Los propietarios de pequeñas empresas y los emprendedores que trabajan desde casa podrían ahorrar mucho dinero en sus impuestos si se acogen a la deducción de la oficina en casa, siempre y cuando cumplan con los requisitos del IRS y mantengan buenos registros.
Si utiliza parte de su casa de forma regular y exclusiva para la actividad relacionada con el negocio, el IRS le permite deducir el alquiler asociado, los servicios públicos, los impuestos de bienes raíces, las reparaciones, el mantenimiento y otros gastos relacionados.
Esto es lo que las pequeñas empresas deben saber sobre la deducción de la oficina en casa.
Quién tiene derecho a la deducción de la oficina en casa
Puede reclamar la deducción tanto si es propietario como si es inquilino, y puede utilizar la deducción para cualquier tipo de casa en la que resida: una casa unifamiliar, un apartamento, un condominio o una casa flotante. No se puede utilizar para un hotel u otro alojamiento temporal.
Las normas de deducción por oficina en casa también se aplican a las estructuras independientes. Puede utilizar un estudio, un garaje o un granero como oficina en casa siempre que la estructura cumpla con los requisitos de «uso exclusivo y regular».
Estas son las condiciones que tendrá que cumplir:
Uso regular y exclusivo: El espacio que utilices para el negocio debe ser utilizado exclusivamente para llevar a cabo el negocio. Por ejemplo, si utiliza un dormitorio libre como oficina y como sala de juegos para sus hijos, es probable que no cumpla los requisitos.
Hay dos excepciones. Si presta servicios de guardería para niños, ancianos (65 años o más) o personas discapacitadas en esa parte de la casa, es probable que aún pueda reclamar deducciones por negocios, siempre y cuando tenga una licencia, certificación o aprobación como guardería bajo la ley estatal, según el IRS. La otra excepción es si utilizas la oficina para almacenar el inventario o las muestras de productos que vendes en tu negocio.
Lugar principal del negocio: Aunque tu oficina en casa no tiene por qué ser el único lugar en el que te reúnes con tus clientes o consumidores, debe ser tu lugar principal de negocio. Eso significa que utilizas el espacio de forma exclusiva y habitual para actividades administrativas o de gestión, como facturar a los clientes, concertar citas y llevar los libros y registros, según el IRS.
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Cómo determinar la deducción de su oficina en casa
Usted puede determinar el valor de su deducción de la manera fácil o de la manera difícil.
- Con la opción simplificada, usted no está deduciendo los gastos reales. En su lugar, los pies cuadrados de su espacio se multiplican por una tasa prescrita. La tasa es de 5 dólares por pie cuadrado para un espacio de hasta 300 pies cuadrados.
- El método regular, más difícil, valora su oficina en casa midiendo los gastos reales frente a los gastos generales de su residencia. Puede deducir los intereses de la hipoteca, los impuestos, el mantenimiento y las reparaciones, los seguros, los servicios públicos y otros gastos.
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- El método simplificado puede funcionar bien para las oficinas de una sola habitación y las operaciones pequeñas.
- El método de los gastos reales podría funcionar mejor si el negocio constituye una gran parte de la vivienda.
- Recibos. Si piensas deducir los gastos reales, mantén un registro detallado de todos los gastos del negocio que creas que vas a deducir, como los recibos de compra de equipos, facturas de electricidad, facturas de servicios y reparaciones. Si alguna vez te audita Hacienda, estarás preparado para respaldar tus reclamaciones.
- Ansiedad. No dejes que el miedo a una auditoría te impida acogerte a la deducción por oficina en casa.
- Ventas en casa. Si es propietario de una vivienda y se acoge a la deducción por oficina en casa utilizando el método de los gastos reales, podría anular su capacidad para evitar el impuesto sobre las plusvalías al vender su residencia principal. Las personas que venden su residencia principal después de haber vivido en ella durante al menos dos de los cinco años anteriores a la venta por lo general no tienen que pagar impuestos sobre hasta 250.000 dólares de beneficio en la venta, o 500.000 dólares si están casados que presentan una declaración conjunta, de acuerdo con la Publicación 523 del IRS.
- Depreciación. Si utilizas el método de los gastos reales, estás obligado a depreciar el valor de tu casa. La depreciación se refiere a una deducción del impuesto sobre la renta que permite a los contribuyentes recuperar los costes de la propiedad, debido al desgaste, deterioro u obsolescencia de la misma, según el IRS. La depreciación que debe tomar en las deducciones de la oficina en casa está sujeta al impuesto sobre las ganancias de capital cuando usted vende su casa. Por ejemplo, si es propietario de su casa, utiliza el 20% de la misma como oficina en casa y deduce la depreciación, el 20% de su beneficio en la venta de la casa puede estar sujeto al impuesto de plusvalía. Sin embargo, si utiliza el método simplificado, la depreciación no es un factor y es posible que no esté sujeto al impuesto.
Puede utilizar el formulario 8829 para calcular los gastos que puede deducir.
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Versión simplificada frente a la deducción de gastos reales
La elección de utilizar la deducción simplificada, si tiene derecho a ella, o de deducir los gastos reales depende principalmente de cuál le reportaría una mayor deducción fiscal.
El método de los gastos reales
Si utiliza el método de los gastos reales, puede deducir los gastos directos -como la pintura o las reparaciones únicamente en la oficina en casa- en su totalidad. Los gastos indirectos -intereses hipotecarios, seguros, servicios públicos domiciliarios, impuestos inmobiliarios, reparaciones generales de la casa- son deducibles en función del porcentaje de su casa que se utiliza para el negocio.
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Ejemplo: Supongamos que durante el año has pagado 3.000 dólares en intereses de la hipoteca, 1.000 dólares en primas de seguro y 3.000 dólares en servicios públicos (todos ellos gastos indirectos) más 500 dólares en un trabajo de pintura de la oficina en casa (gasto directo). Su oficina en casa ocupa 300 pies cuadrados en una casa de 2.000 pies cuadrados, por lo que puede ser elegible para deducir los gastos indirectos en el 15% de su casa.
Eso podría significar una deducción de 1.050 dólares en gastos indirectos (7.000 dólares en gastos, multiplicados por el 15% del espacio utilizado en el hogar), más 500 dólares por el gasto directo de la pintura de la oficina en casa, para una deducción total de 1.550 dólares.
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La versión simplificada
Si tu oficina en casa tiene 300 pies cuadrados o menos y optas por la deducción simplificada, el IRS te da una deducción de 5 dólares por cada pie cuadrado de tu casa que se utilice para el negocio, hasta un máximo de 1.500 dólares para un espacio de 300 pies cuadrados.
En este caso, utilizar el método simplificado podría tener más sentido porque sólo obtendrías 50 dólares más en deducciones al documentar los gastos reales. También debe tener en cuenta el tiempo que le llevará reunir los recibos y los registros.
Cosas a tener en cuenta
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Las normas sobre las deducciones fiscales para una oficina en casa pueden ser difíciles de digerir. Consulta con un asesor fiscal o utiliza el software fiscal online adecuado si no estás seguro de cómo proceder.
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