Este é um post convidado para Skills You Need.
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Veja também: Persuasão e Habilidades de Influência
Antes de aprofundarmos no que funciona e no que não funciona num e-mail, vamos esclarecer os factos:
Se está a tentar influenciar alguém, o e-mail nem sempre é a melhor ferramenta de comunicação. Relacionamentos que dependem do e-mail podem ter uma batalha difícil e mesmo um telefonema curto pode mudar completamente a dinâmica de uma troca.
Não acredita em mim? Eu tenho ciência para apoiar a minha afirmação:
The Science:
Janice Nadler Ph.D. juntou estudantes de direito das universidades Northwestern e Duke e pediu a cada par que concordasse na compra de um carro.
As equipas deviam negociar inteiramente por e-mail, mas a metade delas foi secretamente avisada para preceder a negociação com um breve conversa no bom e velho telefone.
Os resultados foram dramáticos. Os negociadores que primeiro conversaram por telefone tinham quatro vezes mais chances de chegar a um acordo do que aqueles que usavam apenas e-mail. Aqueles que nunca falaram não só tinham maior probabilidade de chegar a um impasse, como também muitas vezes se sentiam ressentidos e irritados com a negociação.
The Takeaway:
O elemento que falta na comunicação eletrônica é o relacionamento e o feedback emocional imediato. Expressões faciais, tom de voz e gestos são todos sinais ausentes nos e-mails (emoticons de rosto sorridente e pontos de exclamação podem fazer muito para substituí-los).
Vamos olhar para uma típica mensagem de e-mail:
O que foi escrito: OK vai ver se eu posso gerenciar.
O que foi ouvido: Eu já tenho muito trabalho mas como você é detestável, você está empilhando mais. Eu vou fazer isso porque não tenho escolha. O que você acha que eu sou? Um burro!
O que poderia ter sido escrito: Eu vou chegar lá assim que terminar com as outras coisas da minha agenda. Mas pode demorar algum tempo, é urgente?
Ver o que quero dizer?
Como escrever e-mails que convencem, influenciam e persuadem:
Regra 1:
Comece com uma nota pessoal.
Não apenas um “espero que estejas bem” mas algo mais pessoal como “como foi a tua viagem de pesca este fim-de-semana?” ou, quando enviares um email a estranhos, começa por dizer algo pessoal como “Sou um grande fã do teu site e a tua recente peça sobre feminismo tocou-me mesmo um acorde”.
É bom ir directo ao assunto, mas incluir uma ou duas notas pessoais pode aquecer toda a troca.
Regra Dois:
Domina essas Emoções:
Emoções, especialmente raiva e desespero, infiltram-se totalmente pelos dedos na tua mensagem de email e palavras de emoção elevada como zangado, inaceitável, pouco profissional e desrespeitoso são especialmente perigosas numa nova troca de email quando não tens as tuas expressões faciais para suavizar o significado.
Try looking for softer alternatives or, better yet, if you’re feeling angry, misunderstood, or otherwise intense, do not write that email!
Rule Three:
Keep it Short and Sweet:
A longer email doesn’t mean that you have covered all points, it just means you have given more zone-out room where people blank out your message because it just draaaaaags.
Use this fool proof formula instead:
- Two lines personal opener
- One paragraph (4-5 lines) body of the issue
- Two lines next actions or desired outcome
- Two lines closure on a warm note
Rule Four:
Read it Twice:
Did you read the email at least once (ideally twice at some interval) before sending it?
This is especially important for emails in which you’re sharing information that can be potentially misinterpreted or where a certain action is required. Uma leitura final pode significar a diferença entre demissão e ação imediata.
Regra Cinco:
A regra da xícara de café:
Se for um e-mail crítico, NÃO o envie imediatamente em nenhuma circunstância.
Escreva o e-mail e depois salve-o como um rascunho antes de enviá-lo (especialmente para aqueles missivos do meio da noite, meio adormecidos).
Deixe o e-mail na pasta de rascunho e tome uma xícara de café antes de pressionar o botão de envio. Você verá o e-mail com uma nova luz depois daquela xícara… prometa!
Regra Seis:
Master a linha de assunto:
Faz com que a linha de assunto do seu e-mail sirva ao seu propósito?
Considerando usando ações desejadas como assuntos de e-mail ao invés de assunto e você verá como seu e-mail será aberto e produzirá uma resposta. Por exemplo, em um e-mail para um cliente ou líder de equipe, algo como “Need Your Action Please” (Precisa da sua ação, por favor) faria a tarefa muito mais rápido do que a linha de assunto “The Meeting Notes”.
Talvez a etiqueta mais importante do e-mail seja cortesia comum.
Você não gostaria de escrever nada em um e-mail que não diria a uma pessoa na cara dela.
Muitas pessoas escolhem usar o e-mail como desculpa para se esconderem atrás dos monitores do computador, mas infelizmente não é assim que as coisas funcionam na vida real. Um email feio e rude é a pior e mais incriminatória evidência e pode causar muito mais danos do que algumas palavras duras trocadas cara a cara.
Sobre o Autor
Bushra Azhar é um Estrategista de Persuasão e Fundador da Revolução da Persuasão.
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