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Ver también: Habilidades de persuasión e influencia
Antes de profundizar en lo que funciona en un correo electrónico y lo que no, dejemos las cosas claras:
Si estás tratando de influir en alguien, el correo electrónico no siempre es la mejor herramienta de comunicación. Las relaciones que dependen del correo electrónico pueden tener una batalla cuesta arriba e incluso una breve llamada telefónica puede cambiar completamente la dinámica de un intercambio.
¿No me crees? Tengo datos científicos que respaldan mi afirmación:
La ciencia:
La doctora Janice Nadler emparejó a estudiantes de derecho de las universidades de Northwestern y Duke y pidió a cada pareja que se pusiera de acuerdo en la compra de un coche.
Los equipos debían negociar íntegramente a través del correo electrónico, pero a la mitad de ellos se les dijo en secreto que precedieran la negociación con una breve charla para conocerse por el viejo teléfono.
Los resultados fueron espectaculares. Los negociadores que primero charlaron por teléfono tenían cuatro veces más probabilidades de llegar a un acuerdo que los que sólo utilizaron el correo electrónico. Los que no hablaron nunca no sólo tenían más probabilidades de llegar a un punto muerto, sino que a menudo se sentían resentidos y enfadados por la negociación.
La lección:
El elemento que falta en las comunicaciones electrónicas es la compenetración y la retroalimentación emocional inmediata. Las expresiones faciales, el tono de voz y los gestos son señales que faltan en el correo electrónico (los emoticonos de caras sonrientes y los signos de exclamación no pueden hacer mucho para sustituirlos).
Veamos un típico mensaje de correo electrónico:
Lo que se escribió: Vale voy a ver si me apaño.
Lo que se escuchó: Ya tengo un montón de trabajo pero como eres odioso, te acumulas más. Lo haré porque no tengo otra opción. ¿Qué te crees que soy? Un burro!
Lo que se podría haber escrito: Me pondré a ello en cuanto termine con las otras cosas de mi agenda. Sin embargo, podría pasar algún tiempo, ¿es urgente?
¿Ves lo que quiero decir?
Cómo escribir correos electrónicos que convenzan, influyan y persuadan:
Regla uno:
Empieza con una nota personal.
No sólo un «espero que estés bien», sino algo más personal como «¿qué tal tu viaje de pesca este fin de semana?» o, cuando envíes un correo electrónico a desconocidos, empieza diciendo algo personal como «soy un gran fan de tu sitio y tu reciente artículo sobre el feminismo realmente me tocó la fibra sensible».
Es bueno ir al grano, pero incluir una nota personal o dos puede calentar todo el intercambio.
Regla dos:
Domine esas emociones:
Las emociones, especialmente la ira y la desesperación, se filtran totalmente a través de sus dedos en su mensaje de correo electrónico y las palabras de alta emoción como enojado, inaceptable, poco profesional e irrespetuoso son especialmente peligrosas en un nuevo intercambio de correo electrónico cuando no tiene sus expresiones faciales para suavizar el significado.
Try looking for softer alternatives or, better yet, if you’re feeling angry, misunderstood, or otherwise intense, do not write that email!
Rule Three:
Keep it Short and Sweet:
A longer email doesn’t mean that you have covered all points, it just means you have given more zone-out room where people blank out your message because it just draaaaaags.
Use this fool proof formula instead:
- Two lines personal opener
- One paragraph (4-5 lines) body of the issue
- Two lines next actions or desired outcome
- Two lines closure on a warm note
Rule Four:
Read it Twice:
Did you read the email at least once (ideally twice at some interval) before sending it?
This is especially important for emails in which you’re sharing information that can be potentially misinterpreted or where a certain action is required. Una última lectura puede significar la diferencia entre el despido y la acción inmediata.
Regla cinco:
La regla de la taza de café:
Si se trata de un correo electrónico crítico, NO lo envíe de inmediato bajo ninguna circunstancia.
Escriba el correo electrónico y luego guárdelo como borrador antes de enviarlo (sobre todo para esas misivas a media noche y medio dormidas).
Deje el correo electrónico en la carpeta de borradores y tómese una taza de café antes de pulsar ese botón de envío. Verás el correo electrónico bajo una nueva luz después de esa taza de café… ¡prometido!
Regla seis:
Domina el asunto:
¿El asunto de tu correo electrónico sirve para su propósito?
Considera utilizar acciones deseadas como asuntos del correo electrónico en lugar de asuntos y verás cómo tu correo se abre y produce una respuesta. Por ejemplo, en un correo electrónico dirigido a un cliente o a un jefe de equipo, algo como «Necesita su acción, por favor» conseguiría la tarea mucho más rápido en lugar de la línea de asunto «Las notas de la reunión».
Quizás la etiqueta más importante del correo electrónico es la cortesía común.
No querrás escribir nada en un correo electrónico que no le dirías a una persona a la cara.
Mucha gente opta por utilizar el correo electrónico como una excusa para esconderse detrás de los monitores de sus ordenadores, pero lamentablemente las cosas no funcionan así en la vida real. Un correo electrónico feo y grosero es la peor y más incriminatoria prueba y puede hacer mucho más daño que unas cuantas palabras duras intercambiadas cara a cara.
Acerca del autor
Bushra Azhar es una estratega de la persuasión y fundadora de The Persuasion Revolution.
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