Ez a Skills You Need vendégposztja.
Szerepelni akarsz? Tudd meg, hogyan.
Lásd még: Az újságíróknak szóló üzeneteinket: Meggyőzési és befolyásolási készségek
Mielőtt mélyre ásnánk abban, hogy mi működik egy e-mailben és mi nem, tisztázzuk a tényeket:
Ha valakit befolyásolni akarsz, az e-mail nem mindig a legjobb kommunikációs eszköz. Az e-mailre támaszkodó kapcsolatoknak nehéz dolguk lehet, és már egy rövid telefonhívás is teljesen megváltoztathatja egy eszmecsere dinamikáját.
Nem hisz nekem? Tudományosan alátámasztom az állításomat:
A tudomány:
Janice Nadler Ph.D. a Northwestern és a Duke egyetemek joghallgatóit állította párba, és arra kérte mindkét párt, hogy egyezzenek meg egy autó megvásárlásáról.
A csapatoknak teljes egészében e-mailben kellett alkudozniuk, de a felüknek titokban azt mondták, hogy a tárgyalást egy rövid ismerkedő beszélgetés előzi meg a jó öreg telefonon.
Az eredmények drámaiak voltak. Azok a tárgyalópartnerek, akik először telefonon beszélgettek, négyszer nagyobb valószínűséggel jutottak megállapodásra, mint azok, akik csak e-mailt használtak. Azok, akik soha nem beszéltek, nemcsak nagyobb valószínűséggel jutottak zsákutcába, hanem gyakran nehezteltek és dühösek is voltak a tárgyalás miatt.
A tanulság:
Az elektronikus kommunikáció hiányzó eleme a kapcsolat és az azonnali érzelmi visszajelzés. Az arckifejezés, a hangszín és a gesztusok mind olyan jelzések, amelyek hiányoznak az e-mailből (a smiley-képes hangulatjelek és a felkiáltójelek csak korlátozottan tudják ezeket pótolni).
Nézzünk meg egy tipikus e-mail üzenetet:
Mit írtak: OK meglátom, hogy sikerül-e.
Mi hangzott el: A következő: Már így is rengeteg munkám van, de mivel ellenszenves vagy, még többet halmozol rá. Megteszem, mert nincs más választásom. Mégis minek nézel te engem? Egy szamár!
Mit lehetett volna írni: Majd rátérek, amint végeztem az egyéb dolgaimmal, amik a naptáramban vannak. Ez azonban még eltarthat egy darabig, sürgős?
Vágod, mire gondolok?
Hogyan írj meggyőző, befolyásoló és meggyőző e-maileket:
Egyes szabály:
Kezdd személyes hangnemben.
Nem csak egy “remélem, jól vagy”, hanem valami személyesebbet, például “milyen volt a hétvégi horgásztúrád?”, vagy ha idegeneknek küldesz e-mailt, kezdd valami személyes mondattal, például “nagy rajongója vagyok az oldaladnak, és a legutóbbi, feminizmusról szóló írásod nagyon megragadott”.
A lényegre térni jó, de egy-két személyes megjegyzés beillesztése felmelegítheti az egész levélváltást.
Kettes szabály:
Szelídítsd meg az érzelmeket:
Az érzelmek, különösen a düh és a kétségbeesés, teljesen átszivárognak az ujjaidon keresztül az e-mail üzenetedbe, és az olyan magas érzelmi töltésű szavak, mint a dühös, elfogadhatatlan, szakszerűtlen és tiszteletlen különösen veszélyesek egy új e-mailváltásban, amikor nincs meg az arckifejezésed, hogy enyhítsd a jelentést.
Try looking for softer alternatives or, better yet, if you’re feeling angry, misunderstood, or otherwise intense, do not write that email!
Rule Three:
Keep it Short and Sweet:
A longer email doesn’t mean that you have covered all points, it just means you have given more zone-out room where people blank out your message because it just draaaaaags.
Use this fool proof formula instead:
- Two lines personal opener
- One paragraph (4-5 lines) body of the issue
- Two lines next actions or desired outcome
- Two lines closure on a warm note
Rule Four:
Read it Twice:
Did you read the email at least once (ideally twice at some interval) before sending it?
This is especially important for emails in which you’re sharing information that can be potentially misinterpreted or where a certain action is required. Egy utolsó olvasás jelentheti a különbséget az elutasítás és az azonnali cselekvés között.
Ötödik szabály:
A kávéscsésze szabály:
Ha kritikus fontosságú e-mailről van szó, semmiképpen se küldje el azonnal.
Írja meg az e-mailt, majd mentse el vázlatként, mielőtt elküldi (különösen az éjszaka közepén, félálomban küldött levelek esetében).
Hagyja az e-mailt a vázlat mappában, és igyon egy csésze kávét, mielőtt megnyomja a küldés gombot. A csésze kávé után új megvilágításban fogod látni az e-mailt… ígérem!
Hatodik szabály:
Master the Subject Line:
Szolgálja-e az e-mailed tárgya a célját?
Nézd meg, hogy a kívánt műveleteket használd e-mail tárgyként a tárgy helyett, és meglátod, hogy a leveled megnyílik és választ fog váltani. Például egy ügyfélnek vagy egy csoportvezetőnek küldött e-mailben valami olyasmi, mint “Kérem az intézkedését” sokkal gyorsabban elvégezné a feladatot, mint a “A megbeszélés feljegyzései” tárgysor.
Talán a legfontosabb e-mail etikett az udvariasság.
Nem szeretne olyasmit írni egy e-mailben, amit nem mondana el egy embernek szemtől szembe.
Sok ember úgy dönt, hogy az e-mailt ürügyként használja arra, hogy a számítógép monitorja mögé bújjon, de sajnos a való életben nem így működnek a dolgok. Egy csúnya, goromba e-mail a legrosszabb, terhelő bizonyíték, és sokkal nagyobb kárt okozhat, mint néhány szemtől szembe váltott durva szó.
A szerzőről
Bushra Azhar meggyőzési stratéga és a The Persuasion Revolution alapítója.
If you want to learn how to use psychology of persuasion to sell your ideas, your work or yourself, get your free copy of the Non-Icky Persuasion Toolkit.
Continue to:
Writing Effective Emails
Email Etiquette