Termerna ”faktura” och ”kvitto” har använts omväxlande så ofta att det för en lekman inte verkar finnas någon skillnad mellan de två.
Som en företagare eller någon som har en bakgrund inom redovisning kommer att berätta för dig kan de två termerna dock vara väldigt olika.
Testa vår programvara för onlinefakturering gratis
Acceptera enkelt onlinebetalningar
Håll koll på vem som betalat dig
Börja skicka fakturor
En del människor får reda på det här faktum när de går igång på att göra avräkningar för sitt företag. Andra inser detta på ett lite mer obehagligt sätt när de ska deklarera sina skatter.
Resten av oss förblir helt omedvetna om skillnaderna och hänvisar ofta till en faktura som ett kvitto och vice versa. Men det borde verkligen inte vara fallet när, enligt denna Atradius-studie, 10-20 procent av sena betalningar beror på felaktig information på en faktura.
Det är en stor risk att inte förstå skillnaderna och likheterna.
Då vet du att både en faktura och ett kvitto är dokument som är viktiga för bokföringen. Båda kommer till användning när en köpare och en säljare av varor och/eller tjänster är involverade i en transaktion som kommer att innebära ett utbyte av nämnda varor och/eller tjänster mot betalning.
Båda används för att registrera de belopp som är skyldiga och betalda med avseende på de angivna varorna och tjänsterna. Båda är juridiska dokument.
Det verkar finnas många likheter mellan de två, varför det är förståeligt att de två ofta förväxlas. De två är dock mycket olika dokument, med nästan helt olika syften.
Låt oss utforska dessa skillnader i detalj.
Vad är en faktura?
En faktura är en begäran om eller en faktura för betalning i en transaktion. Den utfärdas av den person som säljer varorna och/eller tjänsterna eller säljaren till den person som köper dessa varor eller tjänster eller kunden.
Det viktigaste att notera om fakturan är att den är ett juridiskt verkställbart dokument. Med andra ord kan säljaren använda den faktura som utfärdats för en viss vara eller tjänst för att juridiskt säkerställa att betalningen för den sker.
En faktura handlar dock inte bara om att begära betalning.
Den innehåller också många relevanta uppgifter, till exempel säljarens och kundens namn, säljarens adress, telefonnummer, e-postadress och faxnummer, vilka tjänster eller varor som har omsatts, kvantiteterna, priserna, datumet då fakturan utfärdades, fakturanummer och den totala betalningen.
För att undvika mer förvirring måste man notera att en faktura inte heller är en inköpsorder. En PO är i princip ett dokument som utfärdas av kunden till säljaren med uppgifter om de varor eller tjänster som önskas, kvantiteterna och de överenskomna priserna.
Som en extra bonus finns här en mer djupgående översikt över fakturering som du kan läsa i lugn och ro.
Vad är ett kvitto?
Ett kvitto är i princip en bekräftelse från säljaren till kunden som anger att betalningen har mottagits. Det är kundens bevis på att betalningen har gjorts.
Det fungerar också som ett bevis på äganderätt vid transaktion av varor. Det listar olika bitar av information såsom säljarens och kundens namn, pris, skatter, rabatter, betalningssätt, betalningsdatum, kvittonummer, säljarens namnteckning och totalt belopp som ska betalas.
Också kvittot är ett juridiskt dokument. Det framgår inte alltid av kvittot vad betalningen har gjorts för och i vilka mängder. Det är därför en faktura blir viktig – för att lista den vara eller tjänst som var föremål för transaktionen.
När kvittot anger dessa saker blir dock en separat faktura onödig.
Likheter mellan faktura och kvitto
- Båda utfärdas av säljarna.
- Båda är juridiska dokument.
- Båda anger säljar- och kundinformation.
- I de fall då hela betalningen sker på en gång anger både faktura och kvitto det totala beloppet.
Skillnader mellan faktura och kvitto
- Medan en faktura i princip begär att en betalning ska göras är ett kvitto ett bevis på att en betalning har gjorts.
- En faktura utfärdas innan betalningen är gjord. Ett kvitto utfärdas efter betalningen.
- Fakturen anger det totala belopp som ska betalas eller måste betalas. Kvittot å andra sidan anger hur mycket som har betalats och vilket betalningssätt som använts.
- Om en leverantör utfärdar en faktura och betalningen ännu inte har gjorts, kommer leverantören att bokföra betalningen som en kredit under Försäljning och en debet under Kundfordringar.
- Om en kund får en faktura men ännu inte har gjort betalningen, bokför kunden betalningen som en kredit under leverantörsreskontra och en debet under antingen ett kostnadskonto eller ett tillgångskonto.
- En faktura går till kunden som ska göra betalningen medan ett kvitto kan gå antingen till kunden eller till en tredje part som bevis på betalningen.
- En faktura används för att hålla reda på sålda varor eller tjänster. Ett kvitto å andra sidan bekräftar att en betalning har gjorts.
Användningsområden
Fakturor används först och främst för att begära betalning från kunder.
Hur som helst hjälper de också till vid leverans av varor, för att hålla reda på sålda varor och tjänster, för att uppskatta framtida intäkter och till och med för kundtjänst genom att erbjuda rabatter vid tidig betalning och förlängd betalningstid.
Kvitton används av kunderna som bevis på köp eller ägande. Detta blir särskilt viktigt när kunderna vill returnera felaktiga varor.
Exempel
För att bättre illustrera skillnaderna mellan en faktura och ett kvitto finns här några visuella exempel med information om troliga utfärdare.
Faktura
En faktura utfärdas vanligen av säljare, försäljare, köpmän eller handlare. Fakturor kan utfärdas av ett företags bokföringsavdelning.
En läkarmottagning, ett sjukhus, en mekaniker eller en verkstad kan också utfärda fakturor till kunder.
När du går till en restaurang och beställer mat och dryck ger servitören eller servitrisen dig en faktura i slutet av kvällen. Denna faktura kallas för en check.
Kvitto
Ett kvitto utfärdas återigen av säljare, säljare, köpmän eller handlare. Den här gången kan det dock gå till kunden eller till en tredje part för att bekräfta att betalningen har gjorts.
Du kan få ett kvitto från kortmaskinen som du drar ditt kort i när du betalar något med betal- eller kreditkort.
Undertiden kan själva fakturan stämplas som ”betald”, till exempel i en livsmedelsbutik eller stormarknad eller till och med på en restaurang. I sådana fall blir själva fakturan kvittot.
Fakturors och kvittots affärssida
Då fakturor och kvitton hjälper till med fullständig och korrekt utgiftsspårning måste du börja betrakta dem som oumbärliga från dag ett. De är oerhört praktiska i händelse av en skatterevision och kan också göra underverk för att informera beslutsfattandet.
Gör ditt bästa för att sammanställa ett komplett register över företagets utgifter i form av kvitton. Du kanske blir förvånad. De observerbara historiska utgiftstrenderna kan användas för att justera framtida budgetar och göra ändringar i affärsplanerna.
InvoiceBerrys funktion för utgiftsspårning hjälper dig att enkelt skanna in papperskvitton så att alla register över affärsutgifter kan lagras säkert. Detta är också en stor hjälp när det gäller att skapa bokslut, registrera avdragsgilla företagskostnader och förbereda skattedeklarationer.
Då alla företagskostnader som du har hävdat som avdrag på din skattedeklaration kräver styrkande dokumentation, kommer tillgängliga elektroniska kopior av dina försäljningskvitton och fakturor att kännas himmelskt skickade.