SPARA IDML FILER – NÄR OCH VARFÖR DU SKA ANVÄNDA DEM

Om du arbetar i InDesign och har behov av att dela filer eller samarbeta i projekt kan du ha stött på det enkla IDML-filtillägget. Om du vet lite om hur detta filformat fungerar och vad som ingår i den resulterande filen kan det hjälpa dig att navigera i ett arbetsflöde som måste tillgodose olika versioner av InDesign.

I ett normalt arbetsflöde när vi sparar ett InDesign-dokument sparas den resulterande filen i INDD-format. Vad som är mindre uppenbart är att denna fil är versionsspecifik – försök att öppna en InDesign CC-fil i InDesign CS6 och du kommer att få ett felmeddelande eftersom nyare filer inte öppnas i äldre versioner.

För att möjliggöra enkel åtkomst mellan olika versioner av InDesign har vi IDML-formatet (InDesign Markup Language) som är ett universellt format som kan läsas av alla versioner av InDesign från och med CS4 och framåt – IDML-formatet kan väljas från menyerna Save eller Export. In the screenshot below we can see the File Info for an identical InDesign document saved out to the 2 formats – notice the INDD file specifies the version CC 2015.0 but no version number is specified for the IDML file.

The other noticeable difference is the file size – the INDD file here is 6MB but the IDML file is less than half a megabyte at 402KB. The reason for this is simple, and it’s one of the important things to understand about the difference in the two formats.

The INDD file stores a lot of data from the resources used within the file and the most memory intensive of these are the graphics. Every time we place a graphic in InDesign a thumbnail (or preview) of that graphic is generated by InDesign and cached as part of the INDD file. This is a useful feature as it enables us to see how and where all the images should appear within the layout even when the graphics aren’t present. The resources will only be needed for printing/exporting the file. In the example below we can see the preview even though the image is shown as missing in the Links panel.

This does mean that complex InDesign files with lots of graphic resources can get quite large.

Och om vi sparar eller exporterar till IDML tas alla förhandsgranskningar av bilder och andra cachade resursdata bort från filen och vi får en mycket liten filstorlek. IDML-filen är i huvudsak ett textdokument som ”beskriver” vår InDesign-fil snarare än själva filen. Om vi listar alla resurser och hur de används har vi ett recept för att återskapa filen och detta är (i alltför förenklade termer) hur vi rör oss mellan de olika versionerna av InDesign med hjälp av IDML-formatet.

Och vad händer när vi öppnar vår IDML-fil?

Ja, ett nytt InDesign-dokument skapas enligt ”receptet” i IDML-filen och vid det här laget börjar InDesign att efterfråga eventuella grafiska resurser så att det kan bygga upp de nödvändiga förhandsgranskningarna, och det här är en viktig punkt att förstå om processen…

…om du inte har grafiken, får du inga förhandsgranskningar!!!

If I send an IDML file of the above example and don’t send the image with it the preview can’t be rendered so we end up with grey boxes for our graphic frames as below.

This might be fine to work with in a very regimented column layout where everything is contained in discrete boxes but will not be much use in a more fluid layout where text and imagery interact and overlap.

Enligt min erfarenhet är denna lilla detalj inte så väl förstådd och jag blir ofta ombedd att leverera IDML-filer för sättning på främmande språk av publikationer som kommer att tryckas på flera språk. Utan att tillhandahålla grafiska resurser (vilket vanligtvis är fallet i dessa arbetsflöden) kommer sättaren att arbeta ”i blindo” eftersom alla grafiska ramar kommer att återges som tomma grå rutor. I just det här arbetsflödet är det mer önskvärt att om möjligt leverera en INDD-fil som är sparad till det önskade versionsnumret.

När du väl har koll på hur de två filtyperna skiljer sig åt kan du göra förnuftiga val om det bästa tillvägagångssättet för att leverera innehåll till kollegor och kunder baserat på hur de kommer att behöva använda filerna du levererar.

Det IDML-formatet kan också användas för att optimera InDesign-layouter som har blivit stora och tröga. Som tidigare nämnts cachelagrar INDD-formatet en hel del resursdata och filerna kan ibland bli överbelastade av resurser som inte längre behövs. Om du någon gång använder kommandot ”Spara som…” för att spara en kopia av en fil till en annan mapp kan du märka att filstorleken mellan de två kopiorna varierar. Detta beror troligen på att obehövlig cachad data tas bort från den nyare INDD-filen. Om du vill sätta ditt dokument på en intensiv diet och kasta bort oönskade megabyte kan du prova att exportera till IDML och skapa en ny INDD-fil därifrån. Alla överflödiga cachelagda data kommer att avskaffas i processen, vilket ger dig en snygg och smal INDD-fil.