Detta är ett gästinlägg från Skills You Need.
Vill du bidra? Ta reda på hur.
Se även:
Innan vi gräver djupt i vad som fungerar i ett e-postmeddelande och vad som inte gör det, låt oss ställa fakta på sin spets:
Om du försöker påverka någon, är e-post inte alltid det bästa kommunikationsverktyget. Relationer som förlitar sig på e-post kan få en uppförsbacke och även ett kort telefonsamtal kan helt förändra dynamiken i ett utbyte.
Trodde du mig inte? Jag har vetenskap som stöder mitt påstående:
Vetenskapen:
Janice Nadler Ph.D. parade ihop juridikstudenter från universiteten Northwestern och Duke och bad varje par att komma överens om köpet av en bil.
Lagarna skulle förhandla helt och hållet via e-post, men hälften av dem fick i hemlighet veta att de skulle föregå förhandlingen med en kort pratstund för att lära känna varandra i den gamla goda telefonen.
Resultaten var dramatiska. Förhandlarna som först pratade i telefon hade fyra gånger större chans att nå en överenskommelse än de som bara använde e-post. De som aldrig pratade var inte bara mer benägna att hamna i ett dödläge; de kände sig också ofta förbittrade och arga på förhandlingen.
The Takeaway:
Den saknade faktorn i elektronisk kommunikation är rapport och omedelbar känslomässig återkoppling. Ansiktsuttryck, tonfall och gester är alla signaler som saknas i e-post (smileys och utropstecken kan bara ersätta dem i viss mån).
Vi tittar på ett typiskt e-postmeddelande:
Vad som skrevs:
Vad hördes: Jag har redan massor av arbete, men eftersom du är otrevlig, lägger du på dig ännu mer. Jag gör det eftersom jag inte har något val. Vad tror du att jag är? En åsna!
Vad kunde ha skrivits: Jag kommer att ta itu med det så snart jag är klar med de andra sakerna i mitt schema. Det kan dock dröja, är det brådskande?
Se vad jag menar?
Hur man skriver e-postmeddelanden som övertygar, påverkar och övertalar:
Regel nummer ett:
Start med en personlig ton.
Inte bara ett ”hoppas du mår bra” utan något mer personligt som ”hur var din fisketur i helgen?” eller, när du skickar e-post till främlingar, börja med att säga något personligt som ”jag är ett stort fan av din webbplats och din senaste artikel om feminism slog verkligen an en ton hos mig”.
Det är bra att komma till saken, men att inkludera en personlig notering eller två kan värma upp hela utbytet.
Regel två:
Tämja känslorna:
Emotioner, särskilt ilska och desperation, sipprar helt och hållet genom fingrarna in i e-postmeddelandet, och ord med höga känslor som arg, oacceptabel, oprofessionell och respektlös är särskilt farliga i en ny e-postutväxling när du inte har dina ansiktsuttryck för att mildra betydelsen.
Try looking for softer alternatives or, better yet, if you’re feeling angry, misunderstood, or otherwise intense, do not write that email!
Rule Three:
Keep it Short and Sweet:
A longer email doesn’t mean that you have covered all points, it just means you have given more zone-out room where people blank out your message because it just draaaaaags.
Use this fool proof formula instead:
- Two lines personal opener
- One paragraph (4-5 lines) body of the issue
- Two lines next actions or desired outcome
- Two lines closure on a warm note
Rule Four:
Read it Twice:
Did you read the email at least once (ideally twice at some interval) before sending it?
This is especially important for emails in which you’re sharing information that can be potentially misinterpreted or where a certain action is required. En sista genomläsning kan betyda skillnaden mellan avfärdande och omedelbar åtgärd.
Regel fem:
Regeln om kaffekoppen:
Om det är ett kritiskt mejl ska du under inga omständigheter skicka det direkt.
Skriv mejlet och spara det sedan som ett utkast innan du skickar det (särskilt när det gäller de där breven som skickas mitt i natten, när du sover halvt).
Lämna mejlet i mappen med utkast och ta en kopp kaffe innan du trycker på knappen för att skicka. Du kommer att se mejlet i ett nytt ljus efter den där koppen… det lovar jag!
Regel sex:
Mästra ämnesraden:
Tjänar ditt mejls ämnesrad sitt syfte?
Obser du att använda önskade åtgärder som mejlämne i stället för som ämnesord och du kommer att se hur ditt mejl kommer att öppnas och ge respons. Till exempel, i ett e-postmeddelande till en kund eller en gruppledare, skulle något som ”Need Your Action Please” få uppgiften utförd mycket snabbare än ämnesraden ”The Meeting Notes”.
Den kanske viktigaste etikketten för e-post är vanlig artighet.
Du skulle inte vilja skriva något i ett e-postmeddelande som du inte skulle säga till en person rakt upp i ansiktet.
Många väljer att använda e-post som en ursäkt för att gömma sig bakom sina datorskärmar, men tyvärr är det inte så saker och ting fungerar i verkliga livet. Ett fult, oförskämt mejl är det värsta, mest belastande beviset och kan göra mycket mer skada än några hårda ord som utbyts ansikte mot ansikte.
Om författaren
Bushra Azhar är en Persuasion Strategist och grundare av The Persuasion Revolution.
If you want to learn how to use psychology of persuasion to sell your ideas, your work or yourself, get your free copy of the Non-Icky Persuasion Toolkit.
Continue to:
Writing Effective Emails
Email Etiquette