Svåra samtal på jobbet: 9 tips + mallar

Svåra samtal på jobbet: 9 tips + mallar. De är besvärliga, ibland obehagliga men i slutändan oundvikliga på alla dynamiska arbetsplatser. Du vet när du måste prata med Justin om hur han hela tiden kommer 45 minuter för sent eller med Ashley för att hon inte levererar tillräckligt på projekten? Vi har alla varit där.

Sjuttio procent av de anställda undviker svåra samtal på arbetsplatsen, enligt en studie av karriärcoachingföretaget Bravely, vilket kan sänka moralen och skapa en giftig arbetsmiljö. Facebooks COO Sheryl Sandberg uppmuntrar sina anställda att ha svåra samtal minst en gång i veckan. Om du inte har dem växer du inte, säger hon.

Så, hur uppmuntrar vi tuffa samtal och hanterar dem vältaligt? Vi berättar hur och kolla in vår infografik nedan för några snabba tips.

Nio tips för att hantera svåra samtal på jobbet

Det är vanligt att försvaret är högt när svåra samtal rullar runt, så det är viktigt att du har en plan för när de gör det. Hjälp till att göra återkoppling till en naturlig aspekt av din organisation och inrama ditt tänkande så att det är nyckeln till tillväxt och utveckling. Här är några tips för att underlätta dessa samtal.

Undervik det inte

Svåra samtal kan bli svårare ju längre du väntar. Du kan också bygga upp ångest som gör situationen större i ditt huvud än vad den egentligen är. Precis som Apples medgrundare Steve Jobs sa är det inte ditt jobb att vara lätt för folk. Ditt jobb är att göra dem bättre. Gör återkoppling till en vanlig företeelse och ta för vana att ta itu med problem omedelbart när de uppstår.

Har ett syfte

Vad vill du få ut av samtalet? Skriv ner tre saker som du vill uppnå och fokusera på dem. Om du skärper dig till problemets rot på en gång minskar du sannolikheten för att samtalet kommer att gå iväg från dig. Kom ihåg att vi alla är människor och ingen vill bli kontaktad med en tvättlista av problem.

Var självsäker och direkt

Personen i andra änden av samtalet kommer sannolikt att uppfatta din energi. Om du närmar dig det som en obekväm situation – kommer det att bli det. Enligt Facebooks Sheryl Sandberg ”är det nödvändigt att känna sig säker – eller låtsas att man känner sig säker – för att nå fram till möjligheter. Det är en klyscha, men möjligheter erbjuds sällan; de grips.” Om du ber om en löneförhöjning eller befordran, ta initiativ, inled samtalet med självförtroende och kom snabbt till saken. Du kommer aldrig att få det du vill ha om du inte frågar.

Var öppen för den andra personens perspektiv

”Feedback ska inte vara en monolog”, förklarar Alison Green från Ask a Manager, ”Det ska vara en diskussion och det är viktigt att lyssna på den andra personens perspektiv. De kanske berättar något som får dig att ändra dig, och du vill inte vara så fast vid din ursprungliga bedömning att du inte hör det om de gör det”. Genom att lyssna på deras perspektiv kan den andra personen veta att du erkänner deras känslor. Att kunna lyssna och kommunicera på ett effektivt sätt kommer inte bara att hjälpa er att lösa det aktuella problemet tillsammans utan kommer att hjälpa er relation på lång sikt.

Var empatisk

Tänk på hur det kan kännas att vara den mottagande parten i samtalet. Om du ser att de kämpar med det du sa, gör en paus i en minut så att de kan samla sina tankar. Om de börjar bli känslosamma, förstå hur de måste känna sig och lugna dem med att du ger den här feedbacken på grund av den potential du ser hos dem.

Använd ”jag”-uttalanden

Om du börjar din mening med ”jag” i stället för ”du” undviker du nedvärderingar, främjar positiv kommunikation och skapar entusiasm för att hitta en lösning. Det är en stor del av det som skiljer konstruktiv och kritisk feedback åt. Vi har gett några exempel på hur du kan göra detta i avsnittet nedan.

Håll dig till fakta

För ditt samtal ska du ha en klar uppfattning om vad som hände. Ta ansvar för din roll i situationen och fokusera på fakta. Identifiera var någon av personerna gjorde fel och diskutera samtalets inverkan på var och en av er, teamet och organisationen som helhet. Alla samtal kommer inte att gå i din riktning och alla kommer inte att hålla med om din ståndpunkt. Försök att inte låta dina känslor stå i vägen för en lösning.

Har du kommit fram till en lösning

Målet med det här samtalet är att nå en lösning. Om lösningen inte är klar från början, arbeta tillsammans för att komma fram till en lösning som ni båda är överens om. Lyssna på deras idéer om de har några och ta med några av dina idéer till bordet också. Om du till exempel berättar för en anställd att han eller hon inte fick någon löneförhöjning, förklara varför och erbjud lösningar på hur han eller hon kan förbättra sig. När ni väl är överens kan ni åta er lösningen och se till att det finns en handlingsplan framöver.

Följ upp för att förhindra fallout

I en perfekt värld skulle alla samtal som vi har sluta på det sätt som vi vill att de ska sluta. Så är dock inte fallet. Vissa människor har fördröjda reaktioner på dåliga nyheter och kan uppleva känslor av frustration, förlägenhet eller förbittring efter att ha lämnat samtalet. Var medveten om detta och kolla upp den andra personen med jämna mellanrum för att försäkra dig om att han eller hon mår bra. Om det verkar finnas spänningar, planera in tid för en träff utanför arbetsplatsen som inte kretsar kring arbetssamtal – som att ta en kopp kaffe – där ni träffas som individer och inte som kollegor.

Nio svåra arbetssamtal + mallar

Obekväma arbetssamtal uppstår i många olika situationer och kan förekomma bland arbetskamrater, dina chefer eller personer som du har handledning för. Att avskeda någon eller be om löneförhöjning är båda svåra samtal att ha, men hur är det med de samtal som bara är obehagliga? Nedan följer nio obekväma samtal och tips om hur du hanterar dem, från att ta itu med anställdas oro över befordringsbeslut till att berätta för din chef att du känner dig överarbetad.

Anställd till chef

1. När du inte håller med om din chefs beslut.

Att inte hålla med någon på ett respektfullt och icke nedlåtande sätt är svårt – särskilt när den personen är din chef. Om du känner tillräckligt starkt för din åsikt bör du säga vad du tycker. Varje bra chef kommer att respektera ditt självförtroende och kanske till och med belöna dig i slutändan. Se bara till att hålla samtalet positivt, fokusera på resultat och respektera det slutliga beslutet. Här är ett exempel:

”Jag ville prata med dig om den strategi du nyligen införde. Jag tycker att det är en bra idé, men jag oroar mig för att resten av teamet kommer att känna sig överarbetade och att detta kan sänka moralen med tiden. Om vi gör det i stället kan det ge samma resultat, samtidigt som medarbetarna är nöjda. Jag ville uppmärksamma er på detta eftersom jag vet hur viktig företagskulturen är för er. Jag kommer dock i slutändan att respektera vilket beslut du än fattar.”

2. När du känner dig överarbetad.

Det är okej att erkänna det. Ibland känner vi oss överväldigade på jobbet och har helt enkelt för mycket att göra. Men hur berättar du för din chef att du har för mycket att göra utan att framstå som lat eller inte som en lagspelare? Det är viktigt att vara ärlig, undvika att klaga och erbjuda lösningar för att hjälpa till. Din chef kanske inte har någon aning om att bandbredd är ett problem och du kan göra honom eller henne en stor tjänst. Här är ett exempel:

”Jag har haft lite problem med att hantera antalet saker på min tallrik just nu. Skulle du ha något emot att jag delegerar och till eftersom de tar upp det mesta av min tid? Vår nya praktikant sa att hon hade lite tid över och jag skulle gärna vilja att hon fick utbildning i processen.”

3. När du är sjuk.

Känn inte att du behöver be om ursäkt i dessa situationer. Vi har alla rätt att vara sjuka ibland. Gör ditt meddelande kort och gott om varför du behöver ta ledigt. Här är ett exempel:

”Tyvärr vaknade jag och kände mig för sjuk för att komma till kontoret idag. Jag kommer att ta en betald sjukdag för att vila upp mig och bli frisk. Jag planerar dock att kontrollera min e-post med jämna mellanrum under dagen om något brådskande skulle dyka upp. Låt mig veta om ni har några frågor. Jag hoppas vara tillbaka på kontoret i morgon!”

Föreståndare till anställd

1. När en personlighet krockar med teamet.

Inte alla kommer att komma överens på arbetsplatsen och när detta händer tenderar det att skapa en obekväm arbetsmiljö. Om de anställda inte verkar kunna lösa det själva, ta båda åt sidan privat. Se till att lyssna på båda sidor, fastställa det verkliga problemet och hitta en lösning. Här är några sätt att inleda samtalet:

”Jag förstår att det finns ett problem mellan dig och . Jag ville ta er åt sidan för att försäkra mig om att detta inte påverkar ert arbete och er omgivning. Jag har bokat in lite tid för dig och för att ta en kaffe tillsammans utomhus. Jag tror att det skulle vara bra för er att få kontakt som individer och inte som arbetskamrater.”

2. När en anställd inte uppfyller förväntningarna men har en positiv attityd.

Det är svårt att tala om för en person som man genuint tycker om att den inte presterar bra. Men, positiv attityd eller inte, medarbetarnas prestationer påverkar hela organisationen, så det är viktigt att diskutera det på ett professionellt sätt. För det här samtalet rekommenderar vi att man tar upp problemet, erbjuder sätt att hjälpa till och ger en bekräftelse. Här är ett exempel:

”Som din chef är det mitt jobb att peka ut de områden som du behöver förbättra. Detta säkerställer att du ständigt utvecklar dina färdigheter samt din professionalism. Just nu vill jag att du fokuserar på att förbättra din . För att hjälpa dig skulle jag gärna vilja ordna några utbildningstillfällen för att få dig på rätt spår.”

3. När en anställd inte håller med om ett befordrings- eller ersättningsbeslut.

När det finns möjligheter till avancemang är det naturligt för kollegor att bli tävlingsinriktade. Om du har befordrat någon framför andra kan det uppstå avundsjuka, och om det börjar bli ett problem ska du ta itu med det direkt. Se till att vara empatisk, men stå också fast vid ditt beslut. Här är ett exempel:

”Som du vet blev jag befordrad i onsdags. Jag ville ta en pratstund med dig eftersom jag vet att du uttryckte intresse för möjligheten. Anledningen till att jag valde att befordra är att de konsekvent har nått kundmålen månad efter månad. De utmärker sig också inom och vilket är några områden som jag känner att du skulle kunna förbättra. Jag förstår att du söker uppåtriktad rörlighet inom företaget och bara för att den här möjligheten inte fungerade betyder det inte att det inte kommer att finnas andra som dyker upp. Jag är beredd att hjälpa dig att nå dit och skulle vilja ställa upp för att du ska lyckas med framtida möjligheter.”

Anställd till anställd

1. Hur man ber om hjälp.

Ibland visar sig det där stora projektet som du har arbetat med vara mer utmanande än väntat och du behöver en extra hand. Anställda kanske undviker att be om hjälp eftersom de inte vill uppfattas som inkompetenta eller irriterande. Att be om hjälp när du behöver det är inte skamligt – det är smart. Var ärlig med vad du kan hantera och be andra om hjälp när du känner dig överbelastad. Här är ett exempel:

”Hej, jag har börjat arbeta med , men jag har fastnat och den ska lämnas in på fredag. Jag såg att du tidigare har gjort och högsta ledningen var mycket nöjd med resultatet. Kan jag boka in lite tid med dig för att brainstorma möjliga tillvägagångssätt?”

2. Säg nej.

Säg att din kollega ber om din hjälp med ett projekt som du inte har tid för, eller att de ber om hjälp med en uppgift som du har väldigt lite kunskap (eller intresse) för. Det är okej att säga nej. Särskilt om du inte har tid. Många av oss kämpar dock med att säga nej på arbetsplatsen. De flesta av oss vill vara omtyckta och respekterade, men du måste vara försiktig med dem som kanske utnyttjar dig. Här är ett exempel på hur man säger nej:

” Jag skulle gärna hjälpa till, men jag har för närvarande inte kapacitet på grund av några projekt. Om detta är något som kan påbörjas nästa vecka hjälper jag gärna till då. I det fall att jag får mina projekt klara tidigare ska jag låta dig veta.”

3. Hantering av en distraherande medarbetare.

Att sitta bredvid Chatty Cathy kan vara underhållande till en början, men om distraktionen börjar hämma ditt arbete är det dags att föra ett samtal. Särskilt om ljudet av deras röst bär sig genom hela kontoret. Dra försiktigt din kollega åt sidan och ha ett genuint samtal. Se till att hålla deras känslor i åtanke och förbli respektfull hela tiden. Så här gör du:

”Jag har verkligen älskat att lära känna dig, men jag har upptäckt att jag ibland hamnar efter i arbetet på grund av våra samtal. Kanske kan vi planera in tid för att ta en fika en gång i veckan?”

Enligt mindfulnessläraren och chefscoachen Kim Nicol lämnar människor chefer, inte företag. Att uppmuntra dina anställda eller medarbetare att äga svåra arbetssamtal är en utmaning. Nicols tips: föregå med gott exempel. När det gäller obekväma samtal som att be dina medarbetare om lön eller att säga nej till en kollega är kommunikation nyckeln i alla arbetsmiljöer. Om du är öppen kommer förhoppningsvis resten av ditt team att vara det.

För fler tips och statistik om svåra arbetssamtal kan du kolla in vår infografik nedan.

Haven Life Insurance Agency erbjuder detta endast som utbildningsinformation och stöder inte några företag, personer eller strategier som diskuteras här. Haven Life är en online livförsäkringsbyrå som erbjuder tidsbegränsad livförsäkring utfärdad av Massachusetts Mutual Life Insurance Company.