Den robusta utvecklingen inom IT-branschen under de senaste åren har även utvecklat företagen. Med införandet av avancerad mjukvaru- och hårdvaruteknik registreras de poster som är förknippade med ett företag digitalt. Det elektroniska underhållet av register sparar resurser, är mer tillförlitligt och kan säkerhetskopieras med minimal risk för dataförlust.
Point of Sale Systems har utformats särskilt för att hålla reda på all försäljning, lagerbokföring, POS-transaktioner, hantering av anställdas profiler och alla andra aktiviteter som utförs i en detaljhandelsbutik. Populära POS-system som hjälper företag att förbättra sin försäljning inkluderar Shopify, Lightspeed, Shopkeep, Magestore, etc..
Vad är POS-transaktion?
POS-transaktionen äger rum när en betalning görs av en kund vid en kassa eller webbutik i utbyte mot produkter eller tjänster som tillhandahålls till dem. Generellt sett sker en transaktion på försäljningsstället närhelst en aktivitet som innebär att tillgångar, skulder eller eget kapital omvandlas.
Utbytet av kontanter och varor kan ske i vilket medium som helst beroende på vilken typ av företag eller butik som köpet görs från. Transaktionerna involverar två användarroller, dvs. en köpare och en säljare. De system som består av mjukvara och hårdvara och som håller reda på dessa transaktioner kallas POS-system (Point of Sale).
Det innebär att alla penningutbyten som sker via en kassa som är integrerad med en POS-mjukvara och -hårdvara kallas för en Point of the Sale-transaktion. POS-systemet köps av detaljhandlare för att hålla ett öga på antalet transaktioner som görs dagligen, månadsvis eller årligen.
POS-systemen ansvarar också för att beräkna hur mycket pengar som genereras varje dag vid försäljning av olika produkter. Andra fantastiska funktioner inkluderar lagerhantering, POS-rapportgenerering, hantering av anställdas profiler, lagerhantering, förutsägelse av lagerbehov etc.
Användning av ett POS-system för inspelning och övervakning av Point of Sale-transaktioner hjälper detaljhandlare och säljare att upprätthålla tillförlitliga register och mäta framstegen i sina företag på ett effektivt sätt.
Dessa system hjälper också säljarna att utforma strategier för att förbättra försäljningen genom att titta på efterfrågan och försäljningen av varje produkt och effekten av de försäljningsprocedurer som redan genomförts och generera POS-rapporter i enlighet med de inmatade uppgifterna.
POS-transaktionstyper
Varje försäljning eller köp innebär en transaktion av pengar, men det medium genom vilket dessa pengar överförs kan variera i olika fall. De två huvudkategorierna av POS-transaktioner nämns nedan tillsammans med exakta beskrivningar:
Online
De POS-transaktioner som sker när man gör ett köp från en onlinebutik tillhör denna kategori. I det här fallet är butiken inte fysiskt närvarande, men köparna kan se produktdetaljer online och beställa önskade produkter som levereras till deras dörr inom en viss tid. Försäljningstransaktionen sker när köparen anger sin kreditkortsinformation och pengarna överförs till säljaren i online-kategorin. Vid otillfredsställande produktkvalitet eller felaktiga varor återbetalas också beloppet till kunderna i vissa fall.
Offline
När en köpare besöker en butik, väljer vissa varor och gör betalningen vid kassan där en POS är installerad kallas denna kategori för en offline Point of Sale-transaktion. I det här fallet tas pengarna emot direkt av köparen utan fördröjning.
Dessa online- och offline-transaktioner kategoriseras vidare i tre olika typer:
Försäljning
När en produkt eller föremål säljs, oavsett om det är en fysisk butik eller en butik på nätet, så äger denna typ av transaktion rum. I båda fallen tas kontanterna eller betalningen emot direkt av säljaren. Antalet sålda produkter, det mottagna kontantbeloppet, datum och tid för köpet, den anställde som hanterar försäljningen och kundinformationen registreras i kassasystemet för att övervaka dessa faktorer för framtida förutsägelser.
Köp
Denna Point of sale-transaktion inträffar när en köpare köper en produkt från något medium och dess återlämnande gör en betalning. All information i samband med köpet registreras i kassasystemet.
Kvitton
När köparen framgångsrikt har köpt sina önskade produkter genereras ett kvitto för de uppskattade kunderna som innehåller detaljer som det betalda kontantbeloppet, antalet produkter, namnet på de köpta artiklarna, datum och tid för köpet osv. Detta kvitto överlämnas till kunden så att de också kan hålla reda på de inköp de gjort i en butik.
Vad är POS-avstämning?
Termen POS-avstämning blir oerhört viktig i små och stora företag och används när bokföringsposter för POS-datamängder jämförs med varandra. Detta görs för att säkerställa att de registrerade uppgifterna och korrekta.
Point of sale avstämning förklaras också som de beräkningar som görs för att verifiera att mängden kontanter i kassan är lika med antalet försäljningar som gjorts under den dagen/månaden eller året.
Hur är POS-avstämning relaterad till POS-transaktion?
POS-avstämning och POS-transaktioner är nära relaterade till varandra eftersom båda används för att verifiera varandras uppgifter. De data som extraheras med de rapporter som genereras i ett kassasystem dubbelkontrolleras med hjälp av avstämningsmetoder för kassasystemet. Som ett resultat registreras inflödet och utflödet av kontanter perfekt.
Fördelar med POS-avstämning
Eliminera bokföringsfel
POS-avstämningsmetoden tar bort eventuella mänskliga fel i beräkningen av finanser och hjälper dig att analysera data är ett korrekt sätt.
Den dubbelkontroll som utförs under detta förfarande hjälper dig också att vara säker på det kontantbelopp som reserverats på ditt konto så att framtida investeringar eller inköp kan förutsägas på ett korrekt sätt.
Stabilitet
Punktskatteavstämningsmetoden påskyndar också stabiliteten i hanteringen av din företagsrelaterade ekonomi. Den exakta uppskattningen av tillgängliga likvida medel hjälper dig att planera i förväg och utföra dina uppgifter smidigt.
Identifiera otillåtna transaktioner
Den dubbla kontrollen av alla försäljnings- och inköpsrelaterade finanser hjälper dig också att identifiera de transaktioner som inte är auktoriserade och minimera risken för onödigt kontantutflöde.