Überschrift. Sie ist eine kurze, aufmerksamkeitsstarke Aussage, die die Nachricht zusammenfasst, die Sie mitteilen. Die beste Schlagzeile muss die Aufmerksamkeit der Leser schnell auf sich ziehen – Sie haben etwa zehn Sekunden Zeit, um sie zu überzeugen, weiterzulesen. Schreiben Sie eine kurze, klare und verständliche Einleitung. Sie sollte die Frage beantworten: Worum geht es in dem Brief? Sie können die Überschrift zuerst schreiben oder erst, wenn die gesamte E-Mail fertig ist (manchmal ist es einfacher). Ein kleiner Tipp: Um die Überschrift wirklich spannend zu machen, verwenden Sie Schlüsselwörter, die auch im Text vorkommen.
Ein Beispiel: „Erfahren Sie, wie Explorer die größte Message-in-a-Bottle der Welt auf den Markt bringt – konstruiert vom Gewinner Koenigsegg“
Lead. Die hier konzentrierten Informationen sollten drei Punkte aufzeigen: Was? Wo? Wann? Streben Sie nach Einfachheit – schreiben Sie kurze Sätze und geben Sie den Journalisten eine klare Beschreibung, worum es in Ihrer Pressemitteilung geht. Die Redakteure haben in der Regel nicht viel Zeit, sich mit Ihrem Schreiben zu befassen. Sie erhalten jeden Tag Dutzende ähnlicher Mitteilungen.
Wie heben Sie Ihre Mitteilung aus der Masse hervor? Versuchen Sie, den Journalisten das Leben leichter zu machen. Stellen Sie den Hauptgedanken in den Vordergrund, indem Sie genaue Daten, Fakten, Orte und Kontakte angeben. Auf diese Weise erhöhen Sie die Chancen, dass Ihre E-Mail wahrgenommen und schließlich veröffentlicht wird.
Körper. Er ist der zentrale Teil Ihrer Pressemitteilung und besteht aus einer ausführlichen Erläuterung der oben dargestellten Informationen. Reichern Sie die zusätzlichen Absätze mit unterstützendem Material und wichtigen Details an (z. B. direkte Zitate, relevante Hintergrundinformationen, Statistiken usw.).
Wenn es Ihnen schwer fällt, einen eigenen Ansatz für den Text zu finden, können Sie eine universelle E-Mail-Vorlage für Pressemitteilungen verwenden, z. B. die, die wir am Ende des Artikels vorgestellt haben.
Bio des Unternehmens. Steigern Sie das Vertrauen der Journalisten, indem Sie ihnen verlässliche Informationen über Ihr Unternehmen geben: Name, Bereich, Erfolge, Sitz des Unternehmens usw.
Kontaktinformationen. Zeigen Sie, dass Sie eine reale Person sind und dass Sie vertrauenswürdig sind. Fügen Sie Ihr Foto (wenn möglich), Ihre Position, einen Link zu LinkedIn, eine E-Mail und eine Telefonnummer für eine schnelle Kontaktaufnahme ein.
Nun ist es an der Zeit, den gesamten Text durchzugehen. Überprüfen Sie, ob Sie ihn in einfacher Sprache verfasst haben und ob Sie genügend (oder zu viele) Informationen geliefert haben.
Zu diesem Zweck sollten Sie sicherstellen, dass Ihre E-Mail die folgenden Fragen beantwortet:
- Was wollen Sie ankündigen? (wer wird etwas tun oder hat es bereits getan)
- Welche Bedeutung hat das Ereignis?
- Wann und wo wird es stattfinden oder hat es bereits stattgefunden?
- Was ist das Format des Ereignisses?
- Wer ist beteiligt? (bekannte Marktteilnehmer, Prominente)
- Welche Rolle spielt Ihr Unternehmen dabei?
* Diese Punkte sind relevant für Pressemitteilungen, die bestimmte Unternehmensereignisse ankündigen.
Passen Sie sie an, wenn der Hauptgedanke Ihrer Nachricht die Ankündigung einer anderen Art von Neuigkeit ist, wie z.B. das Eingehen von Partnerschaften, die Markteinführung eines Produkts oder das Erhalten bedeutender Erfolge und Auszeichnungen.