Écrire des courriels qui convainquent, influencent et persuadent

Avant de creuser profondément dans ce qui fonctionne dans un courriel et ce qui ne fonctionne pas, mettons les choses au clair :

Si vous essayez d’influencer quelqu’un, le courriel n’est pas toujours le meilleur outil de communication. Les relations qui reposent sur l’e-mail peuvent avoir une bataille difficile et même un petit appel téléphonique peut changer complètement la dynamique d’un échange.

Vous ne me croyez pas ? J’ai la science pour étayer mes dires :

La science :

Janice Nadler, docteur en droit, a jumelé des étudiants en droit des universités Northwestern et Duke et a demandé à chaque paire de se mettre d’accord sur l’achat d’une voiture.

Les équipes devaient négocier entièrement par courriel, mais on a dit secrètement à la moitié d’entre elles de faire précéder la négociation d’une brève discussion pour faire connaissance sur le bon vieux téléphone.

Les résultats ont été spectaculaires. Les négociateurs qui ont d’abord discuté par téléphone avaient quatre fois plus de chances de parvenir à un accord que ceux qui n’ont utilisé que le courrier électronique. Ceux qui ne se parlaient jamais étaient non seulement plus susceptibles de se retrouver dans une impasse, mais ils éprouvaient aussi souvent du ressentiment et de la colère à l’égard de la négociation.

La leçon à retenir:

L’élément manquant dans les communications électroniques est le rapport et le retour émotionnel immédiat. Les expressions faciales, le ton de la voix et les gestes sont autant d’indices qui manquent dans les courriels (les émoticônes et les points d’exclamation ne peuvent pas tout faire pour les remplacer).

Regardons un courriel typique:

Ce qui a été écrit : OK je vais voir si je peux me débrouiller.

Ce qui a été entendu : J’ai déjà beaucoup de travail mais comme vous êtes odieux, vous en rajoutez. Je vais le faire parce que je n’ai pas le choix. Pour qui me prenez-vous ? Un âne !

Ce qui aurait pu être écrit : Je m’y attellerai dès que j’en aurai fini avec les autres trucs de mon emploi du temps. Cela pourrait prendre un certain temps cependant, est-ce urgent ?

Vous voyez ce que je veux dire ?

Comment écrire des courriels qui convainquent, influencent et persuadent :

Règle 1 :

Débutez sur une note personnelle.

Pas seulement un  » j’espère que vous allez bien  » mais quelque chose de plus personnel comme  » comment s’est passée votre partie de pêche ce week-end ?  » ou, lorsque vous envoyez un courriel à des inconnus, commencez par dire quelque chose de personnel comme  » je suis un grand fan de votre site et votre récent article sur le féminisme a vraiment touché une corde sensible chez moi « .

C’est bien d’aller droit au but, mais inclure une note personnelle ou deux peut réchauffer l’ensemble de l’échange.

Règle deux :

Dompter ces émotions :

Les émotions, en particulier la colère et le désespoir, s’infiltrent totalement entre vos doigts dans votre message électronique et les mots à forte teneur en émotions comme colère, inacceptable, non professionnel et irrespectueux sont particulièrement dangereux dans un nouvel échange d’e-mails lorsque vous n’avez pas vos expressions faciales pour en adoucir le sens.

Try looking for softer alternatives or, better yet, if you’re feeling angry, misunderstood, or otherwise intense, do not write that email!

Rule Three:

Keep it Short and Sweet:

A longer email doesn’t mean that you have covered all points, it just means you have given more zone-out room where people blank out your message because it just draaaaaags.

Rule Four:

Read it Twice:

Did you read the email at least once (ideally twice at some interval) before sending it?

This is especially important for emails in which you’re sharing information that can be potentially misinterpreted or where a certain action is required. Une dernière lecture peut faire la différence entre un rejet et une action immédiate.

Règle cinq :

La règle de la tasse de café :

S’il s’agit d’un courriel critique, NE l’envoyez en aucun cas tout de suite.

Rédigez le courriel, puis enregistrez-le en tant que brouillon avant de l’envoyer (surtout pour ces missives au milieu de la nuit, à moitié endormies).

Laissez le courriel dans le dossier brouillon et prenez une tasse de café avant d’appuyer sur le bouton d’envoi. Vous verrez l’email sous un nouveau jour après ce cuppa… promis !

Règle six:

Maîtriser la ligne d’objet:

La ligne d’objet de votre email sert-elle son objectif ?

Envisagez d’utiliser des actions souhaitées comme sujets d’email plutôt que des sujets et vous verrez comment votre courrier sera ouvert et produira une réponse. Par exemple, dans un courriel à un client ou à un chef d’équipe, quelque chose comme « Besoin de votre action s’il vous plaît » permettrait d’accomplir la tâche beaucoup plus rapidement plutôt que la ligne de sujet « Les notes de la réunion ».

Peut-être que l’étiquette du courriel la plus importante est la courtoisie commune.

Vous ne voudriez pas écrire quoi que ce soit dans un courriel que vous ne diriez pas à une personne en face.

Beaucoup de gens choisissent d’utiliser le courriel comme une excuse pour se cacher derrière leur écran d’ordinateur, mais malheureusement, ce n’est pas comme ça que les choses fonctionnent dans la vraie vie. Un courriel laid et grossier est la pire preuve, la plus incriminante, et peut faire beaucoup plus de dégâts que quelques mots durs échangés en face à face.