Det finns ingen som är i jobbsökarläge som inte har granskat en platsannons, tyckt att den passar bra och ansökt om den lediga tjänsten. Ni har telefonintervjuer, kanske träffas personligen och kanske till och med kommer tillbaka för ytterligare rundor. Och sedan väntar man. Och väntar. Och veckor (om inte längre) senare dyker ett generiskt avslagsbrev upp i din inkorg.
Du har lagt ner mycket tid och möda på processen, men med ett kortfattat, opersonligt svar känner du att du inte har blivit respektfullt behandlad och går därifrån med en negativ bild av företaget.
Var inte det företaget! Det finns ingen anledning att behandla kandidater som är intresserade av er organisation som om ni inte kunde bry er, efter att de har engagerat sig och spenderat tid med er. Kom ihåg att varje interaktion du gör i ditt rekryteringsarbete och din anställningsprocess har en direkt inverkan, positivt eller negativt, på ditt arbetsgivarvarumärke – oavsett om du ger ett jobberbjudande till den kandidaten eller inte. Att ge en positiv kandidatupplevelse är avgörande.
Om du har ett aktivt rekryteringsprogram och ett HR-team och kommer att anställa i framtiden, är det sista du vill göra att vidta åtgärder som kommer att försämra ditt företags rykte i ögonen på framtida arbetskandidater. Att svara opersonligt på arbetssökande i intervjuprocessen är ett av de vanligaste sätten att skada ditt arbetsgivarvarumärke.
Det goda är att om det görs på rätt sätt kan det vara ett av de enklaste sätten att hjälpa till att bygga upp ditt arbetsgivarvarumärke. För att visa hur, vill jag dela med mig av några bästa metoder som vi har lärt oss genom att arbeta med alla våra kunder med de bästa rekryteringsprogrammen i klassen, samt våra egna erfarenheter av att bygga upp en snabbväxande startup inom området för rekryteringsprogram.
Är du också intresserad av att förbättra din kandidatupplevelse? Ladda ner vår guide för att få en överblick.
Vad jobbkandidater vill ha – och bör förvänta sig
Det är inte så komplicerat. Alla förväntar sig inte att bli anställda. Jobbsökar- och intervjuprocessen är ofta ett spel med siffror, eller så blir man inte anställd på grund av att erfarenheten inte stämmer överens, att man saknar färdigheter eller att man inte passar in. Det vet du. Och kandidaterna vet det. Men när de blir avvisade av rekryterare vill kandidaterna helt enkelt förstå varför de inte passade, särskilt efter många diskussioner, och de vill ha det ännu mer ju längre processen är.
Det är en naturlig och inte alls, en orealistisk förväntan. Sätt dig i deras skor. När du blir avvisad, oavsett anledning, kan en förståelse för varför hjälpa dig att bättre förstå vad du kan göra annorlunda framöver. Viktigt är att det kan sätta ditt företag i gott ljus och skilja sig från andra företag där ute.
Bästa praxis när du avvisar kandidater
Här finns ett antal element att tänka på när du skriver ett avvisningsbrev till arbetskandidater som du avvisar.
-
Det viktigaste är att se till att du svarar på varje enskild sökande som söker din tjänst. För dem som du aldrig har pratat med och som inte klarar din första screening är det okej för dina rekryterare att skicka ett kort, icke-personaliserat ”nej tack”-mejl. Även om det är så lätt (för lätt?) att ansöka nuförtiden krävs det inte så mycket ansträngning för att se till att du svarar på alla som kontaktar dig, särskilt om du har ett system för spårning av sökande som automatiserar många av de återkommande arbetsflödena och processerna för rekrytering. - För alla som du har haft en konversation med (dvs. bortom en första genomgång av CV:n där du har haft en första telefonundersökning), använd inte ett generiskt brev från en mall för avslagsbrev. Detta är en fråga som jag känner mycket starkt för. Om du har haft mer än fem minuters samtal med någon bör du kortfattat kunna ange varför kandidaten inte har gått vidare till nästa omgång. Genom att lägga till ens en punkt som hänvisar till er konversation från intervjuprocessen ger du en grundläggande motivering till ditt beslut som rör hennes egen kandidatur.
- Använd en gemensam struktur för varje avslagsmail så att du inte behöver uppfinna något från grunden varje gång:
- Tacka den sökande för att hon tog sig tid att prata med dig (kom ihåg att hon har lagt ner tid på att förbereda sig för ditt samtal, oavsett hur kortfattat eller ”standardiserat” det är från din sida).
- Var tydlig med att hon inte längre kommer att övervägas för tjänsten så att det inte finns några tvivel eller förvirring.
- Var så specifik som möjligt, med hänvisning till hennes bakgrund och erfarenhet, när det gäller varför du avböjer (”vi letar efter någon som har mer erfarenhet av front end-programmering… eller av ledning och övervakning… eller av försäljning till myndigheter”). Var tydlig med vilka behov ditt företag har och var hon inte uppfyllde dem.
- Inkludera om du kan något positivt som kom upp under samtalet (”din portfölj var ganska imponerande” eller ”det är tydligt att du har ett starkt grepp om marknadsföring i sociala medier”).
- Om du gillade kandidaten och skulle kunna vara intresserad av henne för en annan roll i framtiden, fråga om det är okej att ta kontakt när det är lämpligt (undvik ”vi sparar det” som i bästa fall framstår som värdelöst). Att visa ett sådant intresse visar att det verkligen handlade om en specifik plats och att det finns en god vilja gentemot företaget – perfekt för när ni har rätt plats för kandidaten i framtiden.
- Ju djupare in i rekryterings- och anställningsprocessen någon går, desto mer ”skyldig” är du dem en faktisk specifik motivering för ditt beslut. Särskilt om någon har haft ett antal personliga intervjuer, eller ännu mer, har utfört någon typ av uppgift åt dig som en del av utvärderingen, finns det ingen ursäkt för att inte tillhandahålla en viss nivå av personlig anpassning. Kandidaten tog tid på sig att förbereda sig, samarbeta med er rekryterare, resa till ert kontor, eventuellt boka om andra åtaganden eller förpliktelser osv. De får potentiellt dåliga nyheter nu; visa respekt för hennes ansträngningar och uppskatta hennes intresse för ditt företag.
Exempel på rätt sätt att skriva ett avslagsmail till en kandidat
Som vi har betonat här, är vi inga fans av generiska mallar för avslagsmail som bara ser ut så. Du bör ha en standardstruktur som beskrivs ovan, men den bör anpassas till kandidaten och den specifika rollen. Dessa brev bör skickas av rekryteraren eller den anställande chefen, beroende på hur långt kandidaten kommit i intervjuprocessen.
Till exempel finns här ett exempel på ett avslagsbrev som sannolikt kommer att få ett mycket bättre mottagande än det typiska konserverade tillvägagångssättet:
Kära Alex:
Vi uppskattar alla mycket den tid och de ansträngningar som du har gjort under de senaste veckorna för att söka vår tjänst som Sr. Marketing Manager. Men efter en noggrann utvärdering av de specifika behov vi har och de färdigheter vi ser som mest lämpade för att lyckas i rollen, har vi beslutat att gå vidare med en annan kandidat.
Teamet och jag tyckte att du var särskilt stark när det gällde att utveckla övertygande, välskrivet innehåll, som e-boken och blogginläggen du delade med dig av, samt på demand gen-sidan. Men för den här rollen vill vi ha någon med djupare erfarenhet på produktmarknadsföringssidan, särskilt med viss teknisk exponering för vår sektor och målgrupp.
Som jag delade med mig av är vi ganska optimistiska när det gäller vår tillväxtbana och om saker och ting går som planerat förväntar jag mig en fortsatt tillväxt i vårt marknadsföringsteam, med nya roller där din bakgrund skulle kunna passa bättre för våra behov. Om det är okej, och tidpunkten är rätt för dig, skulle jag vilja kunna ta kontakt med dig i framtiden om nya, mer tillämpliga möjligheter uppstår.
Tack än en gång för ditt intresse.
Ett brev som detta kan ta lite mer tid och lite eftertanke, men det är väl värt besväret!
Hyrningsavtal om rättigheter
På Comeet har vi en egen uppsättning policyer, som jag har myntat som vårt anställningsavtal om rättigheter. Det är vad vi har infört i praktiken för att ge våra egna rekryteringsrutiner en extra skjuts och som bygger på att behandla kandidater väl. Jag kommer att utveckla vad detta är i framtiden, men en särskild praxis som jag personligen följer är att ringa alla som jag har talat med om att gå med i Comeet, särskilt om det var personligen. Även om jag inte kan göra detta för varje enskild sökande gör jag mitt bästa för att göra detta personliga uppsökande arbete för de flesta kandidater.
Det kan vara svårt att sätta en hård ROI på dessa samtal, men jag vet att det hjälper till att skapa ett positivt intryck av vårt företag på marknaden. Jag har en hel del kandidater som har uttryckt sin tacksamhet och uppskattning för en sådan personlig touch, liksom överraskningen över att en företagsledare faktiskt skulle ta ett extra steg för att stänga loopen med dem så personligen och professionellt.
Varför är det viktigt att skriva ett personligt avslagsbrev?
Att göra ditt företag mer ”mänskligt” och respektfullt är aldrig en dålig praxis att följa. Men om du vill veta ”vad ligger det i det för mig?” så kommer det här…
Som jag nämnde tidigare är ett engagemang med sökande på ett mer personligt sätt ett idealiskt sätt att bygga, växa och skydda ditt arbetsgivarvarumärke. Sökande som behandlas väl är mycket mer benägna att rekommendera sina vänner och kontakter till din organisation. Jag känner till ett antal företag som har fått högkvalificerade sökande som hänvisats av andra kandidater som de hade gått vidare till. Att behandla dem du avvisar väl är ett av de viktigaste stegen för att leda till detta.
Och kom ihåg att de personer du överväger i många fall ingår i din målmarknad för ditt företags lösningar. Att behandla dem väl och inte avvisa dem är en utmärkt metod för att gå från att engagera dem med ditt arbetsgivarvarumärke till att engagera dem med ditt företagsvarumärke som en potentiell kund, eller till och med en hänvisare eller påverkare längre fram. Du vet aldrig hur ditt företag kan stöta på någon i framtiden. En sökande i dag kan vara en försäljningskandidat i morgon. Varför skulle du inte vilja lämna alla med ett positivt intryck av ditt företag?
Det kanske förvånar dig att det finns vissa ställen där du måste informera kandidaterna om deras status. I USA är det helt enkelt god sed att svara de sökande. Det är dock inte förvånande att många kandidater efter att ha ansökt aldrig hör av sig och antar att deras intresse har hamnat i ett svart hål. Alternativt finns det i vissa länder ett faktiskt juridiskt ansvar att låta kandidater få veta sin status var 60:e dag om de fortfarande är under övervägande.
Jag tror inte att vi behöver gå till den ytterligheten och alla de regler som det kan kräva. Att helt enkelt agera mänskligt, respektfullt och professionellt kan bidra till att förbättra rekryteringsprocessen och rekryteringsupplevelsen för alla.