Dies ist ein Gastbeitrag für Skills You Need.
Sie möchten einen Beitrag leisten? Finden Sie heraus, wie.
Siehe auch: Persuasion and Influencing Skills
Bevor wir uns näher damit befassen, was in einer E-Mail funktioniert und was nicht, wollen wir die Fakten klarstellen:
Wenn Sie versuchen, jemanden zu beeinflussen, ist die E-Mail nicht immer das beste Kommunikationsmittel. Beziehungen, die sich auf E-Mails stützen, können einen schweren Stand haben, und selbst ein kurzes Telefonat kann die Dynamik eines Austauschs völlig verändern.
Glauben Sie mir nicht? Ich kann meine Behauptung wissenschaftlich untermauern:
Die Wissenschaft:
Janice Nadler, Ph.D., stellte Jurastudenten der Northwestern und der Duke University zusammen und bat jedes Paar, sich über den Kauf eines Autos zu einigen.
Die Teams sollten ausschließlich per E-Mail verhandeln, aber die Hälfte von ihnen wurde heimlich angewiesen, der Verhandlung ein kurzes Kennenlerngespräch am guten alten Telefon vorauszugehen.
Die Ergebnisse waren dramatisch. Die Verhandlungspartner, die zuerst telefonierten, erzielten mit viermal höherer Wahrscheinlichkeit eine Einigung als diejenigen, die nur per E-Mail verhandelten. Diejenigen, die nie miteinander sprachen, gerieten nicht nur eher in eine Sackgasse, sondern fühlten sich auch oft nachtragend und verärgert über die Verhandlungen.
Das Fazit:
Das fehlende Element bei der elektronischen Kommunikation ist die Beziehung und das unmittelbare emotionale Feedback. Mimik, Tonfall und Gestik sind Hinweise, die in E-Mails fehlen (Smiley-Emoticons und Ausrufezeichen können sie nur bedingt ersetzen).
Schauen wir uns eine typische E-Mail-Nachricht an:
Was geschrieben wurde: OK, mal sehen, ob ich es schaffe.
Was gehört wurde: Ich habe schon eine Menge Arbeit, aber weil du so unausstehlich bist, machst du noch mehr. Ich werde es tun, weil ich keine andere Wahl habe. Für wen hältst du mich? Ein Esel!
Was man hätte schreiben können: Ich werde mich darum kümmern, sobald ich mit den anderen Dingen in meinem Terminkalender fertig bin. Es könnte allerdings etwas dauern, ist es dringend?
Sehen Sie, was ich meine?
Wie man E-Mails schreibt, die überzeugen, beeinflussen und überreden:
Regel eins:
Beginnen Sie mit einer persönlichen Note.
Nicht nur ein „Ich hoffe, es geht Ihnen gut“, sondern etwas Persönlicheres wie „Wie war Ihr Angelausflug am Wochenende?“ oder, wenn Sie Fremde anschreiben, beginnen Sie mit etwas Persönlichem wie „Ich bin ein großer Fan Ihrer Website und Ihr jüngster Artikel über Feminismus hat mich sehr berührt“.
Es ist gut, auf den Punkt zu kommen, aber ein oder zwei persönliche Bemerkungen können den ganzen Austausch aufwärmen.
Regel zwei:
Zähme die Emotionen:
Emotionen, besonders Wut und Verzweiflung, sickern durch deine Finger in deine E-Mail-Nachricht, und Wörter mit hohen Emotionen wie wütend, inakzeptabel, unprofessionell und respektlos sind in einem neuen E-Mail-Austausch besonders gefährlich, wenn du keine Mimik hast, um die Bedeutung zu mildern.
Try looking for softer alternatives or, better yet, if you’re feeling angry, misunderstood, or otherwise intense, do not write that email!
Rule Three:
Keep it Short and Sweet:
A longer email doesn’t mean that you have covered all points, it just means you have given more zone-out room where people blank out your message because it just draaaaaags.
Use this fool proof formula instead:
- Two lines personal opener
- One paragraph (4-5 lines) body of the issue
- Two lines next actions or desired outcome
- Two lines closure on a warm note
Rule Four:
Read it Twice:
Did you read the email at least once (ideally twice at some interval) before sending it?
This is especially important for emails in which you’re sharing information that can be potentially misinterpreted or where a certain action is required. Ein letztes Lesen kann den Unterschied zwischen Ablehnung und sofortigem Handeln ausmachen.
Regel Fünf:
Die Kaffeetassen-Regel:
Wenn es sich um eine kritische E-Mail handelt, senden Sie sie unter keinen Umständen sofort.
Schreiben Sie die E-Mail und speichern Sie sie als Entwurf, bevor Sie sie senden (besonders für jene Nachrichten, die mitten in der Nacht im Halbschlaf verschickt werden).
Lassen Sie die E-Mail im Entwurfsordner und trinken Sie eine Tasse Kaffee, bevor Sie auf den Sendeknopf drücken. Nach der Tasse Kaffee werden Sie die E-Mail in einem neuen Licht sehen… versprochen!
Regel sechs:
Beherrschen Sie die Betreffzeile:
Erfüllt die Betreffzeile Ihrer E-Mail ihren Zweck?
Überlegen Sie sich, ob Sie die gewünschten Aktionen als E-Mail-Betreff statt als Betreff verwenden wollen, und Sie werden sehen, wie Ihre E-Mail geöffnet wird und eine Reaktion hervorruft. In einer E-Mail an einen Kunden oder einen Teamleiter würde zum Beispiel etwas wie „Ich brauche Ihre Aktion, bitte“ die Aufgabe viel schneller erledigen als die Betreffzeile „Die Besprechungsnotizen“.
Die vielleicht wichtigste E-Mail-Etikette ist die allgemeine Höflichkeit.
Sie würden in einer E-Mail nichts schreiben wollen, was Sie einer Person nicht ins Gesicht sagen würden.
Viele Menschen nutzen E-Mails als Vorwand, um sich hinter ihren Computermonitoren zu verstecken, aber leider funktionieren die Dinge im echten Leben nicht so. Eine hässliche, unhöfliche E-Mail ist das schlimmste und belastendste Beweismittel und kann viel mehr Schaden anrichten als ein paar harte Worte, die von Angesicht zu Angesicht gewechselt werden.
Über den Autor
Bushra Azhar ist Persuasionsstrategin und Gründerin von The Persuasion Revolution.
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