Planera en workshop

Alla som någon gång har planerat en workshop kommer att säga att det är ett stort jobb. Och att planera en bra workshop? Tja, det kräver organisation, fokus och en hel del kreativitet. Så hur förbereder du dig för en workshop som inte bara blir relevant och produktiv, utan också minnesvärd?

Vissa människor hatar att gå på workshops. Fel utförda kan de vara ett enormt slöseri med tid och pengar. Men om de planeras väl kan de vara otroligt värdefulla för alla inblandade. Verkstäder är utmärkta för brainstorming, interaktivt lärande, för att bygga relationer och för problemlösning. Därför är det viktigt att planera i förväg.

För workshopen

Följ dessa steg för att se till att workshopen blir en värdefull upplevelse för alla:

Fastställ målen

Varje workshop måste ha ett mål. Behöver du förbättra ditt företags anställningsförfaranden? Vill du lära cheferna att bli bättre organisatörer? Behöver du göra lite teambuilding med ett nybildat team?

Många workshops är slöseri med tid eftersom det inte finns något tydligt mål som hålls i centrum för diskussionen. Utan detta tydliga mål finns det egentligen ingen mening med att samla människor.

Beslut vem som kommer att delta

Att veta vem som kommer att delta är direkt kopplat till ditt mål. Om målet för din workshop till exempel är att utveckla en detaljerad lösning på ett problem vill du förmodligen ha 10 eller färre viktiga deltagare. If your goal is centered on education, then you might be happy with a much larger group, which divides into smaller groups for discussion.

Make a list of who needs to be there. Try to be as specific as possible, but leave a few openings for last-minute additions.

3. Choose the Right Location

If you have 10 attendees, then the conference room down the hall will probably be just fine. Men om du har 50 personer måste du kanske hitta en lokal utomhus som är tillräckligt stor.

Tänk på logistiken och de praktiska detaljerna för din workshop när du väljer plats. Kommer alla att kunna se dina visuella hjälpmedel? Om du behöver en viss teknik, t.ex. telekonferens, kommer platsen att stödja den? Finns det lämpliga lokaler för pausmöten? Kommer alla att kunna ta sig till platsen? Kommer du att behöva ordna boende för personer som kommer långväga ifrån? Och vilka serveringsmöjligheter erbjuder lokalen?

Skapa en dagordning

Nu när du vet ditt primära mål och vem som kommer att delta kan du börja utarbeta en översikt över hur du ska uppnå workshopens mål.

• Huvudpunkter – Skapa en lista över huvudpunkter som ska diskuteras, och bryt sedan ner varje större punkt i detaljer som du vill förmedla till din publik.
• Visuella hjälpmedel – Lista de visuella hjälpmedel, om det finns några, som du kommer att använda för varje punkt. Om du behöver tekniskt stöd hjälper detta de personer som tillhandahåller det att avgöra var de ska fokusera sina ansträngningar.
• Diskussioner och aktiviteter – Ta dig tid att lista exakt vilka gruppdiskussioner och aktiviteter du kommer att ha vid vilken punkt i workshopen. Hur mycket tid kommer du att avsätta för varje övning? Se till att dina aktiviteter är lämpliga för gruppens storlek, och se till att din plats har de resurser (t.ex. seminarierum) som behövs för att genomföra sessionerna.

Håll i minnet att ju mer detaljerad din plan är, desto mer säkerställer du att din workshop kommer att löpa enligt schemat – och bli framgångsrik.

Utarbeta en plan för uppföljning

Det enda sättet att ta reda på om din workshop var en framgång är att ha en effektiv uppföljningsplan. Skapa ett frågeformulär som du kan ge till alla deltagare i slutet av evenemanget och ge dem många möjligheter att dela med sig av sina åsikter om hur bra det gick. Även om detta kan vara lite skrämmande är det enda sättet att lära sig – och förbättra – inför nästa gång.

Det är också viktigt att ha en plan för att kommunicera de beslut som fattades under workshopen. Kommer du att skicka ut ett massmejl till alla med detaljerna? Kommer du att lägga ut det på företagets intranät? Människor behöver veta att deras hårda arbete faktiskt resulterade i ett beslut eller en åtgärd, så håll dem informerade om vad som händer efter att workshopen har avslutats.

Under workshopen – få människor att engagera sig

När du väl har en gedigen plan i förväg kan du fundera ut hur du kan få lite spänning i ditt evenemang. Du vet vilka ämnen du vill ta upp, men hur ska du göra informationen rolig och minnesvärd för ditt team?

Att få alla involverade är nyckeln till en lyckad workshop. Om du står upp och pratar i tre timmar ger du bara en föreläsning – du underlättar inte en workshop. Alla måste delta.

Att skapa gruppövningar är olika för varje workshop. Tänk på de här tipsen:

• Många människor är nervösa för att tala offentligt , eller i en obekant grupp. Om du planerar gruppövningar, håll storleken på varje grupp liten, så att folk är mer bekväma med att prata och interagera.
• Blanda olika typer av människor i varje grupp. Om till exempel flera avdelningar deltar i din workshop, placera inte medlemmar från samma avdelning i en egen grupp. Genom att uppmuntra människor att interagera med andra avdelningar kan de lära sig att se saker och ting ur olika perspektiv.
• Detaljera hur du ska registrera idéerna från varje grupp. Kommer deltagarna att skrika ut dem medan du skriver ner dem? Eller kommer de att skriva ner sina egna idéer och sedan ge dem till dig? Detta är en liten, men viktig detalj som ofta förbises.
• Om du har fem eller färre grupper, ägna tid åt att låta hela teamet utvärdera idéerna från varje mindre grupp. Detta är ett utmärkt sätt att begränsa listan med idéer och låta de bra idéerna verkligen lysa.

Håll dig i minnet, spendera så mycket tid som möjligt på att skapa roliga och intressanta gruppövningar. Dessa kommer troligen att hålla alla intresserade och deltagande.

Tillgängliga workshoptips

Här är några fler idéer för att genomföra en lyckad workshop:

• Om du planerar mötet kanske du också vill facilitera det. Lär dig hur du gör detta på ett effektivt sätt i The Role of a Facilitator .
• Se till att fastställa målet för mötet eller sessionen. Läs vår artikel, Running Effective Meetings , för mer information om detta.
• Starta mötet med några isbrytare för att få alla att slappna av och känna sig bekväma.
• Om målet med workshopen är att ta upp ett svårt eller känsligt ämne är det särskilt viktigt att få gruppen att känna sig bekväm innan du börjar. Ett sätt är att berätta en historia som är löst relaterad till ämnet innan du börjar diskutera den svåra frågan.
• Och ibland behöver inte alla stanna under hela workshopen. Till exempel kan vd:n vara för upptagen för att delta i hela sessionen. Identifiera vilka avsnitt som dina mest upptagna deltagare måste delta i, och föreslå i förväg när de kanske vill komma och gå. De kommer att uppskatta att du tar hänsyn till dem.
• Om möjligt bör du undvika att hålla workshopen efter lunch, mellan kl. 14.00 och 15.00 på eftermiddagen. För många människor är detta den långsammaste och mest improduktiva tiden på dagen. Din grupp kommer förmodligen att vara mer energisk om du planerar evenemanget på morgonen eller sent på eftermiddagen. (Om du måste hålla workshopen tidigt på eftermiddagen, se till att det finns gott om starkt kaffe!)
• Om det slutliga målet för din workshop är att fatta ett beslut om något, är det mindre troligt att du kommer att nå ett beslut ju fler personer som deltar. Försök här att hålla antalet deltagare till ett minimum (till exempel genom att utfärda minuter efter evenemanget till personer som bara är intresserade). Det är också viktigt att bekanta sig med de olika strategierna för beslutsfattande i teamet. Se vår artikel om att organisera beslutsfattande i team för att lära dig mer.