To jest wpis gościnny dla Skills You Need.
Chcesz się przyłączyć? Dowiedz się jak.
Zobacz także: Perswazja i Umiejętności Wywierania Wpływu
Zanim zagłębimy się w to, co działa w e-mailu, a co nie, ustalmy fakty:
Jeśli próbujesz wpłynąć na kogoś, e-mail nie zawsze jest najlepszym narzędziem komunikacji. Relacje, które opierają się na e-mailu mogą mieć pod górkę, a nawet jedna krótka rozmowa telefoniczna może całkowicie zmienić dynamikę wymiany informacji.
Nie wierzysz mi? Mam naukę na poparcie mojego twierdzenia:
Nauka:
Janice Nadler Ph.D. połączyła studentów prawa z uniwersytetów Northwestern i Duke i poprosiła każdą parę o uzgodnienie zakupu samochodu.
Zespoły miały targować się całkowicie za pośrednictwem poczty elektronicznej, ale połowie z nich potajemnie powiedziano, aby poprzedzili negocjacje krótką pogawędką przez stary dobry telefon.
Wyniki były dramatyczne. Negocjatorzy, którzy najpierw rozmawiali przez telefon, mieli cztery razy większe szanse na osiągnięcie porozumienia niż ci, którzy korzystali tylko z poczty elektronicznej. Ci, którzy nigdy nie rozmawiali, nie tylko częściej wpadali w impas, ale także często czuli się urażeni i źli w związku z negocjacjami.
The Takeaway:
Brakującym elementem w komunikacji elektronicznej jest rapport i natychmiastowa emocjonalna informacja zwrotna. Wyraz twarzy, ton głosu i gesty to wskazówki, których brakuje w poczcie elektronicznej (emotikony i wykrzykniki mogą tylko tyle zrobić, aby je zastąpić).
Spójrzmy na typową wiadomość e-mail:
Co zostało napisane: OK zobaczę czy dam radę.
Co usłyszano: Mam już mnóstwo pracy, ale ponieważ jesteś obleśny, piętrzesz się na więcej. Zrobię to, bo nie mam wyboru. Za kogo ty mnie uważasz? Za osła!
Co można było napisać: Zabiorę się do tego, jak tylko skończę z innymi rzeczami w moim harmonogramie. Może to jednak trochę potrwać, czy to pilne?
Zrozumieć, o co mi chodzi?
How to Write Emails That Convince, Influence and Persuade:
Rule One:
Start on a Personal Note.
Nie tylko „mam nadzieję, że dobrze się czujesz”, ale coś bardziej osobistego, jak „jak tam twoja wyprawa na ryby w ten weekend?” lub, gdy wysyłasz e-maile do nieznajomych, zacznij od powiedzenia czegoś osobistego, jak „jestem wielkim fanem twojej strony i twój ostatni kawałek o feminizmie naprawdę uderzył we mnie”.
Dobrze jest przejść do rzeczy, ale włączenie osobistej uwagi lub dwóch może ocieplić całą wymianę.
Reguła druga:
Okiełznaj te emocje:
Emocje, szczególnie złość i desperacja, całkowicie przesączają się przez twoje palce do wiadomości e-mail i słowa o wysokim poziomie emocji, takie jak zły, nieakceptowalny, nieprofesjonalny i lekceważący są szczególnie niebezpieczne w nowej wymianie e-maili, kiedy nie masz swojej mimiki, aby złagodzić znaczenie.
Try looking for softer alternatives or, better yet, if you’re feeling angry, misunderstood, or otherwise intense, do not write that email!
Rule Three:
Keep it Short and Sweet:
A longer email doesn’t mean that you have covered all points, it just means you have given more zone-out room where people blank out your message because it just draaaaaags.
Use this fool proof formula instead:
- Two lines personal opener
- One paragraph (4-5 lines) body of the issue
- Two lines next actions or desired outcome
- Two lines closure on a warm note
Rule Four:
Read it Twice:
Did you read the email at least once (ideally twice at some interval) before sending it?
This is especially important for emails in which you’re sharing information that can be potentially misinterpreted or where a certain action is required. Jedno ostatnie przeczytanie może oznaczać różnicę pomiędzy odrzuceniem a natychmiastowym działaniem.
Zasada Piąta:
Zasada Filiżanki Kawy:
Jeśli jest to wiadomość krytyczna, pod żadnym pozorem nie wysyłaj jej od razu.
Napisz wiadomość, a następnie zapisz ją jako wersję roboczą, zanim ją wyślesz (szczególnie w przypadku wiadomości wysyłanych w środku nocy, w półśnie).
Zostaw wiadomość w folderze wersji roboczej i wypij filiżankę kawy, zanim naciśniesz przycisk wysyłania. Zobaczysz go w nowym świetle po tej filiżance kawy… obiecuję!
Reguła szósta:
Master the Subject Line:
Czy linia tematu twojego emaila służy jego celowi?
Rozważ użycie pożądanych działań jako tematów emaili zamiast tematu, a zobaczysz jak twoja poczta zostanie otwarta i przyniesie odpowiedź. Na przykład, w e-mailu do klienta lub lidera zespołu, coś jak „Need Your Action Please” dostanie zadanie wykonane znacznie szybciej niż linia tematyczna „The Meeting Notes”.
Prawdopodobnie najważniejszą etykietą e-mail jest zwykła uprzejmość.
Nie chcesz pisać niczego w e-mailu, czego nie powiedziałbyś osobie w twarz.
Wiele osób decyduje się na korzystanie z poczty elektronicznej jako pretekstu do ukrycia się za monitorem komputera, ale niestety nie tak to działa w prawdziwym życiu. Brzydki, niegrzeczny e-mail jest najgorszym, najbardziej obciążającym dowodem i może wyrządzić znacznie więcej szkód niż kilka ostrych słów wymienianych twarzą w twarz.
O autorze
Bushra Azhar jest strategiem perswazji i założycielem The Persuasion Revolution.
If you want to learn how to use psychology of persuasion to sell your ideas, your work or yourself, get your free copy of the Non-Icky Persuasion Toolkit.
Continue to:
Writing Effective Emails
Email Etiquette