Att ändra Förenta staternas konstitution framgår av artikel V i konstitutionen. Efter det att kongressen har föreslagit en ändring har USA:s arkivarie, som leder National Archives and Records Administration (NARA), ansvaret för att administrera ratificeringsprocessen enligt bestämmelserna i 1 U.S.C. 106b. Arkivarien har delegerat många av de ministeriella uppgifter som är förknippade med denna funktion till direktören för Federal Register. Varken artikel V i konstitutionen eller avsnitt 106b beskriver ratificeringsprocessen i detalj. Arkivarien och direktören för det federala registret följer förfaranden och sedvänjor som fastställts av utrikesministern, som utförde dessa uppgifter fram till 1950, och administratören för allmänna tjänster, som tjänstgjorde i denna egenskap fram till dess att NARA tog över ansvaret som ett oberoende organ 1985.
I konstitutionen föreskrivs att en ändring kan föreslås antingen av kongressen med två tredjedels majoritet i både representanthuset och senaten eller av ett konstitutionellt konvent som två tredjedelar av delstaternas lagstiftande församlingar har begärt. Ingen av de 27 ändringarna av konstitutionen har föreslagits av ett konstitutionellt konvent. Kongressen föreslår en ändring i form av en gemensam resolution. Eftersom presidenten inte har någon konstitutionell roll i ändringsprocessen går den gemensamma resolutionen inte till Vita huset för underskrift eller godkännande. Originaldokumentet skickas direkt till NARA:s Office of the Federal Register (OFR) för behandling och publicering. OFR lägger till anteckningar om lagstiftningshistoria till den gemensamma resolutionen och publicerar den i form av en lagtext. OFR sammanställer också ett informationspaket för delstaterna som innehåller formella ”röda” kopior av den gemensamma resolutionen, kopior av den gemensamma resolutionen i lagtextformat och det lagstadgade förfarandet för ratificering enligt 1 U.S.C. 106b.
Arkivarien överlämnar den föreslagna ändringen till delstaterna för deras övervägande genom att sända ett brev till varje guvernör tillsammans med det informationsmaterial som utarbetats av OFR. Guvernörerna överlämnar sedan formellt ändringen till sina delstaters lagstiftande församlingar eller så kallar delstaten till ett konvent, beroende på vad kongressen har specificerat. Tidigare har vissa delstaters lagstiftande församlingar inte väntat på att få ett officiellt meddelande innan de har vidtagit åtgärder med anledning av en föreslagen ändring. När en delstat ratificerar en föreslagen ändring skickar den till arkivarien ett original eller en bestyrkt kopia av delstatens åtgärd, som omedelbart vidarebefordras till direktören för Federal Register. OFR granskar ratifikationsdokumenten för att se om de är juridiskt tillräckliga i ansiktet och om de har en autentisk signatur. Om dokumenten befinns vara i god ordning bekräftar direktören att han/hon har mottagit dem och behåller dem i förvar. OFR behåller dokumenten tills en ändring antas eller misslyckas och överför sedan dokumenten till National Archives för bevarande.
En föreslagen ändring blir en del av konstitutionen så snart den har ratificerats av tre fjärdedelar av staterna (38 av 50 stater). När OFR konstaterar att det har mottagit det erforderliga antalet bestyrkta ratifikationsdokument utarbetar det ett formellt tillkännagivande för arkivarien som intygar att ändringen är giltig och har blivit en del av konstitutionen. Detta intyg offentliggörs i Federal Register och U.S. Statutes at Large och fungerar som ett officiellt meddelande till kongressen och nationen om att ändringsprocessen har slutförts.
I några få fall har staterna skickat officiella dokument till NARA för att registrera förkastandet av en ändring eller upphävandet av en tidigare ratifikation. Arkivarien gör inga materiella avgöranden om giltigheten av staternas ratifikationsåtgärder, men det har fastställts att arkivariens intygande av ratifikationsdokumentens juridiska tillräcklighet i ansiktet är slutgiltigt och avgörande.
Under senare tid har undertecknandet av certifieringen blivit en ceremoniell funktion där olika dignitärer deltar, vilket kan inkludera presidenten.President Johnson undertecknade certifieringarna för de 24:e och 25:e ändringarna som vittne, och president Nixon bevittnade på samma sätt certifieringen av den 26:e ändringen tillsammans med tre unga forskare. Den 18 maj 1992 utförde arkivarien för första gången den officiella intygsgivarens uppgifter för att erkänna ratificeringen av den 27:e ändringen, och direktören för de federala registren undertecknade intyget som vittne.
Links to Constitutional Amendment Information in the Treasures of Congress Exhibit
- The Bill of Rights (Amendments 1-10 and 27)
- The 13th Amendment (Prohibiting Slavery)
- The 17th Amendment (Direct Election of Senators)
- The 19th Amendment (Granting Women the Right to Vote)