Hur man skriver svar på e-postmeddelanden (med exempel)

Även om e-post är en avknoppning av brevskrivandet som kom med den digitala tidsåldern, är det många som inte behärskar att skriva brev, än mindre att skicka e-post. Detta är ändå inget problem eftersom skillnaden mellan ett e-postmeddelande och ett brev är precis som skillnaden mellan den automatiska växeln i en bil och den manuella växeln. Du behöver inte lära dig att köra en bil med manuellt växelsystem innan du kör en bil med automatiskt växelsystem. Men om du förstår det manuella växelsystemet kan du lätt förstå hur den automatiska växeln fungerar.

Så gör också förståelsen för brevskrivande det mycket enkelt att skicka e-post på ett professionellt sätt. När vi undersöker hur man skriver bekräftelser på e-postsvar kan vi därför ta hjälp av principerna för brevskrivning.

Som du förmodligen vet är de viktigaste skillnaderna mellan brev och e-post:

1. E-postmeddelanden behöver inte ha adresser ovanför e-postkroppen. Du kan läsa tips och exempel på hur man skriver och svarar på professionella e-postmeddelanden här.

2. E-postmeddelanden kräver mer genomarbetade signeringsuppgifter till skillnad från brev. Du kan läsa mer om avslutningar av e-postmeddelanden här.

3. E-postmeddelanden är kortare och enklare än brev. Du kan läsa tips för att skriva effektiva professionella e-postmeddelanden här.

Tips and Samples for Writing Acknowledgement Email Replies

Vi ställs oftast inför behovet av att bekräfta olika typer av e-postmeddelanden i näringslivet. Ofta anser yrkesverksamma och affärsmän att det är nödvändigt att även lägga till ytterligare information i de bekräftelse-e-postmeddelanden som de skickar. Som sådan tjänar bekräftelsemail numera en mycket tangerande roll i affärs- och yrkeskommunikation.

Tips for Writing Acknowledgement Email Replies

Här är vad du bör tänka på när du skriver bekräftelsemail:

1. Försök att förstärka överenskommelser eller se över avtalsvillkoren om du är i färd med att nå en överenskommelse.
2. Informera snabbt kunder och partner om att du har sett deras e-post så att de kan fortsätta med andra nödvändiga uppgifter.
3. Informera din kund eller partner om det kommer att ske någon ändring av avtalet, till exempel om deras beställning kommer att försenas med ett par dagar.

Exempel på e-postsvar för bekräftelse

Exemplen på e-postsvar för bekräftelse nedan är tänkta att fungera som en vägledning för att utforma bekräftelsemeddelanden för olika situationer.

1. E-postmeddelande som bekräftar en affärsbeställning

En kund har beställt din produkt, men du behöver mer information innan leverans eller du behöver vägleda kunden om vad han/hon ska göra härnäst.

Kära fru Kentura,

Tack för din beställning av två behållare med nitrocellulosaförtunning. Dina varor kommer att vara klara om sju (7) arbetsdagar och kommer att skickas om exakt åtta (8) arbetsdagar från och med nu.

Förut vill vi veta om du vill att vi ska inkludera våra souvenirer för dina kunder samt provprodukter från andra enheter. Du kan välja vilka provprodukter du vill få från katalogen som vi skickade tidigare.

Vår återvunna nitrocellulosaförtunning är gjord för att ge bästa resultat till mycket låg kostnad. Vi är övertygade om att dina kunder kommer att bli mycket nöjda med denna produkt.

Tack än en gång för din beställning. Vi ser fram emot att få dina bestämda instruktioner om att inkludera våra souvenirer och andra provprodukter.

Hälvlig hälsning,

Ayo Oyedotun

Head of Operations

Maraino Porelli Limited

2. E-postmeddelande med bekräftelse på registrering till en kurs

Någon har anmält sig till din kurs. Du vill tacka personen för registreringen och förklara lite mer detaljer om kursen.

Kära herr Beans,

Tack för din senaste registrering till vår grundkurs i ledarskap 2013. Detta e-postmeddelande bekräftar att vi har mottagit din anmälningsavgift och ditt formulär med biodata.

Kursen kommer att pågå i tre (3) veckor från måndag till fredag, med början den 3 juni 2013, och platsen kommer att vara Alpha Cathedral. Varje session kommer att pågå i två (2) timmar, och vi kommer att ha bara tre (3) sessioner varje dag. Alla registrerade förväntas alltså börja varje dag klockan 8.00 under de tre (3) veckorna av utbildningen. Besök vår webbplats – http://afrimash.com/- för ytterligare information.

Vi ser fram emot att träffa dig på Alpha Cathedral. Tveka inte att maila mig när som helst om du har några frågor.

Med hälsningar,

Ayo Oyedotun

Heas, Administration

Anthony Robbins Institute

3. E-postbekräftelse på jobbansökan

Topporganisationer brukar vanligtvis bekräfta mottagandet av e-postmeddelanden med jobbansökningar. Det här exemplet på e-postbekräftelse är för chefer och personalansvariga som vill bekräfta mottagandet av ansökningar från arbetssökande.

Kära fru Sharon,

Tack så mycket för att du ansöker om tjänsten som marknadsföringsansvarig på Breinswaitte Resources Limited. Jag kommer att granska din ansökan tillsammans med de andra som vi har fått in under de närmaste dagarna. If you are selected for the next phase of the recruitment process, you will be contacted for an interview session.

We appreciate your interest in our company and wish you the very best in this selection process.

Sincerely,

Ayo A. Oyedotun

Head of Human Resource

Factbook Inc.

Here’s a simpler acknowledgement:

Dear Ms. Sharon,

Thank you for your application for the position of a marketing officer in Breinswaitte Resources Limited (BRL).

We have received a lot of applications for this position and will be short-listing the qualified candidates by September 20. If you have not heard from us by then, please be free to mail me to inquire about the status of your application.

Thank you for your interest in BRL.

Best Wishes,

Ayo Oyedotun

Head, Human Capital Development

Breinswaitte Resources Limited

4. Enkelt svar på e-postbekräftelse

I väldigt många situationer kommer du att bli ombedd att bekräfta mottagandet av e-postmeddelanden där du har lite eller ingen information att tillägga. Vanligtvis vill avsändaren bara veta att du har sett mejlet och förväntar sig en enkel bekräftelse från dig.

Den här typen av mejl kan sluta med ”Vänligen bekräfta mottagandet av detta meddelande”, ”Vänligen bekräfta mottagandet av detta mejl” eller ”Vänligen bekräfta mottagandet av detta mejl”.

Enkla e-postbekräftelser för arbetssökande:

Kära Kentura,

Det här är för att bekräfta att jag har mottagit detta mejl. Återigen vill jag tacka dig för att du erbjuder mig en möjlighet att bli en del av din högt uppskattade arbetsstyrka.

Med vänliga hälsningar,

Ayo Oyedotun

Enkla e-postbekräftelse av en affärsbeställning

Kära herr Frank,

Det här är för att bekräfta att jag har sett ditt e-postmeddelande. Jag ser fram emot att få min försändelse nästa vecka som du lovade.

Hälsningar,

Ayo Oyedotun

Assistent, affärsutveckling

Marygold Inc.

Slutsats

Oavsett vilken typ av bekräftelsemejl du skickar, kom ihåg alla regler för att skriva e-postsvar. Se till att du kontrollerar din CC och reviderar ditt e-postämne, om det behövs, innan du trycker på skicka. Kontrollera också din avslutning och signering av e-postmeddelandet för att undvika onödiga fel.