Hur man får IATA-ackreditering för en resebyrå: Alternativ och åtgärder

Lästid: 10 minuter

Alla branscher har sin egen tillsynsmyndighet – en myndighet som fastställer standarder och förbättrar samarbetet inom branschen. Flygbranschen är inget undantag.

IATA står för International Air Transport Association. Dess huvudsyfte är att reglera distributionsrelaterad verksamhet för flygbolag och kommersiell luftfart. Dessa verksamheter omfattar prisberäkningar, intäktsfördelning och bagageregler.

Men hur hänger IATA och resebyråer ihop? Varför måste reseföretag som utfärdar flygbiljetter vara IATA-ackrediterade? Vilka är alternativen för företag av olika storlek och hur sker IATA-ackrediteringen? Låt oss utforska möjligheterna.

IATA och resebyråer

I dag bestämmer IATA vem som ska distribuera flygreseprodukter och hur de ska gå tillväga. Den övervakar reseföretagen genom att föreslå standarder. IATA-koder används till exempel överallt där resande och luftfart möts. Tänk på flygbolagsbeteckningar för bokning, biljettförsäljning, schemaläggning och dokumentation, en prefixkod för att klassificera passagerare och gods, en kod för utfärdande av bagageetiketter för att förenkla bagagehanteringen och en lokaliseringskod för att underlätta pakethanteringen. Dessa koder är till och med relevanta för de flygbolag som inte har undertecknat ett avtal med IATA.

Under 1920-talet, när de svampande resebyråerna började distribuera flygbiljetter, fungerade de som clearinghus eller mellanhänder mellan resenärer och flygbolag. Förutom att sprida kuponger ansvarade resebyråerna för smidiga penningtransaktioner. När IATA uppstod 1945 tog man över dessa processer och blev en medlare mellan resebyråer och flygbolag.

Det var så IATA-ackrediteringen infördes. Den finns till för att skydda flygbolagen och övervaka intäktsflödet. Så för att få tillgång till flygbolagens inventarier ska en resebyrå genomgå en kontroll av IATA. I det här fallet behöver ett flygbolag inte kontrollera en resebyrå på nytt varje gång en agent ansluter sig till flygbolagets bokningssystem. Om en distributör är IATA-ackrediterad är den en pålitlig partner.

Ovanpå detta behandlar IATA alla försäljningsrapporter mellan ett flygbolag och en resebyrå genom sin Bill and Settlement Plan (BSP) – ett system som skapats för att effektivisera försäljnings-, rapporterings- och överföringsverksamheten för IATA-ackrediterade resebyråer.

Om du vill göra en djupare djupdykning i IATA:s historia och hur det fungerar i dag, se vår video.

Vad IATA kan ge resebyråer

Detta sagt, låt oss redogöra för de viktigaste fördelarna som IATA ger sina ackrediterade agenter.

Flygbiljetter

Som IATA-certifierade kan resebyråer utfärda flygbiljetter för flygbolagens räkning, vilket ger ökad pålitlighet ur kundernas synvinkel. Detta är den främsta fördelen som eliminerar behovet av andra mellanhänder, förenklar bokningsprocesserna och sänker kostnaderna för både agenter och flygbolag.

Industrins erkännande

IATA-certifierade agenter måste förbinda sig att följa branschens etiska koder och uppfylla allmänna standarder för branschens förfaranden. Att arbeta som IATA-agent innebär också att IATA:s logotyp och varumärke ska finnas med i resebyråernas lokaler och på deras webbplatser. Alla dessa faktorer tillsammans förbättrar resebyråernas image hos allmänheten och ger dem en hög tillförlitlighetspoäng.

Trovärdighet

Som vi nämnde verifierar IATA grundligt en resebyrås affärsverksamhet, dess intäkter och det årliga flödet av kunder. När ett företag väl är i besittning av denna godkännandestämpel granskas det inte längre av ett flygbolag eller en leverantör av en hotellkedja. Leverantörer och resebyråer kan därför kommunicera direkt. Detta förenklar avsevärt förfarandena för bokning, bekräftelse och betalningshantering och eliminerar extra ansträngningar för båda sidor.

Access to financial control

Access to almost 300 airlines opens up a gateway to a wide range of options to choose from. Bill and Settlement Plan gör det möjligt för agenterna att se fördelningen av flygresor i realtid. Utöver detta, med en rabatt på varje såld biljett, kan varje IATA-ackrediterad agent hantera sitt eget påslag, tjäna en rimlig provision eller sälja biljetter på särskilda villkor, vilket lockar ännu fler kunder.

Nu ska vi ta reda på vilka ackrediteringsalternativ som finns tillgängliga för resebyråer av olika typer och storlekar, och även för egenanställda agenter.

Tabellen visar ackrediteringsmöjligheterna för resebyråer och solooperatörer

Full IATA-ackreditering

Det fullständiga IATA-ackrediteringspaketet är för resebyråer över hela världen som stödjer utfärdande av flygbiljetter på uppdrag av leverantörer. Dessutom introducerar IATA:s agentnummer reseföretaget till andra IATA-flygbolagsmedlemmar med ett enda försäljningsagentavtal och ger tillgång till IATA:s Billing and Settlement Plan (BSP). BSP är ett gränssnitt för fakturering och betalning mellan agenten, flygbolagen och transportleverantörerna.

Den fullständiga ackrediteringen innebär också att agenten följer standardiserade etiska regler och uppförandekoder.

För att få den måste du lämna in en hög med dokument och hoppa igenom några hinder. Låt oss ta en titt.

1. Lär dig mer om grunderna. Läs igenom handboken för resebyråer. Det är en genomtänkt guide för IATA-medlemmar och sökande. Här upptäcker du allmänna standarder, regler och bestämmelser som gäller över hela världen. Undersök också de lokala kriterierna som är anpassade till varje land individuellt.

För att ansöka om ett IATA-nummer ska du förbereda dessa dokument i följande ordning:

1. Bevis på allmän affärsverksamhet. Om du är en filialoperatör bör dokumenten innehålla timmar för dedikerade tjänster eller en kopia av avtalet om att fungera som sådan. Du kan till exempel bifoga handlingar om att du erbjuder en viss typ av turer. Samma sak gäller för solooperatörer.
2. Bevis på dina kvalifikationer. Oavsett om du har flera agenter eller om du är en solooperatör måste du bifoga en företagslicens eller kopior av eventuella certifieringar, t.ex. agentutbildningskurser. Här måste du ange att dina agenter uppfyller yrkeskriterierna, enligt lokala affärsstandarder.
3. Bekräftelse på tidigare erfarenhet som resebyrå. Om du tidigare har samarbetat med en IATA-ackrediterad agent eller ett IATA-ackrediterat flygbolag ska du bifoga detta register i dina handlingar. Bifoga om möjligt ett rekommendationsbrev från det företaget eller dokumentation om anställning. Dokument som visar att du har grundläggande kunskaper om flygbolag och biljettförsäljning kan också bifogas.
5. Bevis på ekonomisk bärkraft. Bifoga kopior av alla reseföretagsrelaterade banktransaktioner för det senaste året. Bifoga dokumentation om lån eller försäkringar om du har sådana. Alla dessa handlingar bör placeras i kronologisk ordning. Detaljerade bankkontoutdrag med insättningar och uttag för föregående räkenskapsår krävs också.

Vänligen observera att alla dokument ska överensstämma med de lokala kriterierna för ditt land som anges i TAH (Travel Agent’s Handbook).

1. Var beredd på att skaffa dig en borgen. Om dina räkenskaper visar att dina nuvarande tillgångar är lägre än dina skulder kan du bli tvungen att skaffa en borgen på minst 50 000 dollar för att försäkra din ekonomiska trovärdighet.
2. Registrera dig på kundsupportportalen. Använd registreringssidan och fortsätt med registreringsprocessen. Du måste lämna personlig kontaktinformation och skapa ett lösenord.
3. Ladda ner ansökningspaketet. Ackrediteringspaketet innehåller stegvisa instruktioner om ansökan, dokument och brev som krävs.
5. Lämna in IATA-ansökningsformuläret. Fyll i ansökan och skicka in den tillsammans med dokumenten via kundportalen. Inkludera rekommendationsbreven och följ instruktionerna för formuläret.
6. Betala registreringsavgiften och vänta. När ansökan har mottagits och behandlats av IATA kommer de att kontakta dig för nästa steg och bekräfta registreringsavgiften. Vanligtvis tar övervägandeperioden 2 veckor. För egenföretagare är avgiften 165 dollar, medan fullständiga resebyråer eller affärsresebyråer regelbundet måste betala 360 dollar.

Travel industry designator services (TIDS) – bokning utan flygbiljetter

Detta alternativ föreslås för mellanhänder inom reseförsäljning, t.ex. resemötesplanerare eller resebyråer som inte planerar att göra flygbiljetter. Travel Industry Designator Service (TIDS) är en individuell kod som gör att bokningar kan kännas igen av flygbolag, kryssningsrederier, hotellkedjor, biluthyrningsföretag, järnvägsleverantörer och andra reseleverantörer. Även om TIDS inte ger möjlighet att utfärda biljetter ger den ändå tillgång till leverantörer bland flygbolag, järnvägsföretag, kryssningsbolag, biluthyrningsföretag, hotellkedjor och nöjesparker. Dessutom påskyndar det bokningshanteringen och gör din reseverksamhet synlig via tillägg till alla IATA:s globala dataprodukter.

Apparaten för TIDS kräver också en uppsättning dokument och en rad steg.

1. Förbered ett statligt utfärdat tillstånd för resebyråer (i förekommande fall) eller en kopia av en företagsregistrering.
2. Ge bevis för att det finns ett bankkonto i företagets namn.
4. Presentera ett bevis på medlemskap i National Travel Agent Association om du redan har ett sådant.
5. Om du inte är medlem i National Travel Agent Association, lämna in ett av följande rekommendationsunderlag:

• Ett rekommendationsbrev från ett IATA-flygbolag eller ett globalt distributionssystem (GDS) eller
• Två rekommendationsbrev från leverantörer inom rese- och turistindustrin, t.ex. hotellkedjor, biluthyrningsföretag eller andra representanter för nöjesbranschen.

Breven ska tillhandahållas på den rekommenderande partens brevpapper. Vid behov hänvisas till ett exempel på ett rekommendationsbrev. För att kontrollera om du har allt som krävs kan du konsultera ansökningskraven.

5. Registrera dig på kundsupportportalen. Använd registreringssidan för att lämna personliga kontaktuppgifter och skapa ett lösenord.

6. Lämna in ansökningsformuläret för TIDS. Fyll i TIDS-ansökningsformuläret och skicka in det tillsammans med dokument via kundportalen, inklusive rekommendationsbreven, enligt instruktionerna i formuläret.

7. Betala en registreringsavgift och vänta. När du har skickat in din TIDS ansökan och betalat registreringsavgiften enligt instruktionerna i TIDS ansökningsformuläret kommer din TIDS-kod att upprättas inom ett par veckor efter det att betalningen har godkänts.

IATAN – komplett paket för endast USA-baserade reseföretag

IATAN står för International Airlines Travel Agent Network. I princip är det identiskt med det som IATA tillhandahåller, men det används endast för USA-baserade reseföretag. Det gör det möjligt för alla reseföretag eller representanter att utfärda flygbiljetter. Skillnaden handlar endast om reseföretagets USA-baserade lokalisering och en fördefinierad uppsättning dokument. IATAN fungerar för alla amerikanska reseföretag med över 2 års erfarenhet.

För att ansöka om ett IATAN-nummer ska du kontrollera följande dokument och förfaranden:

1. Tillhandahålla ARC-godkännande (Airline Reporting Corporation). I USA behandlas alla betalningstransaktioner från biljettförsäljning via ARC. I princip liknar dess funktion IATA:s BSP.
3. Lämna bevis på en aktuell affärslicens. Den ska visa enhetens juridiska namn och ange att företaget är ”aktivt” eller ”i gott skick” i delstaten, länet eller staden.
4. Lämna in ett bevis på ägande och juridisk form av företagssammanslutningen. Observera att olika ägarformer kräver olika företagslicenser och avtal. Mer detaljerad information finns i Accreditation Kit.
5. Inkludera bevis på Seller of Travel Registration för delstaterna Kalifornien, Florida, Hawaii, Iowa och Washington.
6. Lämna bevis på två års erfarenhet för QMP/QTA (Managerial Qualifier och Ticketing Qualifier). Här krävs dokumenterade bevis på din erfarenhet av reseverksamhet. Det kan handla om rekommendationsbrev från dina tidigare arbetsgivare eller partners, leverantörer inom resebranschen eller certifieringar som visar att du är expert inom resebranschen.

För att ta del av en fullständig lista över giltiga dokument och certifieringar hänvisar vi till avsnittet om krav i ackrediteringsutrustningen.

6. Ladda ner ansökningsutrustningen. Besök IATAN:s ackrediteringssida och ladda ner ett paket med dokument som du måste fylla i och skicka in.

7. Skicka in dokumenten. När du har fyllt i och notariellt bestyrkt alla dokument och lagt till dem i bevisen för affärsverksamheten skickar du alla dokumenten direkt till IATAN:s inlämningsmejl.

8. Betala registreringsavgiften online och vänta. När alla ansökningshandlingar har tagits emot och behandlats av IATAN får du instruktioner om registreringsavgifter via e-post. Den genomsnittliga tiden för behandling av ansökan är 30 dagar.

IATAN Non-ticketing ackreditering

IATAN Non-ticketing är det lämpligaste alternativet för alla USA-baserade resebyråer, inklusive hemmabaserade, butiksbaserade, mötesplanerande enheter eller företags reseavdelningar. Det kräver över två års erfarenhet i branschen. I grund och botten liknar möjligheterna det som TIDS erbjuder, vilket innebär att du inte kommer att kunna utfärda biljetter för ett flygbolags räkning, men att du ändå får tillgång till deras inventarier.

För att få en IATAN-ackreditering för icke-biljettförsäljning måste resebyrån förbereda följande dokument:

1. Visa dina ekonomiska riktmärken. Här varierar dokumentpaketet beroende på typ och storlek av företag: för hemmabaserade och nya företag, för enheter för reseföretag eller mötesplanerare och för företags reseavdelningar. Det kan röra sig om ett bokslut eller en kostnadsredovisning för företaget, föregående års inkomstskattedeklaration (för långsiktiga företag), försäljningsrapporter från leverantörer inom resebranschen eller brev från leverantörer inom resebranschen som anger försäljningsvolymen.

Den mest kompletta informationen finns i ansökningskitet i motsvarande avsnitt för Icke-biljetter.

2. Lämna in ett bevis på att du är försäkrad mot fel och försummelser eller att du är försäkrad mot yrkesmässigt skadeståndsansvar. Bifoga en kopia av en giltig försäkring eller ett undantag för fel och försummelser med bevis på två års erfarenhet för ägaren eller den lagliga företrädaren.

När du är redo följer du de steg som nämns i avsnittet om IATAN:s fullständiga ackreditering som vi beskrev ovan. För mer information kan du förlita dig på Accreditation Kit eller avsnittet IATAN FAQ.

IATA-ackrediteringsutmaningar att se upp för

Som många andra branschregler har IATA sina egna nackdelar att vara medveten om.

Tids- och resurskrävande

Ansökan, insamlandet av dokument och väntan på godkännande tar vanligtvis månader. Och det kräver mycket pappersarbete. Förutom att fylla i ansökningshandlingarna måste en resebyrå eller en enskild agent vanligtvis samla in verksamhetstillstånd, försäkringshandlingar, skatteformulär, kontoutdrag och till och med foton av platsen. Utöver detta måste en resebyrå eller ägare kontrollera sina årliga och månatliga intäkter för att uppfylla IATA:s finansiella standarder. Och sedan måste du vara garanterad för minst 50 000 US-dollar (för två års verksamhet eller mindre) eller ett belopp som beräknas täcka det riskbelopp som anges i TAH. Det finns ytterligare hinder för att bli ackrediterad av IATA.

Kräver årliga granskningar

Även när en agent eller en byrå är ackrediterad slutar inte IATA:s kontroll. Saken är den att IATA genomför interimistiska årliga ekonomiska granskningar. Detta innebär att alla agenter måste lämna in sina reviderade räkenskaper senast fyra månader efter varje räkenskapsårs slut, eller enligt lagens krav, under de två första ackrediteringsåren för att utvärderas enligt finansiella kriterier. IATA har för övrigt också utarbetat lokala utvärderingskriterier för varje land. Alla agenter måste uppvisa ett dokument om ekonomisk säkerhet under de två första åren som agent. Det måste uppfylla avsnitt 4 i resolution 800f. Om IATA märker ekonomisk instabilitet under den finansiella utvärderingen inleds en försöksperiod för att bevisa finansiell och affärsmässig bärkraft.

Ingen garanti för försäljningsökning

Allt sagt och gjort, att vara IATA-ackrediterad garanterar inte en skyhög försäljning och intäktsökning. Även om det ger dig friheten att leka med din marginal är intäkterna inte direkt beroende av din ackreditering. Tyvärr kan alla ekonomiska krav och ansökningsrelaterade kostnader överstiga dina intäkter.

Om inte IATA-ackreditering, vad då?

Som du ser är ackreditering av IATA mycket tids- och arbetskrävande med många fallgropar.

Fakten är att inte alla researrangörer har resurserna eller viljan att genomgå ackrediteringsprocessen. Så hur kan du undvika detta förfarande men ändå sälja flygresor? Det finns flera sätt.

Koppla upp dig mot en konsolidator

Konsolidatorer är tredjepartsleverantörer av teknik som har dig i beredskap. Sådana lösningar tillhandahåller tjänster genom individuella förhandlingar, fast pris eller genom ett affiliateprogram och erbjuder tekniska integrationer på en nyckelfärdig basis. Förutom IATA-ackreditering omfattar dessa vanligtvis tjänster som anslutningar till tre viktiga GDS, API:er för resor, separat integrering av API:er för järnvägar och många fler.

Detta alternativ passar vanligtvis de byråer som har tillräckliga medel men saknar tid och intresse för att dyka djupt ner i ackrediteringsdetaljer.

Välj en värdbyrå

En värdbyrå är en blomstrande resebransch med stabila intäkter och ett kontinuerligt kundflöde. Vanligtvis är detta mogna aktörer med världsomspännande täckning.

På grund av sin väletablerade och långvariga närvaro på marknaden har stora resebyråer redan fått alla nödvändiga ackrediteringar, inklusive IATA, ARC (för USA) och CLIA (för kryssningar). Och mindre resebyråer kan använda värdbyråns ackrediteringsnummer.

Vid delning av IATA-nummer brukar båda sidor underteckna ett kontrakt på ömsesidigt överenskomna villkor. Att dela upp provisionen från biljettförsäljningen är det vanligaste.

Denna möjlighet är mest rimlig för små resebyråer eller egenföretagare som bara har börjat sin väg och saknar kapacitet, erfarenhet och resurser för att ta sig an hela ackrediteringsförfarandet.

Konsultera andra nischer

Ibland är det inte genomförbart att jaga stora volymer av reseförsäljning med flygbiljetter. Om en reseverksamhet ännu inte är väletablerad, eller om marknaden är mättad med erbjudanden som ditt, kan du fundera på att gå över till specifika segment.

Till exempel kan du bara sälja resor till specifika destinationer. Eller sälja resor utan att utfärda flygbiljetter. Här måste en företagare undersöka sin marknad, hitta en särskild nisch och noggrant planera ytterligare marknadsföringsaktiviteter. Ett genomtänkt planerat genomförande bör ge intäkter från olika distributionskanaler.