Vilka intagningsformulär behöver du för din beteendemedicinska praktik?

Oavsett om du öppnar en ny beteendemedicinsk praktik eller är väletablerad inom området kan det vara överväldigande att hålla reda på alla de formulär du behöver för att driva en praktik. Ju mer du vet om intagningsprocessen för rådgivning, desto mer kan du påskynda processen för dina patienter. I den här guiden diskuterar vi hur man skapar en effektiv intagningsprocess, hur man bygger upp klientformulär och hur man håller dem säkra.

Innehållsförteckning

• Intagsprocessen i rådgivning
• Klientformulär för rådgivning och psykisk hälsa
• Bygga ett intagningsformulär för klienter
• För att göra. ditt intagningsformulär säkert
• Hantering av intagningsformulär för beteende och psykisk hälsa

Intagningsprocessen i rådgivning

Vad är intagningsprocessen i rådgivning? Många gånger talar en terapeut med sin klient via e-post eller telefon innan sessionen. Genom denna diskussion med klienten har du förmodligen en uppfattning om de symtom som klienten upplever. Ofta informerar de dig om den specifika anledningen eller anledningarna till att de söker hjälp.

Under den första sessionen med en klient har du möjlighet att lära dig mer om deras känslomässiga lidande och kamp med deras psykiska hälsa. Här är några ämnen som du kanske vill fråga om och ta upp under den första sessionen med en klient:

• Klientens behandlingshistoria
• Klientens historia med terapi
• Klientens mål med terapin
• Klientens personliga relationer
• Betalning
• Etiska frågor
• Den terapeutiska relationen

Det kan också hända att du förklarar dokumentationen för informerat samtycke för dem och låter dem fylla i intagningsformulär om de inte redan har gjort det. Om din klient redan har fyllt i dessa formulär kanske du vill gå igenom den information som de har lämnat.

Det händer mycket under ett intagningsmöte i terapi, vilket innebär att dessa möten tenderar att vara längre än vanliga möten. Som sådan kan du vilja blockera mer tid för dessa sessioner än vad du skulle göra för andra terapisessioner.

Den första terapisessionen tenderar att göra både klienten och terapeuten lite nervösa. En relation mellan klient och terapeut kan vara känslig, och som terapeut gör du ett viktigt arbete – att känna sig nervös är rimligt. Det är därför det är så bra att etablera en framgångsrik intagningsprocess för rådgivning.

För intagningssessionen

Här är några steg du kan behöva ta innan intagningssessionen:

• Förbered pappersarbetet: Ha det nödvändiga pappersarbetet redo för din klient att fylla i och skriva under, t.ex. informerat samtycke, ett informationsutlämnande eller en policy för sociala medier. Bestäm om du vill att potentiella klienter ska fylla i patientintagningsformuläret före eller efter deras första möte.
• Notera viktiga frågor till klienten: Vissa klienter är inte säkra på hur de ska börja prata om sig själva eller sin situation i en terapisession och kan behöva lite uppmaning med frågor. Skriv ner frågor i förväg som kan vägleda sessionen vid behov.
• Bekanta dig med klientens bakgrund: Gå igenom den information som du har fått om klienten, antingen från klienten själv eller från en annan terapeut eller läkare, så att du har en bättre uppfattning om vad du kan förvänta dig och kan ställa relevanta frågor.

Under intagningsmötet

När patienten anländer till sitt intagningsmöte finns det några steg som du också måste ta, till exempel:

• Hälsa dem varmt: Du vill tidigt visa empati och medkänsla för din klient, och detta börjar med en varm hälsning.
• Gå igenom blanketter och policys: När din klient anländer vill du gå igenom formulär och rutiner och förklara för dem varför dessa är viktiga steg i processen innan terapin kan börja. Fråga om de behöver förtydliga några formulär eller om de behöver ytterligare information.
• Gå igenom betalningspolicy: Gå igenom din betalningspolicy med din klient, så att de vet om betalningen sker i början eller i slutet av sessionen.
• Informera klienten om din process: Tillvägagångssätt för terapi kan variera från terapeut till terapeut, så du bör ge din klient en kort översikt över din process.
• Lyssna aktivt och ställ frågor: Vänd dig mot klienten för att visa att du är engagerad i honom eller henne och låta honom eller henne veta att han eller hon har din fulla uppmärksamhet.
• Fråga om hans eller hennes terapimål: Vad är klientens slutmål för terapin? Vad vill de få ut av terapin? Att fastställa mål lugnar klienten att du kommer att vara med dem på deras resa mot positiv förändring.

Efter intagningssessionen

Efter intagningssessionen vill du fundera på om du kan arbeta med den här klienten och om du vill ge dem hemuppgifter. Om du har gett klienten en diagnos kan du också föreslå externt läsmaterial, så att de bättre kan förstå sitt tillstånd.

Klientformulär för rådgivning och psykisk hälsa

Det finns flera rådgivningsformulär för patientintag som klienterna måste fylla i, bland annat:

• Intagningsformulär: På en intagningsblankett ska patienten ange sitt fullständiga namn, kön, födelsedatum, adress, kontaktuppgifter och information om sitt försäkringsbolag. Du kanske också vill inkludera utrymmen för aktuella mediciner, personlig och familjens psykiska sjukdomshistoria, anledningar till att söka terapi och mål för rådgivningen.
• Formulär för informerat samtycke: Denna blankett skyddar patienten och fastställer att de har rätt att ställa frågor och få information om sin vård och behandling. Formuläret kräver deras namn, födelsedatum, underskrift och datum.
• Formulär för godkännande av utlämnande av journaler: Genom att underteckna denna blankett ger patienten sin vårdgivare tillstånd att lämna ut eller ta emot mental information om dem från en andra part – detta är en frivilligt undertecknad blankett som de kan återkalla.

Innan du arbetar med en potentiell klient bör de få dessa patientintagningsblanketter för privatpraktiker för att skydda både dig och klienten.

Att bygga upp en klientintagningsblankett

Skall en terapeut inom beteendemedicin ta fram sin egen klientintagningsblankett? Eller är en mall mer användbar?

Som du kanske vill skapa ett formulär för klientintag från grunden kan det vara bättre att använda en mall eller en tjänst som tillhandahåller formuläret till dig. På så sätt kan du försäkra dig om att du inte har glömt att ta med någon relevant information, och du sparar tid. Du kan alltid anpassa en mall till dina specifika behov senare.

Om du vill eliminera behovet av papper kan du använda en praktisk patientportal genom ICANotes som gör det möjligt för dina patienter att fylla i formulär online – detta gör processen enkel och bekvämare för både dig och kunden.

För att göra ditt intagningsformulär säkert

När en patient fyller i ett intagningsformulär lämnar de en betydande mängd personlig information som måste skyddas. För att garantera dina patienters integritet måste du vidta vissa åtgärder för att säkra deras uppgifter – för att göra detta kan du:

• Gör formulären elektroniska: Eftersom pappersblanketter tar längre tid att fylla i kan de lämnas på ett skrivbord eller lämnas i osäkra pappersmappar. Därför är pappersblanketter mer sårbara för säkerhetsrisker. Om man använder elektroniska formulär innebär det att det är mindre sannolikt att formuläret kan komma i kontakt med obehöriga.
• Aktivera elektroniska signaturer: Elektroniska signaturer eliminerar behovet av att blanketter skrivs ut, faxas eller skannas, vilket gör inkommande blanketter mindre sårbara för säkerhetsrisker.
• Upprätta en lösenordspolicy: När du har elektroniska formulär måste du skydda dem med lösenord. En lösenordspolicy måste definieras tydligt och tillämpas.
• Uppdatera programvaran snabbt: Det är viktigt att uppdatera programvaran när du uppmanas att göra det för att se till att informationen förblir säker.

Hantering av intagningsformulär för beteende och psykisk hälsa

Bedömer du hjälp med dina intagningsformulär och andra dokument för psykisk hälsa? ICANotes kan hjälpa dig. Med ICANotes kan du få dokumenthantering som ger dig ett enkelt sätt att komma åt en patients konsoliderade journal, minska kraven på lagringsutrymme och undvika att förlora eller förlägga viktiga dokument och journaler.

Kolla på vår live-demo eller starta en gratis provperiod idag.

Watch a Live Demo

Start a Free Trial

Understanding the Different Types of Mental Health Assessments and Screening Tools for Behavioral Health Clinicians

What Are the Most Important Practice Management Features for Behavioral and Mental Health Clinicians?

What You Need to Know About EHRs and Patient Privacy

Features to Look for in a Mental Health EHR Software

The Benefits of a Paperless Therapy Practice