohio State University har också utmärkt information om AHA-systemet. Se: http://rf.osu.edu/grants@heart/
Processen för ansökan och medlemsavgifter
Vad är de nya avgifterna/medlemsavgifterna och gäller de mig?
Med verkan från och med tidsfristerna för vintern 2012 måste varje sökande till AHA antingen vara professionell medlem i American Heart Association eller betala 100 dollar per inlämnad ansökan. Denna avgift bidrar till att täcka de administrativa kostnaderna för behandling av ansökningar, vilket gör att mer pengar blir tillgängliga för forskningsanslag.
En ny sida om medlemskap/ansökningsavgifter har lagts till i AHA-ansökningsformuläret i Grants@Heart. Från denna sida kan man klicka på en länk för att förnya eller ansluta sig till AHA:s professionella medlemskap. Medlemskapsnivåerna börjar på 75 dollar.
Anmälningar till studentprogrammet för studenter på forskarnivå är undantagna från krav på ansöknings- eller medlemsavgifter.
På vilken medlemskapsnivå ska jag gå med?
Anmälningsavgifterna är slopade på den lägsta medlemskapsnivån på 75 dollar. Prata med din dekanus för att avgöra om en annan medlemsnivå är lämplig för dig baserat på ditt engagemang i American Heart Associations program.
Vilken typ av medel kan jag använda för att betala ansöknings- eller medlemsavgiften?
Diskretionära medel kan användas för att betala medlems- eller ansökningsavgiften. Dessa medel inkluderar, men är inte begränsade till: gåvomedel (233), federala f&a returmedel (150) och inkomstmedel för allmänna ändamål (101).
Kan jag använda min AHA-utmärkelse för att betala ansöknings- eller medlemsavgiften?
Ja, du kan använda din AHA-utmärkelse för att betala medlemsavgiften till AHA. Du kan dock inte använda utmärkelsen för att betala en ansökningsavgift.
Kan jag använda några sponsrade medel för att betala ansöknings- eller medlemsavgiften?
Nej. Federala riktlinjer förbjuder uttryckligen betalning av medlemsavgifter som direkta kostnader för utmärkelser.
Kan jag använda ett P-kort för att betala medlemsavgiften?
P-kort kan inte användas för att betala ett första medlemskap, men kan däremot användas för att betala förnyelse av medlemskap. Initiala medlemskap måste betalas av en person och återbetalas av institutionen med en direktbetalning.
Kan jag använda ett P-kort för att betala ansökningsavgiften?
Ja, P-kort kan användas för att betala ansökningsavgiften.
Om jag betalar ansökningsavgiften eller medlemsavgiften själv, hur kan jag få ersättning?
Din avdelning kommer att ersätta dig med en direkt betalning från en diskretionär fond.
Kan jag betala medlemskaps-/ansökningsavgiften efter det att ansökan har lämnats in?
Nej. Innan den sökande har anslutit sig till/förnyat sitt AHA-medlemskap eller betalat ansökningsavgiften kan han/hon inte lämna in sin ansökan till bidragshandläggaren (RSP). Följ dessa ansökningssteg noggrant:
- Start din ansökan i Grants@Heart tidigt. Medlemsbekräftelse tar i allmänhet 3 dagar att få bekräftelse. Om du inte har fått någon bekräftelse finns det en ”snabbgenväg” i bidragssystemet.
- Färdigställ din ansökan i Grants@Heart och vidarebefordra den till Institutional Grants Officer (RSP).
- Skapa och vidarebefordra en WISPER-post med de färdiga blanketterna och dokumenten bifogade. När RSP får den godkända WISPER-posten skickar vi in ansökan till AHA för din räkning.
Vem ska vi ställa frågor till?
Frågor om inlämning av ansökan kan ställas till:
- Ditt dekanuskontor
- RSP – Email PreAward – Darlene Holte (890-3509) eller Brenda Egan (262-9029)
Frågor om medlemskap/ansökningsavgifter kan ställas till:
- Ditt dekanuskontor
- Bonniejean Zitske (262-9727)
Klicka här för en lista med vanliga frågor och svar som utarbetats av AHA.
Om ansökningsprocessen
Vilken webbläsare ska jag använda för Grants@Heart-systemet?
PC-användare måste använda Internet Explorer och Mac-användare måste använda Safari. Andra webbläsare fungerar inte.
Har Grants@Heart-systemet tidsutslag?
Grants@Heart-systemet tidsutslag efter 30 minuters inaktivitet.
Vem ska väljas som Grants Officer? Fiscal Officer?
Användare måste vara säkra på att välja Kim Moreland som Grants Officer och Bonniejean Zitske som Fiscal Officer.
Hur vet RSP när min ansökan är redo att skickas in till AHA?
När alla ansökningskomponenter är färdiga trycker huvudforskaren på knappen ”Submit to Grants Officer”, vilket meddelar RSP via e-post att ansökan är redo för institutionell granskning.
Behövs det en WISPER-post för min ansökan?
Ja, en WISPER-post måste skickas för varje ansökan som läggs in i Grants@Heart-systemet. För att säkerställa att posten matchas med rätt ansökan ska du ange AHA Application ID i fältet Sponsor Reference Number. WISPER-posten måste skickas via dekanus innan RSP kan skicka in din ansökan till AHA.
Vem kan göra ändringar i min AHA-ansökan i Grants@Heart-systemet?
Grants@Heart tillåter inte att ändringar görs av någon annan än huvudforskaren, inklusive dekanus och RSP.
Vad händer om något i ansökan behöver ändras?
Om Grants Officer identifierar att något i ansökan behöver ändras kommer ansökan att avvisas i sin granskning. Detta kommer att göra det möjligt för den forskarstuderande att få tillgång till ansökan. Den forskarstuderande måste göra korrigeringar och sedan klicka på ”Submit to Grants Officer” igen.
Hur vet jag om AHA har mottagit min ansökan?
Du kommer att få en e-postbekräftelse från AHA när din ansökan har skickats in.
Kan min ansökan ändras efter det att den har skickats in till AHA?
När Grants Officer har skickat in en ansökan till AHA, kan den INTE ändras. Det finns INGET fönster för korrigeringar.
Hur många gånger får jag skicka in en ansökan på nytt?
En ansökan får skickas in upp till tre gånger (originalet plus två nya inlämningar).
Jag trodde att jag hade sparat min publikation i avsnittet Information om vetenskap och utvärdering, men den fanns inte där när jag kontrollerade. Hur kan jag få den att spara?
Filnamnet kan vara för långt. Byt namn på filen (mindre än 30 tecken) och försök att ladda upp den igen.
Jag har bara en (eller två) publikationer. Hur kan jag få avsnittet Publikationer att spara?
Varje av de tre områdena måste ha en uppladdning. Om du inte har tre publikationer skapar du ett PDF-dokument med texten ”Ej tillgänglig”. Ladda upp en eller två vid behov för att tillfredsställa systemet. Spara var och en.
Vad händer om en tredje part har problem med att komma åt min ansökan?
American Heart Association-ansökningar har en roll för tredje part (t.ex. avdelningschef, referensperson, sponsor). Vilken typ av tredje part som är inblandad beror på vilken typ av ansökan som lämnas in. Tredje part måste tillhandahålla viss information för att stödja en ansökan; för att göra detta måste de gå in i Grants@Heart-systemet och ladda upp information (ett formulär eller brev etc.).
När en sökande skapar en ansökan är han/hon ansvarig för att ange tredje part. När en person har angetts som tredje part i en AHA-ansökan kommer han/hon att få ett e-postmeddelande där han/hon informeras om detta.
I ALLA situationer är det viktigt att för- och efternamn samt e-postadress för den tredje part som den sökande har angett stämmer överens med informationen i den tredje partens konto. För- och efternamn samt e-postadress är avgörande för att koppla en tredje parts konto till en ansökan.
Om en tredje part är osäker på om han eller hon har använt AHA:s webbplats Grants@Heart tidigare:
Om den tredje parten är osäker på om han eller hon har varit inne på AHA:s webbplats tidigare ska han eller hon gå till länken där det står ”HAR DU GLÄMTAT DITT ID ELLER LÖSENORD?”. (under inloggningen) och klicka på den. Detta kommer att leda till en annan skärm. Använd den högra sidan där det står Glömt användarnamn och lösenord. När den tredje parten har angett för- och efternamn & e-postadress kommer den att få ett e-postmeddelande med sitt användarnamn och lösenord. När de har fått sitt användarnamn och lösenord ska de gå in i det e-postmeddelande som de fick när de informerades om att de var en tredje part. De ska använda länken i e-postmeddelandet för att logga in i Grants@Heart-systemet. Om en tredje part hade ett konto i AHA:s tidigare onlinesystem, men INTE har använt Grants@Heart-systemet:
Om en tredje part hade ett konto i AHA:s tidigare onlinesystem, men INTE har använt Grants@Heart-systemet, ska han/hon gå till länken som säger ”HAR DU GLÖST DITT ID ELLER LÖSENORD?”. (under inloggningen) och klicka på den. Detta kommer att leda till en annan skärm. Använd den högra sidan där det står Glömt användarnamn och lösenord. När den tredje parten har angett för- och efternamn & e-postadress kommer den att få ett e-postmeddelande med sitt användarnamn och lösenord. När de har fått sitt användarnamn och lösenord ska de gå in i det e-postmeddelande som de fick när de informerades om att de var en tredje part. De ska använda länken i e-postmeddelandet för att logga in i Grants@Heart-systemet. Om en tredje part har använt AHA:s Grants@Heart-system och INTE kommer ihåg sitt användar-ID/lösenord:
Se instruktionerna för ”Om en tredje part hade ett konto i AHA:s tidigare onlinesystem, men INTE har använt Grants@Heart-systemet”.”
Om en tredje part har använt AHA:s Grants@Heart-system och kommer ihåg sitt användarnamn/lösenord:
De bör gå in i det e-postmeddelande som de fick när de informerades om att de var en tredje part. De ska använda länken i e-postmeddelandet för att logga in i Grants@Heart-systemet. Genom att använda länken för att logga in får de rätt tillgång till att ladda upp dokumenten till ansökan.
Om en tredje part ALDRIG har använt AHA:s onlinesystem tidigare:
Den ska gå in i det e-postmeddelande som informerade om att den var en tredje part och använda länken i e-postmeddelandet för att registrera sig i Grants@Heart-systemet. De bör sedan få två efterföljande e-postmeddelanden från AHA: det första bekräftar registreringen och det andra bekräftar att registreringen har autentiserats. E-postmeddelandet kommer att innehålla deras användar-ID och ett tillfälligt lösenord. Med denna information ska de använda länken i det e-postmeddelande som informerade dem om deras roll som tredje part för att logga in i Grants@Heart-systemet. Genom att använda länken för att logga in får de rätt åtkomst för att ladda upp dokumenten till ansökan.
Min tredje part kan få tillgång till min ansökan. Hur laddar han/hon upp stöddokumentet?
När en tredje part kan logga in i Grants@Heart-systemet bör han/hon se bredvid ”Välkommen (namn): Användarprofil” en rullgardinsmeny som visar ett val som de kan välja mellan (avdelningschef, konsult, referent, huvudforskare etc.). – beroende på hur många sökande de är associerade med). När de väljer en användarprofil (t.ex. Referent) från rullgardinsmenyn visas en sida med stöddokument i den vänstra navigationen. Om de klickar på Supporting Documents (stöddokument) och Upload Supporting Documents (uppladdning av stöddokument) kommer de att se ansöknings-ID, namn etc. med en Upload-knapp bredvid. Om de klickar på knappen Ladda upp visas en sida med de dokument som de behöver ladda upp.
Om tilldelningsprocessen
Har min ansökan blivit finansierad?
När AHA har granskat alla ansökningar och fattat beslut om vilka som ska finansieras kommer de att skicka ett e-postmeddelande till varje sökande. E-postmeddelandet kommer att se ut ungefär så här:
AHA Application #0930279N
Dear John Doe,
Den kollegiala granskningen av din ansökan till AHA:s NCRP-program för bidrag till utveckling av forskare är klar. Logga in på Grants@Heart och se statusen för din ansökan. Om du behöver hjälp kan du skicka ett e-postmeddelande till [email protected]
KLICKA HÄR FÖR ATT LOGGA IN ( http://research.americanheart.org/ris )
Detta är ett automatiskt genererat meddelande. Svara inte direkt på detta meddelande!
För att få reda på om din ansökan har finansierats måste du logga in i systemet.
Hur ser ett meddelande om tilldelning ut?
Om din ansökan har finansierats hittar du ett brev om tilldelning. Det ska se ut så här.
Vad ska jag göra nu när jag vet att min ansökan har finansierats?
Se till att ladda upp en kopia av meddelandet om tilldelning till WISPER-rekordet.
I det här skedet kräver AHA att du skickar in flera formulär.
Vilka formulär behöver jag skicka in och hur ska de skickas in?
Du måste skriva ut formuläret för tilldelningsavtal och formuläret för frigivning av bidragsmottagaren, eftersom de kräver originalunderskrifter. Formuläret för tilldelningsavtal kräver en underskrift från RSP. De andra aktiveringsformulären (Acceptance Form, Project Budget etc.) måste lämnas in online.
Vilken information ska anges på formuläret för tilldelningsavtal?
Fyll den övre delen av formuläret. AHA-referensnumret finns högst upp i brevet med meddelande om tilldelning. För RSP, på den högra sidan av formuläret, ange följande information:
- Grants Officer: Kim Moreland
E-postadress för bidragsansvarig: [email protected] - Fiscal Officer: Bonniejean Zitske
E-postadress för skatteansvarig: [email protected]
Vem måste underteckna acceptansblanketten?
Förutom underskrifter från mottagaren och avdelningschefen måste blanketten för tilldelningsavtalet undertecknas av en behörig tjänsteman vid RSP. Du måste se till att formuläret lämnas till RSP i tillräckligt god tid för att det ska kunna skickas tillbaka till AHA innan tidsfristen löper ut. Du kan välja att hämta det fullständigt undertecknade formuläret och skicka tillbaka det till AHA själv, eller så kan du be RSP att skicka tillbaka det till AHA för din räkning. Om tidsfristen är nära förestående kan du skicka en följesedel för leverans över natten. Formuläret Grantee Release Form behöver endast undertecknas av den som tilldelas bidrag. Det kan skickas antingen tillsammans med formuläret för tilldelningsavtal eller separat.
Min budget måste godkännas. Vem gör godkännandet?
När du får reda på att ditt bidrag har finansierats ska du skicka in din projektbudget online. När du har gjort det får RSP ett meddelande som ser ut så här:
Skulle Kim Moreland,
Projektbudgeten har lämnats in för granskning för tilldelning 0910248G – John Smith. Logga in i det elektroniska systemet Grants@Heart för att granska projektbudgeten. Budgeten ska uppfylla institutionella krav samt AHA:s standarder och riktlinjer. Kontakta oss på [email protected] om du har frågor eller behöver ytterligare information.
Klicka här för att logga in
Detta är ett automatiskt genererat meddelande. Svara inte direkt på detta meddelande!
Om du har fått ett liknande meddelande, vänligen vidarebefordra det till din dekanus. RSP kommer att vidarebefordra sådana meddelanden till dekanus, som har ansvaret för att godkänna din budget.
Jag fick ett meddelande om att bankinformation inte har lämnats in. Vad ska jag göra?
Du kommer att få ett meddelande där det står att du måste fylla i bankuppgifter för din utmärkelse. Det kommer att se ut så här:
AHA Award #0910103G
Kära Jane Smith,
Detta är en påminnelse om att följande blanketter för ditt AHA Midwest Predoctoral Fellowship med titeln ABC inte har skickats in:
Bankinformation
Vänligen skicka in de saknade posterna så snart som möjligt. AHA begär alla originalunderskrifter på blanketterna Award Agreement och Grantee Release. Bankinformationen måste lämnas in av din bidragshandläggare.
Om du har frågor eller behöver hjälp, vänligen kontakta Awards Administration på [email protected]. Observera att utbetalningar av tilldelningar kan hållas inne i väntan på att vissa tilldelningsformulär tas emot.
Detta är ett automatiskt genererat meddelande. Svara inte direkt på detta meddelande!
Om du får ett sådant meddelande, vänligen vidarebefordra det till [email protected]. RSP kommer att föra in informationen åt dig.
Jag har fått meddelandet om tilldelning och skickat in alla mina papper till AHA, men min tilldelning har ännu inte fastställts. Varför dröjer det?
För att en utmärkelse ska kunna fastställas måste fliken Projects i WISPER-registret fyllas i. Alla protokoll om efterlevnad måste omfatta detta specifika projekt/den specifika sponsorn. Se till att protokollen om efterlevnad är uppdaterade och bifogade till WISPER-registret. Se också till att din budget har godkänts i Grants@Heart-systemet. Kontrollera med din avdelningsadministratör eller den person från RSP Pre-Award som har tilldelats din post för att ta reda på om det saknas något som hindrar tilldelningen.
Om processen för hantering av tilldelningar
Jag har fått ett e-postmeddelande där det står att min rapport om finansiell status är försenad. Vad ska jag göra?
Förmedla meddelandet till den RSP Post-Award Accountant som förvaltar din utmärkelse.
Vem förbereder ekonomiska rapporter för AHA-utmärkelser?
RSP Post-Award Accountants förbereder de årliga ekonomiska rapporterna. När RSP-revisorn har skickat in rapporten online skickar Grants@Heart-systemet ett e-postmeddelande till huvudforskaren. Det är sedan den forskarstuderande som ansvarar för att granska och godkänna rapporten. Om forskaren vill överföra 10 000 US-dollar eller mer måste han/hon motivera detta tillsammans med den ekonomiska rapporten. Observera att ekonomiska rapporter i allmänhet inte krävs för stipendier.
Mitt stipendium ska pågå i två (eller fler) år, men WISDM visar bara det första året. Varför är det så?
Under det första året av ett AHA-bidrag kan endast det första årets finansiering användas. Varje efterföljande år ställs in när finansieringen för det har frigjorts. Ungefär 60 dagar före början av ett efterföljande finansieringsår skickar du ett e-postmeddelande till RSP Post-Award Accountant som förvaltar ditt stipendium för att meddela att det kommande året ska aktiveras.
Jag vill fortsätta med mitt stipendium efter det officiella slutdatumet. Vad ska jag göra?
Under sitt sista år kan mottagare av utmärkelser (utom stipendiater) begära en förlängning med tolv månader. Du bör begära en förlängning före det officiella slutdatumet för ditt stipendium, cirka 90 dagar före slutdatumet. För att begära en förlängning ska du följa de instruktioner som tillhandahålls av det centrum/den samarbetspartner som finansierar stipendiet.