Enligt PMSolutions rapport ”State of the PMO” ökade andelen organisationer med ett projektledningskontor (PMO) från 61 procent 2007 till 71 procent på senare tid (2017).
Företagen konkurrerar i en ständigt föränderlig dörr av digital komplexitet. Detta skapar en ökad press på att leverera en högre volym av projekt med begränsade resurser, samtidigt som verksamheten fortfarande växer. Med den snabba digitala expansionen och den ständiga störningen av tekniker, uppryckning stabila branscher och företag måste upprätthålla och växa sin marknadsandel eller dö av svärdet försöker.
Balansering av flera projekt blir allt viktigare, eftersom organisationer erkänner dess värde i ett konkurrensutsatt landskap, där maximering av resurser och träffa tidsramar kan vara skillnaden mellan att sjunka eller simma i detta snabba klimat.
PMO:s förvaltningsprinciper är baserade på industristandardiserade metoder dokumenterade i PRINCE2 eller riktlinjer från PMBOK som fokuserar på att planera, organisera, bemanna, utföra och kontrollera verksamheten i en organisation för att säkerställa maximal produktion med minimala fel.
Men finns det ett projektledningskontor i en storlek som passar alla? Låt oss undersöka vad ett PMO gör och om din organisation bör överväga detta tillvägagångssätt för att hantera projekt.
Vad är ett PMO och varför behöver du ett?
PMO spelar en nyckelroll i hanteringen av projekt från en strategisk nivå. Till skillnad från projektledning, som fokuserar på den dagliga verksamheten i ett projektteam, fungerar PMO som ett ramverk för projektledare och tillhandahåller PMO-metodik och mallar för hantering av program inom en organisation. Den kontrollerar de projektledningsresurser som behövs för att underhålla och genomföra projekt. Den bistår också med specifika PMO-verktyg som Smartsheet, Pert och Gantt-diagram som ger vägledning och stöd till andra team om hur man hanterar projekt.
Ledningsteam inom en organisation har vanligtvis annat viktigt arbete att fokusera på för att driva verksamheten och har inte kapacitet eller potentiellt kompetens att hålla koll på alla projekt som är i gång på en hög nivå.
Projektledare är upptagna med sin dagliga verksamhet och sina team, så denna avgrund lämnas obemannad, utan att någon prioriterar från 30 000 fot hur man ska leverera de många projekt som en organisation behöver genomföra under ett räkenskapsår. Kommunikationen är förskjuten eftersom den högsta ledningen inte har en solid helhetsbild av hur deras verksamhet mår på gräsrotsnivå.
PMO:s ansvar
Governance
För att fastställa bästa praxis för att utveckla program inom en organisation. Den fokuserar på förfaranden genom att standardisera PMO-metodiker som behövs på olika avdelningar.
Kommunikation
Att överbrygga klyftan mellan högsta ledningen, avdelningsledare och projektledare för att se till att kommunikationen och uppdateringar av projektstatusen är strömlinjeformade kan vara en gigantisk uppgift i stora organisationer. Att ha denna PMO-funktion centraliserad säkerställer att den högsta ledningen är medveten om vilka projekt som är i riskzonen och potentiellt belyser missade möjligheter med avsikt att sätta en handlingsplan på plats för att korrigera projektets nedåtgående bana.
Hantering av resurser
PMO:n hanterar de inbördes beroendena mellan projekten, vilket minimerar resursslöseri och fel samt upprepningsbart arbete som redan har utförts. Den drar nytta av dessa lärdomar och samlar in de lärdomar som gjorts och gör dem tillgängliga för andra projektgrupper för att öka ytterligare optimering och förkorta tidslinjerna. Det skapar synergieffekter bland projektledare som garanterar en smidigare segling på projektbasis.
Coaching
PMO utbildar och handleder projektledare samt teamledare, vilket ökar värdet av teamets färdigheter samtidigt som det främjar bästa praxis för projektledning inom en organisation, vilket ger dem en röst för att styra projektet i rätt riktning.
Strategisk planering
PMO är en nyckelspelare som ansvarar för att hjälpa den högsta ledningen att fokusera på vilka projekt som behöver elimineras och hur man prioriterar utifrån långsiktiga strategiska mål.
Olika typer av PMO
Var PMO passar in i ditt företags hierarkistruktur beror på vad ditt företag vill uppnå i de många projekten och den anpassning som krävs för att skapa en unik PMO-funktion för att hantera specifika uppgifter som måste tilldelas. Dessa uppgifter är i sin tur baserade på organisationens behov.
Det finns olika typer av PMO:s som organisationer kan överväga.
- Enterprise PMO: Säkerställer att projekten är i linje med organisationens vision och strategi. Vanligtvis rapporterar enterprise PMO:s till VD:n och har befogenhet att fatta strategiska och taktiska beslut för alla projekt.
- Divisional PMO: Ger stöd till projekt för en specifik verksamhetsgren inom organisationen. Detta omfattar programförvaltning, utbildning, resursplanering och projektsamordning.
- Projekt-PMO: Detta inrättas för ett enskilt projekts eller programs varaktighet. Det omfattar administrativt stöd, kontroll, övervakning och rapportering.
- Project Management Center of Excellence: Definierar projektledningsstandarder och förfaranden, metoder och verktyg för att stödja projektgrupper i hela organisationen.
Har din organisation behov av ett PMO?
För att framgångsrikt implementera PMO-metodik måste företag komma ihåg några nyckelbegrepp:
- PMO:s roll måste tydligt definieras, utan att lämna någon tvetydighet när det gäller ansvar.
- Istället för att tilldela flera PMO-roller och ansvarsområden bör man fokusera på vad organisationen behöver uppnå över både kort- och långsiktiga mål.
- Det krävs engagemang från den högsta ledningen för att ett PMO ska accepteras av alla delar av organisationen. Utan detta mandat är PMO-avdelningen bara ännu en silo som kämpar för att etablera sin röst i organisationen.
För att anställa ett PMO bör du ta dig tid att förstå vad ett projektledningskontor är och hur det kan gynna organisationen på lång sikt. Därifrån kan du implementera en handlingsplan som ger tydliga PMO KPI:er för att bedöma fördelarna med ett PMO.
Det är dock viktigt att komma ihåg att inte alla organisationer behöver ett PMO – särskilt inte i de inledande skedena av affärsverksamheten. När ett företag mognar blir denna fråga om huruvida man ska ta in ett PMO eller inte alltmer relevant. För större organisationer som har flera program i drift samtidigt finns det säkert en fördel att investera i PMO-ramverket, med målet att skapa tydligare kommunikation mellan interna intressenter och leverera PMO KPI:er. To further understand how company size influences the need for a PMO, let’s take a look at some data:
- 90% of large enterprises have a PMO
- 88% of midsize companies have a PMO
- 61% of small companies have a PMO
Overall, 71% of companies have a PMO and this number has increased by ten in the past decade.
There is a tendency for organizations to start a project management office without assessing the risks and benefits upfront. Om ett PMO är dåligt utfört kan det sätta ett företag tillbaka när det gäller projektleverans men också skapa negativa känslor för projektledning, vilket gör intressenterna nervösa för att investera tid och pengar för att implementera detta igen vid ett framtida tillfälle.
Enligt PMI:s 2017 Pulse of the Profession hade företag som anpassar sin PMO-struktur för hela företaget till den högsta ledningens strategi 38 % fler projekt som uppnådde de ursprungliga målen än de som inte gjorde det.
De följande fördelarna med att implementera PMO spänner över företag oavsett vilken sektor de är verksamma inom:
- Försörjer en standardiserad projektledningsmetodik och bästa PMO-praxis med påtagliga, långsiktiga fördelar för en organisation.
- Kommunikationsprocesserna blir strömlinjeformade över program, vilket möjliggör ett ökat samarbete mellan teamen.
- Projektledare kan fokusera på dagliga operativa uppgifter. De kan erbjuda coachningsmöjligheter till teammedlemmar och förbättra färdigheterna där det behövs.
- Offert standardiserad användning av projektledningsverktyg och programvara gör det enklare att flytta resurser mellan projekt.
- Delning av resurser mellan projekt gör det möjligt för starka team att blomstra.
Bedömning av ett PMO-ramverk
Projektsmisslyckanden är kostsamma. Förra året rapporterade Project Management Institute (PMI) att de pengar som går förlorade på grund av misslyckade projekt var i genomsnitt 97 miljoner dollar för varje miljard dollar.
Det bästa stället att bedöma en organisations PMO-mål är att överväga hur team arbetar tillsammans i flera system. Fokusera på processen för samarbete både inom ett team och över hela organisationen och bedöm om intressenterna har en grundlig förståelse för hur projekten går till och har insyn i projektets resultat
När teamen arbetar i silos finns det en ekonomisk kostnad som kan resultera i att ett företag missar möjligheter. Silos hämmar tillväxten och effektiviteten i en organisation, vilket kan resultera i dubbelarbete från olika avdelningar och i demotiverade team, som inte är engagerade i att driva resultat och uppnå sina KPI:er.
PMO bör se till att alla team använder konsekventa projektledningsmetoder och att standardiserad programvara används för att hantera alla projekt. Verktyg och programvara är bra för att göra det möjligt för dina team att arbeta effektivt, men om de inte används på rätt sätt i hela organisationen kan det bli en kostsam verksamhet. Detta kan påverka användningen av förvaltningen av verktygen från säkerhets- till efterlevnadsfrågor.
Ett annat övervägande är att låta projektgrupper använda olika verktyg ger olika arbetsmetoder. Detta kan hindra omfördelningen av resurser där en organisation behöver dem mest, vilket påverkar projektkostnaden, tiden till marknaden och slutresultatet.
Vissa organisationer upplever att den högsta ledningen är så långt borta från den dagliga verksamheten att de är omedvetna om riskerna för de pågående projekten, vilket resulterar i dålig leveranstid, slöseri med resurser och överskridande av budgeten.
Organisationer strävar efter att vara resultatorienterade, vilket är avgörande för deras affärsplaner och framgång. PMO-ramverket kan vara en värdefull tillgång när det gäller att identifiera förbättringsområden och se till att organisationen levererar optimala projekt i tid och inom budget.
Mätning av framgång i ett PMO?
En undersökning av KPMG visade att nästan 80 % av organisationerna bedömde att deras PMO:er var ”måttligt” till ”extremt effektiva” när det gällde att stödja förändringar inom organisationen.
Enligt en Gartner-undersökning rapporterade 70 % av organisationerna som implementerade ett PMO att de hade förbättrat sina projektframgångssiffror. Genom att mäta framgången för ett PMO kan den högsta ledningen fatta välgrundade beslut om hur man på bästa sätt källa för att justera ett projekts resultat.
En organisation måste först definiera och komma överens om vad som ska mätas för att uppnå PMO-succé. Sätt tre till fem KPI:er som är realistiska att mäta och spåra dem. Här är en lista över KPI:er som du kan försöka mäta:
- Antalet avslutade projekt jämfört med de projekt som antingen övergavs eller var ofullständiga. Fokusera på de projekt där PMO var involverad mot de projekt där PMO inte gav någon input.
- Förhåll dig till de uppskattade projektkostnaderna mot den faktiska kostnaden för verksamheten. Detta kan vara en viktig affärsdrivkraft och mer vikt kan läggas på denna KPI.
- Analysera avkastningen på investeringar (ROI) i projekt som samordnats av PMO jämfört med de projekt som inte hade någon PMO-inblandning. Detta kan validera PMO-ramen. Eller så kan det belysa var förändringar av PMO-ramen behövs.
- Analys av den tid det har tagit att leverera projekt av samma storlek eller prioritetsnivå från år till år (YoY). Se till att du jämför äpplen med äpplen för att mäta denna KPI på ett rättvist sätt. Om inte kommer resultatet att vara ineffektivt och kommer inte att bidra till att driva projektförbättringar.
- Beräkna om resurserna har fördelats på lämpligt sätt för projekten. Se till att rätt antal resurser var tillgängliga för ett projekt. Denna PMO KPI kommer att bedöma effekten av att projekten levereras i tid.
- Skattar projektgrupperna om PMO-processen och dess inverkan på deras projekt. Var det användbart att ha PMO-inblandning? Gav PMO coachning och mentorskap som förbättrade projektgruppernas färdigheter?
Resultatet av PMO-mätningen bör leda till förbättringar av PMO-funktionerna i kommande projekt. Att utvärdera PMO:s KPI:er efter varje projektleverans kommer att säkerställa PMO:s tillväxt och hållbarhet.
Slutsats: PMO är mer relevant än någonsin tidigare
Även om det har gjorts framsteg inom programleverans med hjälp av både vattenfalls- och agila metoder, skulle man kunna tänka mer på leveransen av projekt, inklusive driftsättning och produktlanseringar. Tänk på slutmålet för dina projekt och några av de utmaningar som du står inför idag. Om du bedömer dessa problem kan din organisation skräddarsy de PMO-funktioner som behövs för att hantera projekt. Den kan på bästa sätt tjäna ledningen och projektgrupperna i denna komplexa tekniska miljö.
PMO:s utvecklas ständigt med ny teknik, nya metoder och nya tankesätt hos projektgrupperna. Genom att anpassa sig till din företagsmiljö kan ett PMO ta på sig ett bredare utbud av funktioner och ansvar och stödja projekt i hela verksamheten.
Framtidens PMO-ram måste vara flexibel för att kunna tillgodose programtillväxt och anpassa sig till en organisations långsiktiga strategi på ett mer meningsfullt sätt. När organisationer utmanas av nya teknikbehov, distansarbetsmiljöer och ökad projektkomplexitet är fördelarna med PMO mer övertygande än någonsin tidigare.