Lavoriamo continuamente con i clienti per sviluppare nuovi sistemi che li aiutino a gestire la loro attività senza problemi. Tuttavia, creare un sistema non è sempre un compito semplice. Ogni sistema richiede un piano d’azione, risorse e personale per implementarlo. Spesso aiuta pensare ai sistemi come una combinazione di processi e procedure, e molti manager non capiscono bene la differenza tra i due.
Un processo è un’operazione di alto livello che abbraccia l’organizzazione. Un processo consiste di varie funzioni e definisce il protocollo passo dopo passo o la serie di azioni necessarie per realizzare un compito o un obiettivo specifico. Pensato in un altro modo, un processo è come si definiscono i passi necessari per raggiungere l’obiettivo. Il processo delinea anche ciò che è necessario per raggiungere il risultato finale, compresi i diversi dipartimenti e le risorse all’interno dell’organizzazione.
Una procedura, d’altra parte, è più dettagliata e di livello inferiore, definendo il protocollo specifico per realizzare una parte del processo. La procedura delinea l’ordine dei passi specifici richiesti per raggiungere un risultato finale, e una serie di procedure prese insieme costituiscono un processo.
I sistemi di successo riuniscono processi e procedure in un modo che li definisce come un insieme di istruzioni.
Quindi un processo è interfunzionale, definisce cosa viene fatto e da chi. È tipicamente definito come un diagramma di flusso o un albero decisionale, dove un passo conduce logicamente ad un altro passo o attività. Ci sono eventi scatenanti che portano ad una scelta nell’albero decisionale, tutti progettati per portare ad un risultato desiderato o ad un esito.
All’interno del processo, sono definite procedure specifiche, che delineano come un compito specifico deve essere fatto e chi esegue quel compito. Incluse come parte del processo sono le metriche per il completamento con successo.
Quando si scompone il processo in un insieme di procedure definite, quelle procedure diventano istruzioni di lavoro. Le istruzioni definiscono più procedure e i ruoli dei vari individui responsabili di queste procedure, così quando si uniscono definiscono un processo di successo.
Il tuo successo nella definizione di processi, procedure e istruzioni determinerà alla fine il successo del tuo sistema aziendale. Dovete usare processi e procedure insieme, delineando diagrammi di processo con dettagli procedurali per implementare i diagrammi, mostrando i passi del processo a cui le procedure si riferiscono. Usando questo approccio, il personale ottiene una maggiore comprensione del contesto e delle implicazioni di un processo interfunzionale, e come ogni procedura contribuisce a quel processo. Si noti che una procedura ben scritta con molti dettagli spesso può alleviare la necessità di istruzioni complesse.
Sviluppando sistemi di business, capire come scomporre i processi e le procedure farà un lungo cammino verso la definizione dei sistemi che sono essenziali per qualsiasi operazione.