Pište e-maily, které přesvědčí, ovlivní a přesvědčí

Než se začneme hlouběji zabývat tím, co v e-mailu funguje a co ne, uveďme si fakta na pravou míru:

Pokud se snažíte někoho ovlivnit, e-mail není vždy tím nejlepším komunikačním nástrojem. Vztahy, které se spoléhají na e-mail, mohou mít namále a i jeden krátký telefonát může zcela změnit dynamiku výměny názorů.

Nevěříte mi? Mám pro své tvrzení vědecké důkazy:

The Takeaway:

Chybějícím prvkem v elektronické komunikaci je vztah a okamžitá emocionální zpětná vazba. Výraz obličeje, tón hlasu a gesta jsou signály, které v e-mailu chybí (emotikony se smajlíky a vykřičníky je mohou nahradit jen v malé míře).

Podívejme se na typickou e-mailovou zprávu:

Co bylo napsáno:

Co bylo slyšet: Protože jsi protivný, nabaluješ na sebe další. Udělám to, protože nemám na výběr. Co si myslíš, že jsem? Osel!“

Co mohlo být napsáno: Dostanu se k tomu, jakmile skončím s ostatními věcmi, které mám na programu. Může to ale nějakou dobu trvat, je to naléhavé?“

Víte, co tím myslím?“

Jak psát e-maily, které přesvědčí, ovlivní a přesvědčí:

Pravidlo první:

Začněte osobní poznámkou.

Nejen „doufám, že se máte dobře“, ale něco osobnějšího, například „jak jste se měl o víkendu na rybách?“ Nebo když píšete e-mail neznámým lidem, začněte něčím osobním, například „jsem velkým fanouškem vašich stránek a váš nedávný článek o feminismu mě opravdu zasáhl“.

Je dobré přejít k věci, ale zahrnutí jedné nebo dvou osobních poznámek může celou výměnu rozehřát.

Pravidlo druhé:

Krotit emoce:

Emoce, zejména hněv a zoufalství, zcela prosakují skrz prsty do e-mailové zprávy a slova s vysokým obsahem emocí, jako jsou naštvaný, nepřijatelný, neprofesionální a neuctivý, jsou v nové e-mailové výměně obzvlášť nebezpečná, když nemáte k dispozici mimiku obličeje, která by jejich význam zmírnila.

Try looking for softer alternatives or, better yet, if you’re feeling angry, misunderstood, or otherwise intense, do not write that email!

Rule Three:

Keep it Short and Sweet:

A longer email doesn’t mean that you have covered all points, it just means you have given more zone-out room where people blank out your message because it just draaaaaags.

Rule Four:

Read it Twice:

Did you read the email at least once (ideally twice at some interval) before sending it?

This is especially important for emails in which you’re sharing information that can be potentially misinterpreted or where a certain action is required. Jedno poslední přečtení může znamenat rozdíl mezi zamítnutím a okamžitou akcí.

Pravidlo páté:

Pravidlo šálku kávy:

Jde-li o kritický e-mail, v žádném případě jej NEodesílejte ihned.

Před odesláním e-mail napište a poté jej uložte jako koncept (zejména v případě těch polospánkových zpráv uprostřed noci).

Před stisknutím tlačítka odeslat nechte e-mail ve složce koncept a dejte si šálek kávy. Po tom šálku kávy uvidíte e-mail v novém světle… slibte!

Pravidlo šesté:

Zvládněte předmět:

Slouží předmět vašeho e-mailu svému účelu?

Zvažte, zda jako předmět e-mailu nepoužívat požadované akce, a uvidíte, jak se váš e-mail otevře a vyvolá odezvu. Například v e-mailu klientovi nebo vedoucímu týmu by něco jako „Potřebuji vaši akci, prosím“ splnilo úkol mnohem rychleji než předmět „Zápis ze schůzky“.

Možná nejdůležitější e-mailovou etiketou je slušnost.

Nechcete do e-mailu napsat nic, co byste neřekli člověku do očí.

Mnoho lidí se rozhodne používat e-mail jako záminku, aby se mohli schovat za monitor počítače, ale tak to bohužel v reálném životě nefunguje. Ošklivý, hrubý e-mail je tím nejhorším, nejvíce usvědčujícím důkazem a může napáchat mnohem více škody než pár ostrých slov vyměněných tváří v tvář.