Headline. Det är ett kort, uppmärksammat uttalande som sammanfattar den nyhet du delar med dig av. Den bästa rubriken måste snabbt fånga läsarnas uppmärksamhet – du har ungefär tio sekunder på dig att övertyga dem om att fortsätta titta. Skriv ett kort, tydligt och begripligt intro. Den ska besvara frågan: Vad handlar brevet om? Du kan göra en rubrik först eller efter att hela e-postmeddelandet är klart (ibland är det lättare). Ett litet tips: För att göra rubriken riktigt spännande kan du använda nyckelord som presenteras i texten.
Ett exempel: Läs mer: ”Lär dig hur Explorer lanserar världens största meddelande i en flaska – konstruerat av vinnaren Koenigsegg”
Lead. Den information som koncentreras här bör avslöja tre punkter: Vad? Var? När? Sträva efter enkelhet – skriv korta meningar och ge journalisterna en tydlig beskrivning av vad ditt pressmeddelande handlar om. Redaktörerna har vanligtvis inte mycket tid att fördjupa sig i ditt brev. De får dussintals liknande meddelanden varje dag.
Hur skiljer du ditt meddelande från mängden? Försök att göra journalisternas liv enklare. Sätt huvudidén i inledningen genom att använda korrekta datum, fakta, platser och kontakter. På så sätt ökar du chansen att ditt e-postmeddelande uppmärksammas och slutligen publiceras.
Body. Det är en central del av ditt e-postmeddelande med pressmeddelande som består av en detaljerad förklaring av den information som presenterats ovan. Berika de ytterligare styckena med stödmaterial och viktiga detaljer (dvs. direkta citat, relevant bakgrundsinformation, statistik etc.).
Om det är svårt för dig att bestämma ett unikt tillvägagångssätt för att skriva kroppen, kan du använda någon universell mall för pressmeddelandet, t.ex. den som vi har presenterat i slutet av artikeln.
Företagets biografi. Öka journalisternas förtroende genom att ge dem tillförlitlig information om ditt företag: namn, område, prestationer, var huvudkontoret är beläget osv.
Kontaktinformation. Visa att du är en verklig person och att du är pålitlig. Sätt in ditt foto (om det är möjligt), din befattning, en länk till LinkedIn, e-post och telefonnummer för snabb uppringning.
Nu är det dags att gå igenom hela texten. Du måste kontrollera om du har skrivit den i klartext och om du har gett tillräckligt med information (eller för mycket).
För att göra detta ska du se till att ditt e-postmeddelande svarar på följande frågor:
- Vad är det du försöker tillkännage? (Vem är på väg att göra något eller har redan gjort det)
- Vad är evenemangets betydelse?
- När och var kommer det att äga rum eller har redan ägt rum?
- Vad är evenemangets format?
- Vem är inblandade? (kända marknadsaktörer, kändisar)
- Vad är ditt företags roll här? Om det inte är involverat i evenemanget utan bara sprider nyheter, notera det.
* Dessa punkter är relevanta för e-postmeddelanden med pressmeddelanden som tillkännager vissa företagsevenemang.
Anpassa dem om huvudtanken med ditt meddelande är tillkännagivandet av en annan typ av nyheter, t.ex. upprättandet av partnerskap, produktlansering eller att man får betydande prestationer och utmärkelser.