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Vedi anche: Persuasione e capacità di influenzare
Prima di scavare a fondo su cosa funziona in un’e-mail e cosa no, mettiamo le cose in chiaro:
Se stai cercando di influenzare qualcuno, l’e-mail non è sempre il miglior strumento di comunicazione. Le relazioni che si basano sulle e-mail possono avere una battaglia in salita e anche una breve telefonata può cambiare completamente la dinamica di uno scambio.
Non mi credi? Ho la scienza per sostenere la mia affermazione:
La scienza:
Janice Nadler Ph.D. ha accoppiato studenti di legge delle università Northwestern e Duke e ha chiesto a ciascuna coppia di accordarsi sull’acquisto di un’auto.
Le squadre dovevano negoziare interamente via e-mail, ma a metà di loro è stato segretamente detto di far precedere la negoziazione da una breve chiacchierata per conoscersi sul buon vecchio telefono.
I risultati sono stati drammatici. I negoziatori che hanno chiacchierato per telefono hanno avuto quattro volte più probabilità di raggiungere un accordo rispetto a quelli che hanno usato solo l’e-mail. Quelli che non hanno mai parlato non solo avevano maggiori probabilità di raggiungere un’impasse, ma spesso si sentivano anche risentiti e arrabbiati per la negoziazione.
The Takeaway:
L’elemento mancante nelle comunicazioni elettroniche è il rapporto e il feedback emotivo immediato. Le espressioni facciali, il tono di voce e i gesti sono tutti spunti che mancano nelle email (le faccine e i punti esclamativi possono fare solo tanto per sostituirli).
Guardiamo un tipico messaggio email:
Cosa è stato scritto: OK vedrò se ce la faccio.
Cosa è stato sentito: Ho già un sacco di lavoro, ma siccome sei odioso, ne stai accumulando altri. Lo farò perché non ho scelta. Cosa pensi che io sia? Un asino!
Cosa si sarebbe potuto scrivere: Ci arriverò non appena avrò finito con le altre cose sulla mia agenda. Potrebbe volerci del tempo però, è urgente?
Vedi cosa intendo?
Come scrivere email che convincono, influenzano e persuadono:
Regola uno:
Partiamo con una nota personale.
Non solo un “spero che tu stia bene”, ma qualcosa di più personale come “com’è stata la tua gita di pesca questo fine settimana?” o, quando mandi email a sconosciuti, inizia dicendo qualcosa di personale come “sono un grande fan del tuo sito e il tuo recente pezzo sul femminismo mi ha davvero colpito”.
E’ bene arrivare al punto, ma includere una o due note personali può scaldare l’intero scambio.
Regola due:
Domesticare le emozioni:
Le emozioni, specialmente la rabbia e la disperazione, si infiltrano totalmente attraverso le dita nel vostro messaggio e-mail e parole ad alta emozione come arrabbiato, inaccettabile, non professionale e irrispettoso sono particolarmente pericolose in un nuovo scambio di e-mail quando non avete la vostra espressione facciale per ammorbidirne il significato.
Try looking for softer alternatives or, better yet, if you’re feeling angry, misunderstood, or otherwise intense, do not write that email!
Rule Three:
Keep it Short and Sweet:
A longer email doesn’t mean that you have covered all points, it just means you have given more zone-out room where people blank out your message because it just draaaaaags.
Use this fool proof formula instead:
- Two lines personal opener
- One paragraph (4-5 lines) body of the issue
- Two lines next actions or desired outcome
- Two lines closure on a warm note
Rule Four:
Read it Twice:
Did you read the email at least once (ideally twice at some interval) before sending it?
This is especially important for emails in which you’re sharing information that can be potentially misinterpreted or where a certain action is required. Un’ultima lettura può significare la differenza tra il licenziamento e l’azione immediata.
Regola Cinque:
La Regola della Tazza di Caffè:
Se si tratta di un’email critica, NON inviarla in nessun caso subito.
Scrivi l’email e poi salvala come bozza prima di inviarla (specialmente per quelle missive nel mezzo della notte, mezzo addormentato).
Lascia l’email nella cartella delle bozze e prendi una tazza di caffè prima di premere il pulsante invia. Vedrai l’email sotto una nuova luce dopo quel caffè… promesso!
Regola sei:
Master the Subject Line:
L’oggetto della tua email serve al suo scopo?
Considera di usare azioni desiderate come soggetto dell’email piuttosto che come oggetto e vedrai come la tua email verrà aperta e produrrà una risposta. Per esempio, in un’email ad un cliente o ad un team leader, qualcosa come “Need Your Action Please” otterrebbe il compito molto più velocemente piuttosto che l’oggetto “The Meeting Notes”.
Perhaps the most important email etiquette is common courtesy.
Tu non vuoi scrivere nulla in un’email che non diresti ad una persona in faccia.
Molte persone scelgono di usare le email come una scusa per nascondersi dietro il monitor del loro computer ma purtroppo non è così che funzionano le cose nella vita reale. Un’email brutta e maleducata è la prova peggiore e più incriminante e può fare molti più danni di qualche parola dura scambiata faccia a faccia.
Chi è l’autore
Bushra Azhar è uno stratega della persuasione e fondatore di The Persuasion Revolution.
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