Ohios statssekreterare godkänner och upprätthåller ett register över företagsnamn. Lagen i Ohio kräver att nya företagsnamn ”kan särskiljas från andra tidigare registrerade företagsnamn enligt registren i statssekreterarens kansli” (dvs. inte strider mot varandra). Exempelvis kan namnet på ett bolag med begränsat ansvar inte registreras om det inte kan särskiljas från alla tidigare registrerade handelsnamn och namnen på alla befintliga bolag, bolag med begränsat ansvar, kommanditbolag och kommanditbolag med begränsat ansvar. Vissa företagsnamn omfattas av ytterligare begränsningar och/eller krav. Detta dokument är avsett att ge vägledning och besvara några vanliga frågor om Ohios standarder för namntillgänglighet.
Följande typer av företagsnamn krävs för att kunna ”särskiljas i registren” från andra tidigare registrerade företagsnamn som behåller en status som ”aktiv” eller ”hold”:
- Handelsnamn
- Företagsnamn
- Företagsnamn med begränsat ansvar
- Företagsnamn med begränsat partnerskap
- Företagsnamn med begränsat ansvar
- Reserverade namn
När statssekreteraren tar emot en ansökan om registrering av ett företagsnamn gör vi en sökning i våra register för att avgöra om det finns en namnkonflikt. Ett föreslaget handelsnamn jämförs till exempel med alla tidigare registrerade handelsnamn och namnen på alla tidigare registrerade bolag, aktiebolag, kommanditbolag och kommanditbolag. m en ansökan avser ett namn som inte kan särskiljas i registren från ett annat tidigare registrerat företagsnamn skapar ansökan en namnkonflikt och i allmänhet kan det nya namnet inte registreras. Exempelvis kommer en ansökan om namnet ”ABC Corp.” att avslås eftersom det begärda namnet står i konflikt med det befintliga företagsnamnet ”ABC, LLC.”
Fiktiva namn
Fiktiva namn behöver inte kunna särskiljas från andra tidigare registrerade namn i registren. Ett fiktivt namn ger dock inget skydd eftersom andra registrerade namn inte behöver skilja sig från ett fiktivt namn. Om till exempel ”Benny’s Ice Cream” registreras som ett fiktivt namn skulle ett företag kunna registrera ”Benny’s Ice Cream, Incorporated” eftersom namnen inte behöver särskiljas.
Namn på allmänna partnerskap
Allmänna partnerskap har möjlighet att registrera sitt företagsnamn som (1) ett handelsnamn, (2) ett fiktivt namn eller (3) de kan registrera namnet på Statement of Partnership Authority, vilket i så fall behandlas som ett fiktivt namn. Om ett öppet bolag registrerar ett handelsnamn måste namnet kunna särskiljas i registret, enligt vad som beskrivs ovan. Om ett öppet bolag registrerar ett fiktivt namn eller lämnar in en förklaring om partnerskapets behörighet behandlas namnet som ett fiktivt namn, och enligt beskrivningen i stycket ovan behöver namnet inte kunna särskiljas från något tidigare registrerat namn.
Om ett företagsnamn inte kan särskiljas i registren från andra tidigare registrerade namn kan det i allmänhet inte registreras hos Ohio Secretary of State och ett nytt företagsnamn måste väljas.
Ett namn som står i konflikt med andra namn kan endast registreras om samtycke har erhållits från den som registrerat det eller de namn som står i konflikt med andra namn. För att registrera ett motstridigt namn ska du skicka in blanketten ”Consent For Use of Similar Name” tillsammans med din övriga dokumentation (t.ex. bolagsordning) för att visa att samtycke har erhållits från den tidigare registranten.
Vad betyder det när ett namn är i ”Hold”-status?
Under vissa omständigheter har Ohio Secretary of State befogenhet att återkalla licensen för ett företag. Till exempel, om ett företag underlåter att betala företagsfranchise-skatter för ett visst år, kommer vårt kontor att annullera företagets licens efter att Ohio Department of Taxation meddelar oss om skattebrottet från. Statssekreteraren är dock skyldig att ”behålla” den annullerade enhetens namn i ett år från annulleringsdatumet för att ge enheten en chans att återupprätta (dvs. betala tillbaka skatter och återgå till god status) med hjälp av sitt befintliga företagsnamn. Nya företagsnamn måste alltså kunna särskiljas i registren från tidigare registrerade företagsnamn som är i ”vänteläge” under en period av ett år. Om det avregistrerade företaget inte återinträder inom ett år blir namnet återigen tillgängligt för registrering.
Observera att ett annullerat företag (eller annan annullerad enhet) saknar behörighet att bedriva verksamhet och därför inte kan ge sitt samtycke till användningen av ett konfliktfyllt namn. Om ditt föreslagna företagsnamn står i konflikt med ett namn i ”hold”-status kanske du vill registrera ett annat namn eller vänta för att se om namnet blir tillgängligt ett år efter annulleringsdatumet.
Allmänna riktlinjer för namntillgänglighet
Ohioos statssekreterare avgör i allmänhet om ett namn kan särskiljas i registren, men Ohio Revised Code innehåller följande särskilda regler för namntillgänglighet:
- Användning av interpunktion, sammandragningar eller förkortningar särskiljer inte ett namn från ett annat.
- ”Knight and Day” kan inte särskiljas från ”Knight & Day.”
- ”Hill Supermarket” kan inte särskiljas från Hill’s Supermarket.”
- ”P.L.A.Y.”, Inc.” kan inte särskiljas från Play, Inc.
- ”Barnstormers” kan inte särskiljas från ”Barn-Stormers.”
- ”Do Not Stop, Inc.” kan inte särskiljas från ”Don’t Stop, Co.”
- ”Mister Coffee, LLC” skiljer sig inte från ”Mr Coffee, Ltd.”
- Användningen av en artikel, såsom The, A eller An, eller en konjunktion, såsom And, But eller Or, skiljer inte ett namn från ett annat.
- ”The Big Company” kan inte särskiljas från ”A Big Company.”
- Användningen av ett eller flera ord som betecknar den typ av affärsenhet som namnet är förknippat med, till exempel ”Company”, ”Corporation”, ”LP” eller ”Limited Liability Company”, gör inte att namnet kan särskiljas från ett annat.
- ”Barnstormers Ltd.” kan inte särskiljas från ”Barnstormers Co.”
- ”Carpet, Inc.” kan särskiljas från ”Carpet Corps, Ltd.
- ”Hometown Bakery, LLC” kan inte särskiljas från ”Hometown Bakeries, Inc.”
Inom de uttryckliga regler som anges i Ohio Revised Code tillämpar Ohio Secretary of State följande regler för att avgöra om ett föreslaget företagsnamn kan särskiljas i registren:
- Nummer inom ett namn kan användas för att särskilja ett namn från ett annat om numret är formaterat på olika sätt i varje namn.
- ”Roman Investments II” kan särskiljas från ”Roman Investments 2” och ”Roman Investments Two.”
- Att lägga till bokstäver i ett namn gör i allmänhet att ett namn kan särskiljas från ett annat.
- ”A Plumbing” kan särskiljas från ”AA Plumbing”.
- ”ABC” kan särskiljas från ”AABC”, ”ABBC”, ”ABCC”, ”ABCD” och ”AABBCC.”
- ”Energy First” kan särskiljas från ”First Energy.”
- ”Quickie Mart” kan särskiljas från ”Kwikee Mart” eller ”Kwik-E-Mart.”
- ”Computer Tech” kan särskiljas från ”Computer Tec.”
- ”800-OPERATOR” kan särskiljas från ”800-OPERATER”.
- Om samma grundord används kan namnen ändå anses kunna särskiljas.
- ”Sam’s Cleaners” kan särskiljas från ”Sam’s Cleaning.”
- ”Cleatus the Trucker” kan särskiljas från ”Cleatus’s Trucking.”
Förländska språk
Namn på utländska språk kommer inte att stå i konflikt med deras engelska översättning. Till exempel betyder ”La Fleur” ”The Flower” när det översätts till engelska. La Fleur står dock inte i konflikt med ett tidigare registrerat företag som heter ”The Flower”.”
Oacceptabla ord
Om ett namn innehåller svordomar eller ord eller fraser som allmänt anses vara en skymf mot en etnisk grupp, religion, kön eller ärftlighet anses det vara oacceptabelt.
Regeringsanknytning
Ohio Revised Code förbjuder registrering av ett namn som felaktigt eller olämpligt antyder att företaget är anknutet till ett statligt organ. Till exempel är ”I.R.S.” inte ett godtagbart namn för ett företag som inte är anslutet till Internal Revenue Service.
Enhetsspecifika regler
Vissa typer av affärsenheter är föremål för reglering av andra statliga myndigheter eller specifika namnkrav och/eller begränsningar. Nedan följer en kort sammanfattning av dessa krav.
Banker och truster
Ett företagsnamn får inte innehålla något av följande ord utan förhandsgodkännande från superintendent of financial institutions: bank, bankir, banking eller trust, eller ord med liknande innebörd på något annat språk. Detta gäller även för företag som inte bedriver bank- eller trustverksamhet. Exempelvis måste namnet West Bank Condominiums för ett företag som utvecklar bostadsrätter godkännas av Superintendent of Financial Institutions innan det kan registreras hos statssekreteraren.
Försäkringsbyråer
Alla försäkringsbyråer, oavsett om de är inhemska eller utländska, måste registreras hos Ohio Secretary of State Office. Inhemska försäkringsbyråer måste registrera sig hos vårt kontor innan de kan få en försäkringslicens från Ohio Department of Insurance. Utländska försäkringsbyråer måste registrera sig hos oss innan de får bedriva verksamhet i delstaten Ohio. En ensamföretagare som driver en försäkringsbyrå under ett fiktivt (eller antaget) namn som inte är eller kan registreras som handelsnamn måste registrera det fiktiva/antagna namnet hos statssekreteraren.
Kooperativ
Namnet på ett kooperativ som bildats enligt kapitel 1729 i Ohio Revised Code måste innehålla ordet eller förkortningen: ”cooperative”, ”coop”, ”co-operative”, ”co-op”, ”association”, ”assn.”, ”company”, ”co.”, ”incorporated”, ”inc.”, ”corporation” eller ”corp.”. Dessutom får ingen affärsenhet använda ordet eller förkortningen ”cooperative”, ”coop”, ”co-operative” eller ”co-op” som en del av sitt företagsnamn, såvida den inte (1) är organiserad enligt kapitel 1729, (2) är organiserad och bedriver kooperativ verksamhet enligt kapitel 1702, (3) är organiserad och bedriver verksamhet i enlighet med de kooperativa lagarna i en annan delstat, District of Columbia eller Förenta staterna, eller (4) är en statlig eller federalt chartrad credit union.
Juridiska yrkessammanslutningar
Juridiska yrkessammanslutningar eller juridiska kliniker som bildar ett professionellt bolag enligt kapitel 1785 i Ohio Revised Code måste följa särskilda riktlinjer för namn som anges i Ohio Supreme Court Rule III. Namnet på en juridisk yrkesförening eller juridisk klinik måste (1) sluta med ”Co., Lpa” eller (2) använda orden ”A Legal Professional Association” direkt under namnet.
Namnsreservationer och -överföringar
Lagen i Ohio tillåter ett inhemskt eller utländskt företag att reservera ett företagsnamn innan det faktiskt registrerar företaget och erhåller en licens. Att reservera ett namn hindrar ett annat företag från att registrera samma namn medan du beslutar om och när du ska registrera dig för en företagslicens. En reservation av ett inhemskt eller utländskt namn är giltig i 180 dagar från ansökningsdagen.
Ett namn kan inte reserveras om det inte kan särskiljas från tidigare registrerade eller reserverade företagsnamn. När ett namn väl är reserverat måste nya företagsnamn dessutom kunna särskiljas från det reserverade namnet i registren (utöver alla tidigare registrerade företagsnamn som redan diskuterats).
Registreraren av en namnreservation kan inte ge samtycke till att ett annat företag registrerar ett oskiljaktigt företagsnamn. Namnsreservationen kan dock överföras från den ursprungliga registranten till en annan. För att överföra en namnreservation från en registrant till en annan kan du använda formuläret ”Name Registration Update” (uppdatering av namnregistrering).
Observera att om ett namn reserveras av en advokat, en advokatbyrå eller ett tjänsteföretag för en klients räkning, behöver namnet inte överföras till klienten före den slutliga registreringen.
Handelsnamn
Ohio lag förbjuder registrering av ett handelsnamn som ”indikerar eller antyder att den sökande är bolagiserat” när den sökande inte är bolagiserat. Se Ohio Revised Code Section 1329.02. Med andra ord kan en ensamföretagare som driver företaget ”Bob’s Fish Market” inte registrera handelsnamnet ”Bob’s Fish Market, Inc.” eftersom företaget inte är registrerat.
Alla handelsnamn måste kunna särskiljas från tidigare registrerade varumärken, servicemärken och andra företagsnamn.
Trafikmärken och servicemärken
Trafikmärken och servicemärken registreras utan hänsyn till andra företagsnamn som redan finns i registret hos Secretary of State’s office. Med andra ord krävs det inte att de ska kunna särskiljas från befintliga företagsnamn i registren.
Accepterade tecken
Följande lista representerar de acceptabla tecknen för användning i företagsfilerna.
- Bokstäver i det engelska/amerikanska alfabetet
- Arabiska siffror (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 0)
- Romerska siffror (I, II, IV, V, X, C osv.).)
- Symboler (!, @, #, $, %, &, *, (,), -, +, =, ”, ’)