Det krävs en stor organisationsförmåga för att planera en familjeåterförening, oavsett storlek. Gör evenemanget till det bästa hittills genom att använda den här gratis checklistan som kan skrivas ut.
Checklista för planering
Oavsett om du ska anordna en traditionell familjeåterförening i din hemstad eller något mer exotiskt som en kryssning för återförening hjälper en checklista dig att hålla ordning på alla gäster och aktiviteter. Klicka på bilden av checklistan nedan och välj ikonen för nedladdning. Skriv ut checklistan och fyll i detaljerna allteftersom du planerar. Om du har problem med att komma åt den utskrivbara filen kan du läsa Adobe-guiden för användbara tips.
Planeringsuppgifter
Från att välja ett tema till att hitta boende, dela upp planeringsuppgifterna mellan flera familjemedlemmar för att göra det enklare. Skriv ut en kopia av checklistan till varje person som har en roll i planeringen så att de kan skriva under på vad de slutför. Planera ett möte direkt efter en familjeträff för att diskutera nästa års planer och träffas igen ungefär sex månader och tre månader före träffen för att hålla dig på rätt spår.
Väljande av gäster
Dina gemensamma förfäder kommer i de flesta fall att diktera vilka gäster du ska bjuda in. Du kanske till exempel bara anordnar en återträff för dina gammelfarföräldrars släktingar så du skulle inte bjuda in din mans storfamilj.
- Gör ett minisläktträd för att vara säker på att du vet vem som skulle kunna vara med.
- Sortera igenom listan och stryk alla som är avlidna.
- Tänk på vad du vet om familjeförhållanden och specifika personer och fråga runt om du inte känner någon väl. Försök att bara utelämna familjemedlemmar som verkligen skulle göra majoriteten av människor obekväma.
- Sänd inbjudningar till alla som lever även om du vet att de inte kan delta. Bara inbjudan kan få någon att känna sig inkluderad.
Samordna boende
Om du har gäster utifrån är det hjälpsamt och respektfullt att erbjuda dem boendealternativ. Du kan inkludera en sektion på inbjudningarna där folk kan markera om de behöver boende. Sedan kan du göra en lista över potentiella boenden som passar deras unika behov. Om ni har en budget eller samlar in pengar för framtida återföreningar kan ni avsätta en del av budgeten för att ersätta resenärer för milkostnader för att göra återföreningen mer tillgänglig. Ett annat sätt att spara pengar är att låta gästerna bo hemma hos lokala familjemedlemmar en natt eller två.
Planera aktiviteter
Titta på din gästlista för att få en uppfattning om åldersspannet för gästerna. Sikta på ett bra utbud av fysiska och icke-fysiska aktiviteter som också kan inkludera att göra minnessaker som en familjeårbok eller minnesbok för återföreningen.
- Om ni har många små barn, planera ett antal familjeåterföreningslekar för barn och familjer.
- Familjer som gillar att festa tillsammans kan planera in fler vuxenaktiviteter.
- Om din gästlista innehåller många äldre släktingar kan du planera in några aktiviteter med låg energi som att dela med sig av familjehistorier eller berättelser från deras uppväxt.
Anpassning till gruppstorlek
Välj din plats utifrån antalet inbjudna personer. Du kan generellt uppskatta att ungefär tre fjärdedelar av din gästlista faktiskt kommer att delta, så planera för det antalet. Mindre grupper gynnas av sittande måltider medan stora grupper är bättre betjänta av en buffé.
Att hantera familjedrama
Var förberedd på familjedrama genom att göra dig medveten om eventuella problem i förväg. Se till att alla parter som är inblandade i familjetvister är medvetna om om de personer som de har problem med deltar så att var och en kan göra sitt eget val om de vill dyka upp.
Skapa en rolig upplevelse för att knyta samman familjen
Familjeåterföreningar är tänkta att vara en rolig upplevelse där släktingar får en chans att skapa minnen tillsammans. Tänk på varje inbjuden familjemedlem när du planerar för att se till att det blir något roligt för alla.