Dit is een gastpost voor Skills You Need.
Wil je bijdragen? Ontdek hoe.
Zie ook: Overtuigings- en Beïnvloedingsvaardigheden
Voordat we diep ingaan op wat werkt in een e-mail en wat niet, laten we eerst de feiten op een rijtje zetten:
Als je iemand probeert te beïnvloeden, is e-mail niet altijd het beste communicatiemiddel. Relaties die op e-mail vertrouwen, kunnen een zware strijd leveren en zelfs één kort telefoongesprek kan de dynamiek van een uitwisseling volledig veranderen.
Gelooft u me niet? Ik heb de wetenschap om mijn bewering te staven:
De wetenschap:
Janice Nadler Ph.D. zette rechtenstudenten van de universiteiten van Northwestern en Duke bij elkaar en vroeg elk paar het eens te worden over de aankoop van een auto.
De teams moesten volledig via e-mail onderhandelen, maar de helft van hen kreeg stiekem te horen dat ze de onderhandeling moesten voorafgaan met een kort kennismakingsgesprek via de goede oude telefoon.
De resultaten waren dramatisch. Onderhandelaars die eerst telefonisch contact hadden, hadden vier keer meer kans om tot een overeenkomst te komen dan degenen die alleen e-mail gebruikten. Degenen die nooit spraken hadden niet alleen meer kans om in een impasse te raken; ze voelden zich ook vaak verbitterd en boos over de onderhandeling.
The Takeaway:
Het ontbrekende element in elektronische communicatie is verstandhouding en onmiddellijke emotionele feedback. Gezichtsuitdrukkingen, toon van de stem en gebaren zijn allemaal signalen die ontbreken in e-mail (smiley-gezicht emoticons en uitroeptekens kunnen slechts zo veel doen om ze te vervangen).
Laten we eens kijken naar een typisch e-mailbericht:
Wat er werd geschreven: OK zal kijken of ik het red.
Wat er te horen was: Ik heb al massa’s werk maar omdat je onaangenaam bent, stapel je er nog meer op. Ik zal het doen omdat ik geen keus heb. Wat denk je dat ik ben? Een ezel!
Wat had er geschreven kunnen worden: Ik zal er aan beginnen zodra ik klaar ben met de andere dingen op mijn schema. Maar dat kan nog wel even duren, is dit dringend?
Zie je wat ik bedoel?
Hoe schrijf je e-mails die overtuigen, beïnvloeden en overtuigen:
Regel één:
Begin op een persoonlijke noot.
Niet gewoon een “ik hoop dat het goed met je gaat” maar iets persoonlijkers als “hoe was je visreis dit weekend?” of, als je naar vreemden mailt, begin dan met iets persoonlijks als “ik ben een grote fan van je site en je recente stuk over feminisme heeft me echt geraakt”.
Het is goed om ter zake te komen, maar een persoonlijke noot of twee kan de hele uitwisseling opwarmen.
Regel twee:
Tem die emoties:
Emoties, vooral woede en wanhoop, sijpelen door je vingers in je e-mailbericht en woorden met veel emoties zoals boos, onaanvaardbaar, onprofessioneel en respectloos zijn vooral gevaarlijk in een nieuwe e-mailwisseling wanneer je geen gezichtsuitdrukkingen hebt om de betekenis te verzachten.
Try looking for softer alternatives or, better yet, if you’re feeling angry, misunderstood, or otherwise intense, do not write that email!
Rule Three:
Keep it Short and Sweet:
A longer email doesn’t mean that you have covered all points, it just means you have given more zone-out room where people blank out your message because it just draaaaaags.
Use this fool proof formula instead:
- Two lines personal opener
- One paragraph (4-5 lines) body of the issue
- Two lines next actions or desired outcome
- Two lines closure on a warm note
Rule Four:
Read it Twice:
Did you read the email at least once (ideally twice at some interval) before sending it?
This is especially important for emails in which you’re sharing information that can be potentially misinterpreted or where a certain action is required. Een laatste lezing kan het verschil betekenen tussen afwijzen en onmiddellijke actie.
Regel vijf:
De koffiekopjesregel:
Als het een kritische e-mail is, verstuur hem dan in geen geval meteen.
Schrijf de e-mail en sla hem op als concept voordat je hem verstuurt (vooral voor die missives die je midden in de nacht half slapend verstuurt).
Laat de e-mail in de conceptmap staan en neem een kop koffie voordat je op de verzendknop drukt. U zult de e-mail in een nieuw licht zien na dat kopje koffie… beloofd!
Regel zes:
Beheers de onderwerpregel:
Dient de onderwerpregel van uw e-mail zijn doel?
Overweeg het gebruik van gewenste acties als e-mailonderwerp in plaats van het onderwerp en u zult zien hoe uw mail wordt geopend en een reactie oplevert. Bijvoorbeeld, in een e-mail aan een klant of een teamleider, zou iets als “Uw actie alstublieft” de taak veel sneller gedaan krijgen dan als onderwerp “De notulen van de vergadering”.
De belangrijkste e-mailetiquette is misschien wel beleefdheid.
Je zou niets in een e-mail willen schrijven wat je niet in iemands gezicht zou zeggen.
Veel mensen gebruiken e-mail als excuus om zich achter hun computerscherm te verschuilen, maar zo werkt het in het echte leven helaas niet. Een lelijke, onbeleefde e-mail is het slechtste, meest belastende bewijs en kan veel meer schade aanrichten dan een paar harde woorden die face-to-face worden uitgewisseld.
Over de auteur
Bushra Azhar is een Persuasion Strategist en oprichter van The Persuasion Revolution.
If you want to learn how to use psychology of persuasion to sell your ideas, your work or yourself, get your free copy of the Non-Icky Persuasion Toolkit.
Continue to:
Writing Effective Emails
Email Etiquette