Om du är ny i den federala kontraktsvärlden är det troligt att du har stött på flera utländska termer som GSA Multiple Award Schedule, och definitionerna är inte alltid självförklarande. Regeringen har sin egen jargong som vi kallar ”government speak” och det kan vara lite skrämmande till en början att lära sig termerna och akronymerna som är förknippade med att sälja till regeringen, men på Winvale är det vårt jobb att hjälpa våra kunder att förstå.
Federala kontrakt som GSA Multiple Award Schedule ger rikliga möjligheter för företag och organisationer att utöka sin försäljningsnärvaro inom den offentliga sektorn, men för att kunna skörda fördelarna med att sälja i det statliga landskapet är det viktigt att företagen först förstår grunderna i statliga kontrakt. I den här artikeln kommer vi att dela upp GSA Multiple Award Schedule, belysa fördelarna och berätta hur du kan få tillgång till GSA Schedule.
Vad är en GSA Multiple Award Schedule?
GSA Multiple Award Schedules (MAS) är långsiktiga IDIQ-kontrakt (Indefinite Delivery, Indefinite Quantity) som omfattar hela regeringen och som ger federala, delstatliga och lokala myndighetsköpare kommersiella produkter och tjänster till volymrabattpriser. Företag och organisationer som är intresserade av att sälja produkter och tjänster till statliga myndigheter genom General Services Administration (GSA) gör det genom GSA Multiple Award Schedules Program.
De tilldelas för en inledande period på fem år, med ytterligare tre optionsperioder på fem år, vilket ger en sammanlagd potentiell livslängd på 20 år för varje GSA MAS-kontrakt. Med kontrakt som varar upp till 20 år kan du se GSA Schedule-programmet som ett långsiktigt partnerskap med federala myndigheter.
GSA Schedules gör processen enklare för både statliga köpare och entreprenörer. För entreprenörer är fördelarna med att vara med i ett GSA Schedule omfattande.
Vad är fördelarna med ett GSA MAS-kontrakt?
Både entreprenörer och statliga köpare letar efter det mest effektiva, strömlinjeformade och billigaste sättet att sälja och köpa produkter och tjänster. GSA:s schema för flera tilldelningar åstadkommer allt detta.
En metod som GSA använder är att fastställa i förväg förhandlade takpriser för varje produkt och tjänst för kontraktsperioden. Med förförhandlade takpriser har priserna redan fastställts som rättvisa och rimliga enligt statliga normer. Detta gör det lättare att vinna statliga affärer, eftersom myndigheterna inte längre behöver gå igenom processen för att avgöra om priserna är konkurrenskraftiga på den statliga marknaden.
Förutom rättvisa priser och enklare tillgång till inköp ger ett GSA Schedule utmärkta marknadsföringsverktyg för kontraktsinnehavare. GSA Advantage! är till exempel ett online shoppingverktyg där ditt GSA-erbjudande kan publiceras och göras tillgängligt för myndigheternas köpare. Detta är i princip GSA:s ”Amazon” och gör det möjligt för entreprenörer att ladda upp produkter, produktfoton, produktbeskrivningar och använda viktiga sökord och huvudsakliga försäljningsfaktorer för att optimera sökresultaten.
Detta är också ett användbart verktyg för att spana in konkurrenter och hålla sig uppdaterad om anbudsgivare inom din nischmarknad. På samma sätt är det en stor tillgång att ha en GSA Schedule för att annonsera på ditt företags webbplats och marknadsföringsmaterial. Att låta potentiella köpare veta att ditt företag har ett GSA Schedule kan ge dig en konkurrensfördel gentemot konkurrenter som inte har ett GSA Schedule.
En annan fördel med att vara innehavare av ett GSA Schedule är att ha tillgång till GSA-webbplatser som andra företag inte har. GSA eBuy är till exempel en webbplats som endast kontraktsinnehavare och köpare från myndigheter har tillgång till. Det är i detta inköpsverktyg som myndigheterna söker information och erhåller offerter från GSA Schedule-innehavare. GSA eBuy gör det enkelt att hitta affärsmöjligheter, svara på förfrågningar från myndigheter och etablera nya affärsrelationer.
Hur kan jag få ett GSA Schedule-kontrakt?
Om du har kommit fram till att ett GSA Multiple Award Schedule är något som skulle vara fördelaktigt för ditt företag eller din organisation, är nästa steg att slutföra processen för att förvärva ett GSA Schedule.
För att påbörja processen för att få ett schema är det viktigt att avgöra om din organisation eller ditt företag kvalificerar sig för att lämna in ett GSA-förslag. Det finns flera ekonomiska krav som först måste uppfyllas, bland annat:
- Måste ha finansiell stabilitet
- Måste ha varit verksamt i minst två år
- Måste kunna bevisa att produkter och tjänster har sålts kommersiellt
- Måste följa Trade Agreement Act (TAA)
- Måste ha ett DUNs-nummer och ett aktivt SAM.gov-registrering
Om en organisation kan uppfylla alla dessa krav kan den sedan påbörja förslagsprocessen för att förvärva ett GSA MAS-kontrakt.
Propositioner delas upp i 3 huvudavsnitt: Administrativt, tekniskt och prissättning. Även om de specifika kraven för varje GSA-förslag varierar något beroende på SIN, är de flesta av de centrala dokumenten likartade genomgående.
Administrativt
Den administrativa delen av GSA-förslaget omfattar mestadels allmän information som är specifik för varje företag. Under detta avsnitt måste till exempel potentiella organisationer lämna in bokslutshandlingar, en kopia av sin personalhandbok och organisationsschema samt bevis på sin SAM-registrering, bland andra dokument.
Tekniskt
Det tekniska avsnittet i GSA-förslaget innehåller en samling berättelser om varför varje organisation skulle kunna lyckas med GSA-planen. Två av de dokument som krävs är berättelsen om företagets erfarenhet och kvalitetskontroll, som belyser företagets förmågor och organisatoriska funktioner. Beskrivningar av tidigare avslutade projekt krävs också, vilket GSA tittar på för att bekräfta att deras arbete med kommersiella kunder kommer att översättas till statliga köpare på schemat.
Prissättning
Prisavsnittet är huvuddelen av förslaget. Anbudsgivarna måste tillhandahålla prisstöd för alla föreslagna produkter eller tjänster som stöder företagets kommersiella prislista eller marknadspriser.
Om du erbjuder arbetskraftskategorier måste du tillhandahålla detaljerade beskrivningar av funktionellt ansvar, utbildning och erfarenhet. Dessutom måste anbudsgivaren redovisa alla kommersiella försäljningsmetoder, kommersiella priser och GSA:s föreslagna prissättning. Själva prisavsnittet kan innehålla upp till 15 olika dokument vid inlämning.
Den nya GSA MAS-konsolideringen
Den 1 oktober 2019 släppte GSA en ny renoverad Multiple Award Schedule Consolidation, som går från ”scheman” till ”kategorier”, eliminerar ungefär två tredjedelar av det totala antalet SINS och ändrar formatet genom vilket MAS-scheman visas och används. Detta bidrog inte bara till att effektivisera hela GSA-processen för både köpare och entreprenörer, utan förändrade också hur entreprenörer får GSA Schedule-kontrakt. Tabellen nedan visar de uppdaterade stora kategorierna som alla SIN:s faller under. Att fastställa vilken kategori och SIN som deras produkter eller tjänster omfattas av är ett viktigt steg för entreprenörer som överväger ett GSA Schedule.
Stor kategori Kategori Brev
Kontorsförvaltning A
Inrättningar B
Möbler och inredning C
Humankapital D
Industriella produkter och tjänster E
Informationsteknologi F
Det mesta. G
Professional Services H
Scientific Management Solutions I
Security and Protection J
Transportation and Logistics Services K
Travel L
Are You Considering Getting on a GSA Schedule?
Entering the world of government contracting can seem overwhelming at first, but the rewards of entering the federal marketplace make the initial proposal process worthwhile.
Fortunately, Winvale’s team of consultants are available to provide support throughout the proposal process and can also help with maintenance and compliance once a contract is awarded.
For more information regarding GSA Schedules or how Winvale can help you, check out our blog and contact a member of our team today!
