Progressrapport: Vad är det och hur skriver man den? (Steps & Format)

En snabb fråga – på en skala från 1 till 10, hur viktigt är det att regelbundet hålla reda på och ge projektuppdateringar till dina handledare, kollegor eller kunder? Svaret är 12! För att ingen tycker om att bli lämnad i mörkret!

För alla projekt i ett företag måste människor runt omkring projektet vara välinformerade om projektets status, den forskning som görs av projektgruppen, deras beslut och möjligheterna till förbättringar. Dessa uppdateringar är en integrerad del av projektledningen och säkerställer att varje lagmedlem arbetar effektivt och att deras mål uppfylls i tid.

Ett sätt att visa upp projektets status och hålla koll på det är att skriva en kraftfull lägesrapport!

Förresten visar American Society for Training and Development att om du har ett specifikt ställe där du kan kontrollera dina framsteg ökar sannolikheten för att du ska nå ett mål med 95 %.

Framstegsrapporter är en utmärkt plats för projektledare att informera och engagera sina chefer, kunder eller medarbetare om de framsteg som de har gjort i ett projekt under en viss period.

Om de är väl utförda ger framstegsrapporter en snabb överblick över hur saker och ting går och erbjuder värdefulla insikter för att öka produktiviteten, ge nödvändig vägledning och snabbt lösa uppkomna svårigheter.

Hur som helst kan det vara lite skrämmande att skriva en framstegsrapport, särskilt när du har ett varierat team och olika delprojekt att hantera. Men, oroa dig inte! Vi ska fixa det. I det här blogginlägget ska vi lära dig allt om lägesrapporter, varför de är viktiga och hur du kan skriva en som får alla att säga ”wow”!

Läs vidare…

Vad är en lägesrapport?

En lägesrapport betyder precis vad det låter – ett dokument som i detalj förklarar hur långt du har kommit mot slutförandet av ditt pågående projekt. It’s a management tool used in all types of organizations, that outlines the tasks completed, activities carried out, and targets achieved vis-à-vis your project plan.

In a progress report, you explain any or all of the following:

• The amount of work complete?
• What part of the work is currently in progress?
• The problems or unexpected things that have occurred?
• What work is pending?
• How the project is going in general?

Read more: How To Write An Impressive Project Proposal

Why are Progress Reports Important?

No project manager wakes up thinking ”I wish I could make reports for my supervisor and team all day”! We get it. Writing progress reports are not very fun.

However, you know that writing progress reports are part of the deal. Framstegsrapportering kräver att du pratar med ditt team eller din kund för att förstå målen och visa upp den information som är nära relaterad till nämnda mål.

Oavsett om rapporten handlar om uppdatering av investerare, marknadsföringsresultat eller resurshantering. Dessa rapporter låter alla se vad som går bra och vad som inte går bra. Det hjälper också cheferna att se projektens övergripande framgång eller misslyckande. Vidare hjälper lägesrapporter till att:

Göra information transparent

Det lim som håller ihop alla relationer är synlighet och transparens. En väldefinierad lägesrapport presenterar direkt hur ditt arbete påverkar projektets slutresultat och visar upp rätt och fel! Genom att lägga till transparens i din projektplan kan du bygga en oöverträffad nivå av trovärdighet och förtroende hos ditt team och dina kunder.

Uppmuntra till konstant interaktion

Att skapa och diskutera lägesrapporter resulterar i konstant kommunikation och håller alla på plats. Att vara i ständig kontakt med andra på vecko- eller månadsbasis säkerställer en tydlig förståelse för roller och ansvar.

Förbättra projektutvärdering och granskning

Förra lägesrapporter hjälper dig att klargöra kryphål, systemfrågor, granska dokument för att ta reda på vad som gick fel, vad som kan göras rätt och vilket område som behöver förbättras.

Gör insikt för framtida planering

När en lägesrapport visar alla förseningar som har inträffat kan handledaren eller en projektledare övervaka och utreda problemet som hindrade framstegen och vidta ytterligare åtgärder för att förhindra att de inträffar i framtiden.

Läs mer: Hur skriver man en lägesrapport med fyra enkla steg?

Lägesrapporter är viktiga dokument för att följa upp projektplaner och initiativ, men om läsarna och skribenterna inte är synkroniserade kan rapporterna bli en svår övning för alla inblandade. Därför finns här några steg som hjälper dig att leverera rätt information till rätt personer vid rätt tidpunkt.

1. Syftet med din rapport

Det finns många anledningar till att någon skriver en lägesrapport. Självklart är det för många av dem att informera om projektets framsteg och status.

Läsare kanske också vill ha detaljerad information om projektets syfte, dess varaktighet och andra viktiga insikter.

2. Tänk på din målgrupp

När du har rett ut syftet med att skriva lägesrapporten, tänk på vilken typ av målgrupp du kommer att rikta dig till och vilka detaljer som dina läsare kommer att erkänna i rapporten.

Dessa kan vara, vilket beslut dina läsare kommer att behöva fatta efter att ha läst lägesrapporten, vilken information de kommer att behöva känna till för att kunna övervaka och delta i projektet på ett effektivt sätt, osv.

Skapa ett avsnitt ”slutfört arbete”

I det här avsnittet ska du beskriva allt som redan har gjorts och det bästa sättet att göra detta är att nämna de slutförda uppgifterna kronologiskt.

Du kan ange datum, uppgifter som du och ditt team arbetade med, information om viktiga resultat osv.

Sammanfatta din lägesrapport

I sammanfattningsavsnittet ska du ge de viktigaste detaljerna om de uppgifter som ska göras och det avslutade arbetet. Lägg också till en kort beskrivning av de problem som ditt team stött på, rekommendationer från din handledare om hur de ska lösas och om det behövs någon hjälp med projektet.

Skapa en lägesrapport som sticker ut!

Om du planerar att visa upp en lägesrapport som ser ut precis som vilken annan intetsägande rapport som helst, är det troligt att dina läsare bara kommer att skumma över den på vägen eller att de inte kommer att läsa den alls. För att locka läsarens uppmärksamhet och stolt visa upp det arbete du har utfört i projektet måste du göra lägesrapporten oemotståndligt övertygande!

Vad sägs om fantastiska bilder tillsammans med kvalitetsinnehåll som kan fånga läsarens intresse och uppmuntra dem att läsa hela rapporten? Utan tvekan gillar alla att läsa något som är lätt att förstå och visuellt fantastiskt!

Troligt nog har vi det perfekta verktyget för dig som kommer att ge en läsupplevelse som aldrig tidigare och få dina gråskaliga lägesrapporter att komma till liv! En lösning som Bit.ai

Skapa en lägesrapport på rätt sätt med Bit.ai

Bit är ett nytt molnbaserat verktyg för dokumentsamarbete som hjälper team att skapa, dela, hantera och spåra interaktiva arbetsplatsdokument.

Bit hjälper dig att se till att dina rapporter är mer än bara vanlig intetsägande text och bild. Förutom att låta flera användare samarbeta om rapporter, gör Bit det också möjligt för användarna att dela alla typer av rika medier som kampanjvideo, tabeller, diagram, One Drive-filer, Excel-kalkylblad, GIF:er, Tweets, Pinterest-boardar osv. Vad som helst på internet med en länk kan delas och Bit omvandlar det automatiskt till visuellt innehåll.

Bit har en mycket minimal designestetik som gör att varje designelement kommer till sin rätt, fantastisk läsbarhet och rika funktioner som förhindrar att medarbetare saboterar dokumenten och hjälper dem att ompröva sitt sätt att arbeta!

Förutom att skriva lägesrapporter kan du enkelt skapa andra vackra dokument som arbetsbeskrivning, projektdokumentation, operativ plan, färdplan, projektstadga, osv. på en gemensam arbetsplats där andra teammedlemmar kan samarbeta, dokumentera, dela sin kunskap, brainstorma idéer, lagra digitala tillgångar och förnya sig tillsammans.

Det bästa är att denna kunskap är säkert skyddad i dina arbetsutrymmen och kan delas (eller hållas privat) med vem som helst i din organisation eller allmänheten!

Totalt sett är Bit som Google Docs på steroider! Så du behöver inte längre nöja dig med de där tråkiga textredigerna när du har en överdrivet robust lösning som kan hjälpa dig!

Som du fortfarande inte är säker på hur Bit kan hjälpa dig att skapa den perfekta lägesrapporten för att uppvakta dina läsare? Låt oss se några fler av Bit’s fantastiska möjligheter!

Nyckelfördelar med att skapa dina lägesrapporter på Bit.ai

Enkla, rena användargränssnitt: Bit har en mycket minimal designestetik, vilket gör att en nybörjare snabbt kan komma igång med plattformen. Även om plattformen är funktionsrik gör den ett bra jobb för att inte överväldiga en ny användare och ger ett systematiskt tillvägagångssätt för arbetet.

Organisering av information: Information är ofta utspridd i molnlagringsappar, e-post, Slack-kanaler med mera. Bit samlar all din information på ett ställe genom att låta dig organisera information i arbetsområden och mappar. Samla alla dina dokument, mediefiler och andra viktiga företagsdata på ett ställe.

Märkeskonsistens: Fokusera på innehållet och låt Bit hjälpa dig med design och formatering. Bit-dokument är helt responsiva och ser bra ut på alla enheter. Med fantastiska mallar och teman ger Bit-dokument dig den typ av varumärkes- och designkonsistens som är oöverträffad i dokumentationsbranschen

Smart sökning: Bit har en mycket robust sökfunktionalitet som gör att vem som helst kan söka och hitta sina dokument snabbt. Du kan söka i arbetsutrymmen, mappar, dokumenttitlar och innehållet i dokumenten med Bit:s rika textsökning.

Medieintegrationer: Företag använder i genomsnitt 34 SaaS-appar! Det är inte konstigt att den mesta av vår tid går åt till att hoppa från en app till en annan för att leta efter information. Det är därför Bit.ai integrerar med över 100+ populära applikationer (YouTube, Typeform, LucidChart, Loom, Google Drive, etc) för att hjälpa teamen att väva in information i sina dokument utöver text och bilder.

Mångfaldiga sätt att dela: Bit-dokument kan delas i tre olika tillstånd:

1. Live-tillstånd: Ett live-tillstånd innebär att alla ändringar som du gör i dokumentet uppdateras i realtid. Om du delar dina dokument med klienter, partners eller kunder kommer de alltid att få dina mest aktuella ändringar.
2. Inbäddningar: Du kan bädda in Bit-dokument på vilken webbplats eller blogg som helst. Bit-dokument är helt responsiva och återges perfekt på din webbplats.
3. Spårning: Du kan spåra dina dokument och samla insikter i realtid för att förstå hur användarna interagerar med ditt innehåll. Se hur mycket tid användarna spenderar på att titta på dokumenten, scrollförhållande, användarinformation med mera.

Slutsats

En väldefinierad lägesrapport är som pulsen på ett projekt! Den avgör ditt förhållande till dina läsare, lyfter fram alla uppdateringar – stora som små – och håller alla på samma sida. Kom ihåg att beroende på projektets komplexitet och omfattning kan du behöva dela din lägesrapport på vecko- eller månadsbasis för bättre effektivitet!

När du följer alla steg som nämns ovan kommer dina rapporter säkert att kännas som en frisk fläkt för dina läsare och få dig att verka trovärdig och professionell. Så vad väntar du på?