Aceasta este o postare invitată pentru Skills You Need.
Vrei să contribui? Aflați cum.
Vedeți și dumneavoastră: Abilități de persuasiune și influențare
Înainte de a săpa adânc în ceea ce funcționează într-un e-mail și ceea ce nu funcționează, haideți să punem lucrurile la punct:
Dacă încercați să influențați pe cineva, e-mailul nu este întotdeauna cel mai bun instrument de comunicare. Relațiile care se bazează pe e-mail pot avea o bătălie grea și chiar și un apel telefonic scurt poate schimba complet dinamica unui schimb.
Nu mă credeți? Am știința care să-mi susțină afirmația:
Știința:
Janice Nadler Ph.D. a împerecheat studenți la drept de la universitățile Northwestern și Duke și a cerut fiecărei perechi să se pună de acord asupra achiziționării unei mașini.
Echipele trebuiau să negocieze în întregime prin e-mail, dar jumătate dintre ele au fost informate în secret să preceadă negocierea cu o scurtă discuție de cunoaștere la bunul și vechiul telefon.
Rezultatele au fost dramatice. Negociatorii care au discutat mai întâi la telefon au avut de patru ori mai multe șanse să ajungă la un acord decât cei care au folosit doar e-mailul. Cei care nu au vorbit niciodată nu numai că aveau mai multe șanse să ajungă într-un impas; de asemenea, se simțeau adesea resentimentari și furioși în legătură cu negocierea.
The Takeaway:
Elementul care lipsește în comunicațiile electronice este raportul și feedbackul emoțional imediat. Expresiile faciale, tonul vocii și gesturile sunt toate indicii care lipsesc în e-mail (emoticoanele cu fețe zâmbitoare și semnele de exclamare pot face doar atât de mult pentru a le înlocui).
Să ne uităm la un mesaj tipic de e-mail:
Ce a fost scris: OK, voi vedea dacă mă descurc.
Ce s-a auzit: Am deja o grămadă de treabă, dar pentru că sunteți nesuferit, vă îngrămădiți și mai mult. O voi face pentru că nu am de ales. Ce crezi că sunt eu? Un măgar!
Ce ar fi putut fi scris: O să mă apuc de treabă imediat ce termin cu celelalte lucruri din programul meu. S-ar putea să mai dureze ceva timp totuși, este urgent?
Înțelegeți ce vreau să spun?
Cum să scrieți e-mailuri care conving, influențează și conving:
Regula unu:
Începeți pe o notă personală.
Nu doar un „sper că ești bine”, ci ceva mai personal, cum ar fi „cum a fost excursia de pescuit în acest weekend?” sau, atunci când trimiteți e-mailuri unor necunoscuți, începeți prin a spune ceva personal, cum ar fi „Sunt un mare fan al site-ului dvs. și articolul dvs. recent despre feminism m-a impresionat foarte mult”.
Este bine să treci la subiect, dar includerea unei note personale sau două poate încălzi întregul schimb.
Regula a doua:
Îmblânzește aceste emoții:
Emoțiile, în special furia și disperarea, se infiltrează total printre degete în mesajul de e-mail și cuvintele cu emoții puternice precum furie, inacceptabil, neprofesional și lipsit de respect sunt deosebit de periculoase într-un nou schimb de e-mailuri, atunci când nu ai expresiile tale faciale pentru a atenua sensul.
Try looking for softer alternatives or, better yet, if you’re feeling angry, misunderstood, or otherwise intense, do not write that email!
Rule Three:
Keep it Short and Sweet:
A longer email doesn’t mean that you have covered all points, it just means you have given more zone-out room where people blank out your message because it just draaaaaags.
Use this fool proof formula instead:
- Two lines personal opener
- One paragraph (4-5 lines) body of the issue
- Two lines next actions or desired outcome
- Two lines closure on a warm note
Rule Four:
Read it Twice:
Did you read the email at least once (ideally twice at some interval) before sending it?
This is especially important for emails in which you’re sharing information that can be potentially misinterpreted or where a certain action is required. O ultimă citire poate însemna diferența dintre respingere și acțiune imediată.
Regula a cincea:
Regula ceștii de cafea:
Dacă este un e-mail critic, NU îl trimiteți sub nicio formă imediat.
Scrieți e-mailul și apoi salvați-l ca draft înainte de a-l trimite (în special pentru acele misive din mijlocul nopții, pe jumătate adormite).
Lăsați e-mailul în folderul draft și beți o ceașcă de cafea înainte de a apăsa butonul de trimitere. Veți vedea e-mailul într-o nouă lumină după acea ceașcă de cafea… promit!
Regula a șasea:
Dominați subiectul:
Servește subiectul e-mailului dvs. scopului său?
Considerați să folosiți acțiunile dorite ca subiecte de e-mail mai degrabă decât subiectul și veți vedea cum mailul dvs. va fi deschis și va produce un răspuns. De exemplu, într-un e-mail către un client sau un șef de echipă, ceva de genul „Need Your Action Please” (Am nevoie de acțiunea dumneavoastră, vă rog) ar duce sarcina la îndeplinire mult mai repede decât subiectul „Notele de la ședință”.
Pe poate cea mai importantă etichetă de e-mail este politețea obișnuită.
Nu ați vrea să scrieți nimic într-un e-mail pe care nu l-ați spune unei persoane în față.
Mulți oameni aleg să folosească e-mailul ca o scuză pentru a se ascunde în spatele monitoarelor de calculator, dar, din păcate, nu așa funcționează lucrurile în viața reală. Un e-mail urât și nepoliticos este cea mai rea, cea mai incriminatoare dovadă și poate face mult mai mult rău decât câteva cuvinte dure schimbate față în față.
Despre autor
Bushra Azhar este un strateg de persuasiune și fondator al The Persuasion Revolution.
If you want to learn how to use psychology of persuasion to sell your ideas, your work or yourself, get your free copy of the Non-Icky Persuasion Toolkit.
Continue to:
Writing Effective Emails
Email Etiquette