6 nezbytných dovedností v oblasti plánování akcí, které potřebujete k úspěchu v kariéře

Být plánovačem akcí je práce, která přináší uspokojení a zároveň je hodnocena jako jedna z nejvíce stresujících na světě. Pokud tedy jde o zajištění úspěšné cesty v oboru plánování akcí, budete potřebovat rozmanitý soubor základních dovedností v oblasti plánování akcí, které vám pomohou.

Tady je šest dovedností v oblasti plánování akcí, které potřebujete pro kariérní úspěch:

Organizační dovednosti

Plánovači akcí jsou vysoce organizovaní lidé. Na prvním místě našeho seznamu vlastností, které musíte mít, je tedy smysl pro detail a bystrá organizace.

Plánovači dbají na to, aby časové plány klientů byly dodržovány, rozpočty kontrolovány a detaily fungovaly jako dobře namazaný stroj – od fáze strategie až po kontrolní seznam po skončení akce.

Plánovači by měli být schopni zapamatovat si i ty nejmenší detaily, dodržovat termíny, plánovat dodávky a přípravy a být u všeho včas – a to vše s úsměvem.

Tady je několik zdrojů, které vám pomohou zdokonalit vaše organizační dovednosti:

• Naše oblíbené nástroje pro plánování akcí
• Jak sestavit časovou osu plánování akce
• Vytvoření vlastního kontrolního seznamu akce

Znalost práce v síti

Všichni nejlepší plánovači jsou zdatnými networkery. Odvětví pořádání akcí je do značné míry založeno na lidech a vztazích. Budete tedy potřebovat skvělou síť různorodých odborníků na pořádání akcí, jako jsou dodavatelé občerstvení, fotografové, DJové, kapely, osvětlovači a A/V, výzdoba, video a další.

Na tuto síť se budete obracet, aby vaše akce byly takové, na které vaši klienti nikdy nezapomenou. Na druhou stranu také chcete, aby stejná síť doporučovala obchody vám.

Nejste si jisti, jak začít? Zde je několik nápadů…

• Navštěvujte oborové networkingové akce pořádané organizacemi jako ILEA, NACE a MPI.
• Praktikujte networking na Facebooku a LinkedIn. Jakmile se dostanete do rytmu online konverzací, bude snazší je přetavit v zahájení rozhovoru při osobním setkání.

Odolnost a přizpůsobivost

Jestliže je ve světě akcí něco zaručeno, pak je to určitě fakt, že se něco pokazí. Je to Murphyho zákon! A někdy nikdy nevíte, co to bude, dokud nenastane ten den.

Tady se vám bude hodit mít dovednost odolnosti a přizpůsobivosti. Tato dovednost vystihuje přístup „jít s proudem“, který budete potřebovat k překonání problémů na akci.

Nejlepší plánovači akcí mají před klienty – i v zákulisí – chladné, klidné a vyrovnané chování. Mají schopnost rychle myslet nohama, aby vyřešili jakoukoli překážku, která se vám postaví do cesty.

Základní porozumění událostem

Mým úkolem jako plánovače je být tmelem, který spojuje tým pro vítěznou událost. To však neznamená, že jsem tou nejlepší osobou, která má na starosti jednotlivé části akce. Mám však nejlepší přehled o tom, co se děje.

Plánovač akcí by se měl například orientovat v tom, jak se dělá půdorys, co je to RFP, jak dlouho bude trvat servírování večeře, kolik lidí se vejde do místnosti a jak pracovat s pracovníky cateringu.

Pracovníci akcí by měli mít také přehled o základních potřebách kapel a DJů, A/V společností, půjčoven, floristů a výzdoby. Je také třeba rozumět tomu, co je rozumný (a co nepřiměřený) požadavek. Znalost těchto základů vám pomůže vybudovat lepší vztahy s dodavateli a pomůže vám vytvořit skvělé zážitky z akce pro všechny zúčastněné.

Neomezená kreativita

Klienti se na vás budou obracet s nejmodernějšími nápady. Buďte připraveni na brainstorming neuvěřitelných, kreativních nápadů.

Ačkoli každý klient nemusí být připraven vyzkoušet vody designu události, bude se na vás obracet jako na poradce v oblasti prvků designu, které mu vyhovují.

Kreativita přichází z nejrůznějších míst. Když potřebujete inspiraci, zvažte tyto nápady:

• Surfujte po Pinterestu a Instagramu, abyste byli informováni o nejnovějších trendech v designu akcí.
• Sledujte blogy (zde jsou naše oblíbené), kde najdete představené akce, které odrážejí nejnovější styly.
• Pantone každoročně vydává Barvu roku, která odráží barvy, jež se v designu akcí objeví během nadcházejícího roku.
• Sledujte své oblíbené myšlenkové vůdce na LinkedIn nebo Twitteru a zjistěte, co považují za další velkou věc pro události.

Věnování se službám klientům

Dolní linie: Jednou z nejužitečnějších dovedností plánovače akcí je prostě zařídit, aby se věci staly.

Fráze, které často říkám, jsou: „Není problém“, „Ukažte mi, co mohu udělat“, „Rozhodně“ a „S potěšením“. To jsou některé klíčové fráze zákaznického servisu, které mohou odpovědět téměř na jakoukoli otázku klienta a uklidnit jeho případné obavy.

Předvedete-li, že se klientovi silně věnujete, zmírníte jeho případné obavy.

Pokud jde o dovednosti v oblasti řízení akcí, jak jste na tom vy? Skvělé je, že v oboru pořádání akcí není nouze o příležitosti k učení a rozvoji, takže využijte tyto dovednosti, zdokonalte je a užijte si plodnou kariéru v oblasti pořádání akcí.

Další podobné:

17 tipů pro chytřejší plánování akcí
8 kariér v oblasti plánování akcí pro začínající profesionály
10 nejlepších zdrojů pro hledání práce v oblasti plánování akcí
Začínáte podnikat v oblasti plánování akcí? Udělejte nejprve těchto 6 věcí
Proč byste se měli stát certifikovaným profesionálem pro pořádání setkání

Rychlé odpovědi o dovednostech v oblasti plánování akcí: