Mobila appar för evenemang och konferenser har nu blivit en viktig del av evenemangsupplevelsen. I den här guiden kommer vi att utforska bästa praxis för evenemangsappar för 2020 och framåt.
En evenemangsapp gör det möjligt för deltagarna att mer effektivt nätverka, håller alla medvetna om de senaste uppdateringarna om evenemanget och viktigast av allt, ger en rik datamängd som evenemangsarrangörer kan dra insikter om. Med tanke på en evenemangsapps mångsidighet är det inte konstigt att 91 % av evenemangsarrangörerna uppgav att införandet av en konferensapp resulterade i en positiv ROI för evenemanget.
Och även om det är tydligt att mobila evenemangsappar är utbredda inom evenemangsbranschen kräver de ständiga förbättringarna av tekniken och det skiftande landskapet för mobilappar i allmänhet att arrangörerna håller sig uppdaterade om de senaste nyheterna och de bästa metoderna.
Denna guide kommer att täcka spektrumet av vad arrangörer behöver veta om evenemangsappen. Readers will learn the full range of event app capabilities and how they can best leverage them to achieve event success. To help you keep track of mobile events and conferences apps, we’ve put together this step by step guide:
- What is an Event App
- What is a Networking App
- Determine if you need an Event App or Networking App
- App Store Guidelines for White Label Apps
- White Label App vs Branded Universal Event App
- How a Mobile Conference App Enhances the Event Experience
- How to Increase Event App Adoption
- How to Leverage Event App Data
- Event App Data Security and Privacy
- What is an Event App?
- Vad är en nätverksapp?
- Detektera om du behöver en evenemangsapp för ditt nästa evenemang
- Riktlinjer för appbutiker för vitmärkta appar
- White Label Event App vs Branded Universal Event App
- Templated White Label Apps
- Branded Universal Apps
- Hur en mobilkonferens förbättrar evenemangsupplevelsen
- Nätverk
- En varumärkesbaserad upplevelse
- Polling och undersökningar
- Personaliserad agenda
- Sponsormöjligheter
- Hur man kan öka antagandet av evenemangsappar
- Formulera mervärdet
- Vänd deltagare till förespråkare
- Skapa en dedikerad e-postkampanj
- Utforma en strategi för sociala medier
- Hur man utnyttjar data från evenemangsappen
- Säkerhet och sekretess för data från evenemangsappar
- Opt-in-process
- Oförståeligt språk
- Sänd ett detaljerat e-postmeddelande med en sammanfattning av din policy
- Avsluta: De moderna apparna för evenemang och konferenser har möjlighet att ge deltagarna en intuitiv, sömlös och bekväm digital upplevelse som går hand i hand med en live-upplevelse. För att förbereda ditt evenemang så att det är mobilt redo finns här de viktigaste sakerna att tänka på: Detektera om en evenemangsapp eller en nätverksapp är rätt för ditt evenemang. Överväg om du ska använda en vitmärkesapp eller en varumärkesbaserad appupplevelse för din evenemangsapp. Förstå hur en evenemangsapp förbättrar deltagarnas och sponsorernas upplevelse. Öka antagandet av evenemangsappar genom att göra deltagarna till appförespråkare. Använda data från evenemangsappar på ett sätt som är förenligt med bestämmelser om data- och konsumentskydd.
What is an Event App?
An event app (otherwise known as a conference app) is a mobile application dedicated to enhancing the experience of attendees at a live event. Även om olika evenemangsappar erbjuder olika funktioner är de vanligaste funktionerna en digital evenemangsagenda, en-till-en-meddelanden, deltagarprofiler för nätverksforskning, talarprofiler, sponsorsidor och integrering av sociala medier.
Vad är en nätverksapp?
En nätverksapp skiljer sig något från mobila evenemangsoch konferensappar, eftersom de enbart fokuserar på nätverksbyggande vid evenemanget. Även om sådana appar tjänar ett mycket viktigt syfte erbjuder de flesta konferensappar idag en nätverksplattform utöver andra funktioner. Om du förstår evenemangsappen som en helhetslösning kan du se till att du drar full nytta av dess möjligheter.
Detektera om du behöver en evenemangsapp för ditt nästa evenemang
Nu när du förstår skillnaden mellan en evenemangs- och en nätverksapp är det viktigt att välja rätt mobilupplevelse för ditt evenemang. En nätverksapp är ett bra tillägg när man underlättar kontakten mellan deltagarna under evenemanget. En evenemangs- och konferensapp erbjuder en mer holistisk evenemangsupplevelse med ytterligare funktioner som en digital agenda, profiler och en-till-en-meddelanden. Ta en titt på vår checklista för att avgöra om en evenemangsapp är rätt för dig.
Kontrollista för evenemangsappar:
- Tillhörare är fler än 100
- Din evenemangstyp är en användarkonferens, ett toppmöte eller en roadshow, eller flaggskeppsevenemang
- Du får möjlighet att ansluta dig före evenemanget
- Evenemangets agenda innehåller flera sessioner och spår
- Evenemanget är ett endags- eller flerdagarsevenemang
- Det är viktigt med realtidsrapportering under evenemanget
- Du har tillräckligt med tid på dig för att marknadsföra din app före evenemanget
Om du kryssat av mer än ett par punkter i den här listan, kan det vara dags att se över appalternativen för evenemang och konferenser med din lösning för evenemangshantering.
”Vår mobilapp är den ljusfyr som folk använder när de är på plats. De kunde välja sessioner som de var intresserade av, ta reda på det aktuella flödet och saker och områden som var öppna under programmet.”
-Karen Merritt, LinkedIn
Riktlinjer för appbutiker för vitmärkta appar
Inom appbranschen är Apple och Android portvakterna. De regler som dessa leverantörer av mobila operativsystem fastställer för sina respektive mobilappbutiker kan sluta med att styra om en bransch – vilket nyligen var fallet med Apple.
På 2017 års Worldwide Developers Conference tillkännagav Apple en rad genomgripande ändringar av riktlinjerna. Under konferensen meddelade Apple att de skärpte sin appgranskningsprocess genom att avvisa appar som skapats via ett mallformulär. Den viktigaste meningen i riktlinjen löd som följer:
Riktlinje 4.2.6: ”Appar som skapats med hjälp av en kommersialiserad mall eller appgenereringstjänst kommer att avvisas.”
Det här skrämde förstås ett antal olika branscher som använde sig av mallar som en central del av sin affärsmodell. Riktlinjen påverkade särskilt evenemangsbranschen eftersom många företag inom evenemangsteknik använder mallar för att skapa evenemangsappar i stor skala för sina kunder.
Många fruktade att den nya riktlinjen skulle omintetgöra processen för att skapa evenemangsappar med vita etiketter. Som en följd av detta kämpade många appleverantörer för att ta reda på exakt i vilken utsträckning Apple skulle tillämpa de nya reglerna mot mallar.
För ett tag verkade det som om universella appar (som vi kommer att ta upp senare) var den enda säkra lösningen. Redan i december 2017 släppte Apple en uppdaterad version av riktlinje 4.2.6. Hela avsnittet löd som följer:
”Appar som skapats från en kommersialiserad mall eller appgenereringstjänst kommer att avvisas om de inte lämnas in direkt av leverantören av appens innehåll. Dessa tjänster bör inte lämna in appar för sina kunders räkning och bör erbjuda verktyg som låter deras kunder skapa skräddarsydda, innovativa appar som ger unika kundupplevelser. Ett annat godtagbart alternativ för mallleverantörer är att skapa en enda binär app för att hysa allt kundinnehåll i en aggregerad eller ”plockmodell”, till exempel som en app för att hitta en restaurang med separata anpassade poster eller sidor för varje kundrestaurang, eller som en evenemangsapp med separata poster för varje kundevenemang.”
Då den ursprungliga riktlinjen saknade specificitet, målade den nya revideringen upp en tydligare bild av i vilken utsträckning malltillverkade appar kommer att accepteras.
Med tanke på den uppdaterade versionen verkar det som om white label-appar inte är uteslutna så länge kunderna skickar in appen via sitt eget Apple Developer Account. Det är alltså rimligt att anta att App Store inte kommer att vara alltför strikt när det gäller mallade evenemangsappar – så länge de är unika och originella i viss mån.
White Label Event App vs Branded Universal Event App
Som evenemangsarrangör är det viktigt att känna till skillnaderna mellan de två för att kunna informera om beslutet att välja rätt konferensapplösning. Skillnaderna mellan de två typerna av evenemangsappar kan sammanfattas på följande sätt:
Templated White Label Apps
Med templated white label apps får kunderna en bra varumärkesupplevelse och tillgång till en mängd olika moduler, men på bekostnad av unikhet i både design och funktionalitet. Enligt Apples reviderade riktlinjer kommer appen endast att godkännas om den skickas in via kundens Apple Developer-konto.
Det innebär att företag som tillverkar evenemangsappar måste överlämna de mallar, moduler och ramar med vilka kunden kan utforma appen på egen hand. Många leverantörer av programvaror för evenemang, däribland Bizzabo, erbjuder nu white label-apps som uppfyller riktlinjerna för App Store.
Branded Universal Apps
Apples reviderade riktlinjer klargör att en godtagbar form av mallar för appar är aggregerade eller ”picker”-modeller där många olika profiler finns i samma behållarapp. Detta är annars känt som en branded universal app.
På samma sätt som en universell fjärrkontroll kan ansvara för ditt hemunderhållningssystem, syftar en universell app till att vara din enda kontaktpunkt för evenemang. Kunderna laddar ner den universella appen som sedan innehåller deras specifika evenemang eller evenemangsserie.
Det är i behållarappen som kunderna kan skapa och visa sin unika evenemangsapp med varumärket utan att helt behöva skapa en egen app. En universell app med ett varumärke gör bra ifrån sig när det gäller att följa Apples riktlinjer eftersom den undviker att överbelasta appbutiken med mallade appar samtidigt som den ger kunderna friheten att visa upp sitt unika evenemangsvarumärke.
För att få en bättre förståelse för den här applösningen kan du se Bizzabos nya evenemangsapp i aktion:
Hur en mobilkonferens förbättrar evenemangsupplevelsen
Värdet av en evenemangsapp är att hela evenemangsupplevelsen kommer till deltagarens enhet. Detta gör det lättare för deltagarna att veta vilka sessioner eller talare som är på gång, vilka sponsorer som ställer ut och vem de kan träffa för att skapa en professionell kontakt.
Men även om mobilengagemanget ökar år efter år är det inte alltid lätt att förstå effekten av en evenemangsapp för din övergripande evenemangsstrategi. Därför undersökte Bizzabo flera kunder som använder Ultra Branded App. Resultaten var överraskande:
- 50% ökning av mobilanvändning från deltagare
- 51% ökning av sponsorers och partners synlighet
- 42% ökning av publikens engagemang
- 84% ökning av samhällsengagemang
Eventorganisatörer som Bizzabo undersökte såg dramatiska resultat i deltagarnas engagemang med tillägget av en eventapp.
Nyfiken på vad som skiljer evenemangsappar åt? Låt oss gå igenom de unika fördelarna med att utnyttja evenemangs- och konferensappar.
Nätverk
Anslutning med andra yrkesverksamma är en av huvudanledningarna till att evenemangsappen kom till. En evenemangsapp underlättar inte bara mötet med andra utan hjälper deltagarna att identifiera andra deltagare att träffa och nätverka med. Visuellt tilltalande profiler och ett intuitivt meddelandesystem är viktiga ingredienser för en stark nätverkslösning inom evenemangsappen.
Profil i Bizzabos varumärkesbaserade evenemangsapp
En varumärkesbaserad upplevelse
Det är nyckeln till ett lyckat evenemang att leverera en sömlös varumärkesbaserad upplevelse för deltagarna. Leta efter evenemangsappar som ger full kontroll över färger, bilder, logotyper och meddelanden för att leverera en helt märkesbaserad appupplevelse som kopplar energin från live-evenemanget till varje deltagares enhet.
Polling och undersökningar
En av de mest värdefulla aspekterna av en evenemangsapp är de data som kan samlas in från deltagarna. Den enklaste metoden för att samla in dessa uppgifter är att starta omröstningar och undersökningar till deltagarna i realtid. Detta kan göras under workshops, före evenemanget och även efter evenemanget. En evenemangsapp ger ett sätt att ställa omedelbara frågor till deltagarna och få svar som hjälper dig att utforma din framtida evenemangsstrategi.
Personaliserad agenda
Sponsormöjligheter
Moderna evenemangsappar kan också hjälpa evenemangsorganisatörer att säkra evenemangssponsring genom att ge sponsorer ett utmärkt tillfälle att exponera sitt varumärke och sina tjänster för deltagarna. Detta kan göras genom individuella sponsorsidor, specialerbjudanden som skickas via push-notiser eller sponsrade omröstningar och undersökningar.
Hur man kan öka antagandet av evenemangsappar
Fördelarna med en evenemangsapp kan inte förverkligas om inte appen hämtas i stor utsträckning och används aktivt av deltagarna. Följande tips kommer att bidra till att öka appanvändningen.
Formulera mervärdet
För att planera specifika kampanjer kring appanvändning bör du ta dig tid att utforma meddelandet på rätt sätt.
Ja, du vill att så många deltagare som möjligt ska ladda ner appen, men varför skulle de göra det? Vad är det specifika mervärde som de kommer att få genom att använda appen?
Den tydliga positioneringen av värdet av varför och hur en app kommer att höja deltagarnas upplevelse av evenemanget i dina meddelanden är nödvändigtvis inte bara för att övertyga dem om att ladda ner appen, utan framför allt för att vinna deras förtroende och få dem att uppmuntra andra deltagare att också ladda ner appen. Kraften hos hänvisningar kan verkligen hjälpa till med antagandet av evenemangsappar.
Vänd deltagare till förespråkare
När budskapet är klart är det dags att skapa specifika sätt för deltagarna att enkelt förespråka appen och på så sätt underlätta antagandet av evenemangsappar.
Gör det enkelt för deltagarna att marknadsföra evenemanget och appen genom att tillhandahålla lättanvända delningsknappar med förfylld text. Deltagarna kan sedan informera sina nätverk om att de har anslutit sig till evenemangets nätverksgemenskap och att deras medbesökare också borde göra det. Kom ihåg att dina talare har makten att förstärka ditt budskap eftersom de tenderar att ha starka följarbaser.
Skapa en dedikerad e-postkampanj
E-post kommer att vara en av de viktigaste kommunikationspunkterna med dina deltagare. Skicka en serie e-postmeddelanden till varje registrerad deltagare med en tydlig uppmaning att ladda ner din evenemangsapp.
Du kan placera ut e-postmeddelandena tillräckligt för att undvika att överväldiga dina deltagare. Utbilda deltagarna om varför och hur konferensappen kommer att förbättra deras upplevelse av evenemanget.
Se också till att hålla ett tydligt och kortfattat budskap i dessa e-postmeddelanden. Om du begraver dina deltagare med en mängd länkar och information kommer uppmaningen att ladda ner appen att gå förlorad.
För att verkligen se till att alla deltagare vid evenemanget känner till din nätverksgemenskap för evenemanget kan du överväga att starta en kampanj i sociala medier. Incitamentera deltagarna att ladda ner appen genom att erbjuda ett pris till de första 100 medlemmarna. Överväg också att skapa en nedladdningslänk som kan delas så att folk snabbt kan ladda ner appen.
Att visa upp din konferensapp via sociala medieplattformar är ett bra sätt att visa potentiella deltagare i evenemanget vilket mervärde de kommer att få om de väljer att delta i evenemanget. Genom att offentligt marknadsföra den mobila konferensappen positionerar du ditt evenemangsvarumärke som ett varumärke som omfamnar tekniska lösningar som förbättrar upplevelsen.
Hur man utnyttjar data från evenemangsappen
Som evenemangsarrangör är den värdefullaste aspekten av att använda en evenemangsapp de data som samlas in. Eftersom deltagarna använder konferensappen i en rad olika funktioner kan varje del av informationen sättas samman för att hjälpa arrangören att bättre förstå effekten av sitt evenemang. Insikter som de mest populära sessionerna, öppningstider för skickade meddelanden och profiler med flest visningar är alla viktiga datapunkter som ger en större bild.
Källa: Det är möjligt att få omfattande evenemangsdata och få fram användbara insikter när flera datamängder är integrerade med konferensappen. Integration är absolut nödvändigt när man utnyttjar data eftersom det ger olika plattformar möjlighet att kommunicera med varandra.
Detta är särskilt relevant för evenemangsappar eftersom deltagarnas beteende i appen kan kopplas direkt till deras information i ditt CRM- eller marknadsautomationssystem. Ju fler datapunkter som kan kopplas till samma kontakt, desto bättre uppfattning får du om hur evenemanget påverkade just den deltagaren.
För mer information om integrering av evenemangsdata kan du klicka på bilden nedan för att få tillgång till vår kostnadsfria e-bok om integrering av evenemangsdata.
Säkerhet och sekretess för data från evenemangsappar
Som vi diskuterat kan en evenemangsapp vara en gruva av data om deltagarnas beteenden och preferenser. Dessa uppgifter kan i sin tur ge information om framtida beslut och evenemangsstrategi. Men – för att parafrasera farbror Ben från Spiderman – med stora data följer ett stort ansvar.
Organisatörer måste anstränga sig mycket för att se till att de data de samlar in är säkra och tillgängliga på begäran av användarna.
Med införandet av EU:s allmänna dataskyddsförordning har datasäkerhet och dataskydd blivit viktigare än någonsin. Denna nya EU-skyddsförordning bidrar till att säkerställa att organisationer hanterar personuppgifter på ett säkert och öppet sätt. GDPR gäller inte bara företag som är verksamma utanför EU utan även företag som säljer till, anställer eller samarbetar med EU-medborgare och dess organisationer. För mer information om GDPR, besök den officiella GDPR-webbplatsen.
För att bli bättre bekant med dataskyddsmetoderna finns här några bästa metoder kring säkerhet och transparens för evenemangsdata. (Observera att den här bloggen inte bör användas som juridisk rådgivning. För korrekt juridisk vägledning hänvisar du till ditt juridiska team.)
Opt-in-process
Som användare av evenemangsappar bör deltagarna vara fullt medvetna om vilka uppgifter de delar. Det bör också finnas processer på plats så att de aktivt väljer att erbjuda sina uppgifter. Vissa plattformar är utformade så att insamling av uppgifter är standard och att användarna aktivt måste välja bort om de inte längre vill att deras uppgifter ska samlas in. Detta leder till en dålig användarupplevelse eftersom processen känns mindre transparent än den borde vara.
Se till att datainsamlingen i din evenemangsapp innehåller en opt-in-process som kräver aktivt engagemang från deltagarens sida. På så sätt är både arrangör och deltagare helt transparenta redan från början.
Oförståeligt språk
När det gäller juridisk retorik blir det väldigt lätt att gå vilse i jargongen eller helt enkelt stänga av förvirrande och invecklat språk.
För att undvika denna känsla bland dina deltagare och andra intressenter vid evenemanget bör du ta dig tid att dela upp din grundläggande datapolicy på ett sätt som kan förstås av den vanliga personen. Detta kommer att uppskattas av deltagarna och bidra till att etablera ditt evenemangsmärke som ett företag som prioriterar deltagarnas användarupplevelse högt.
Sänd ett detaljerat e-postmeddelande med en sammanfattning av din policy
Enligt The Event Success Formula är e-post ett av de effektivaste sätten för marknadsförare att kommunicera med sin publik. Deltagarna kommer att uppskatta om du skapar ett separat e-postmeddelande som sammanfattar din data- och sekretesspolicy i lekmannatermer, eftersom de sedan kan hänvisa till detta e-postmeddelande vid olika tillfällen.
Att noggrant förklara detaljerna i policyn och hur deltagarna kommer att påverkas är bra sätt att bygga upp ett förtroende hos din publik och låta dem veta att du har deras bästa intresse i åtanke.
Avsluta: De moderna apparna för evenemang och konferenser har möjlighet att ge deltagarna en intuitiv, sömlös och bekväm digital upplevelse som går hand i hand med en live-upplevelse. För att förbereda ditt evenemang så att det är mobilt redo finns här de viktigaste sakerna att tänka på:
- Detektera om en evenemangsapp eller en nätverksapp är rätt för ditt evenemang.
- Överväg om du ska använda en vitmärkesapp eller en varumärkesbaserad appupplevelse för din evenemangsapp.
- Förstå hur en evenemangsapp förbättrar deltagarnas och sponsorernas upplevelse.
- Öka antagandet av evenemangsappar genom att göra deltagarna till appförespråkare.
- Använda data från evenemangsappar på ett sätt som är förenligt med bestämmelser om data- och konsumentskydd.
Vid 2020 och framåt kan vi förvänta oss ytterligare framsteg inom branding, personalisering och databaserade insikter.
Lär dig hur en evenemangsapp kan passa in i din övergripande evenemangsstrategi i guiden Event Stack.
Editor’s Note: This post was originally published on December 18, 2019 and has since been updated.