Le 6 abilità di pianificazione degli eventi indispensabili per il successo della tua carriera

Essere un pianificatore di eventi è un lavoro gratificante e allo stesso tempo è considerato uno dei più stressanti al mondo. Quindi, quando si tratta di assicurarsi un percorso di successo nell’industria degli eventi, avrai bisogno di una serie di competenze di base nella pianificazione di eventi per aiutarti.

Ecco le sei competenze nella pianificazione di eventi che ti servono per avere successo nella tua carriera:

Capacità organizzative

Gli organizzatori di eventi sono persone altamente organizzate. Quindi, in cima alla nostra lista di qualità indispensabili c’è un occhio attento ai dettagli e un’organizzazione precisa.

I pianificatori mantengono le scadenze dei clienti nei tempi previsti, i budget sotto controllo e i dettagli che funzionano come una macchina ben oliata – dalle fasi della strategia alla checklist post-evento.

I pianificatori devono essere in grado di ricordare anche i più piccoli dettagli, rispettare le scadenze, programmare le consegne e gli allestimenti, ed essere puntuali in tutto – il tutto con un sorriso.

Queste sono alcune risorse per aiutarti ad affinare le tue capacità organizzative:

• I nostri strumenti preferiti per la pianificazione di eventi
• Come mettere insieme una timeline per la pianificazione di un evento
• Creare una checklist personalizzata per l’evento

Networking Savvy

Tutti i migliori organizzatori sono esperti di networking. L’industria degli eventi è fortemente incentrata sulle persone e sulle relazioni. Quindi, avrai bisogno di una grande rete di diversi professionisti dell’evento, come ristoratori, fotografi, DJ, band, luci e A/V, decorazioni, video e altro ancora.

Ti rivolgerai a questa rete per rendere i tuoi eventi indimenticabili per i tuoi clienti. D’altra parte, vuoi anche che quella stessa rete ti riferisca affari.

Non sei sicuro di come iniziare? Ecco alcune idee…

• Partecipa agli eventi di networking del settore ospitati da organizzazioni come ILEA, NACE e MPI.
• Pratica di networking su Facebook e LinkedIn. Una volta che si entra nel solco delle conversazioni online, sarà più facile trasformarle in conversazioni di persona.

Resilienza e adattabilità

Se c’è una cosa che è garantita nel mondo degli eventi, è sicuramente il fatto che le cose vanno male. È la legge di Murphy! E a volte non si sa mai cosa sarà fino al giorno stesso.

Ecco dove avere l’abilità di resilienza e adattabilità sarà utile. Questa abilità racchiude l’atteggiamento di “andare con la corrente” di cui avrete bisogno per superare le sfide di un evento.

I migliori organizzatori di eventi hanno un contegno freddo, calmo e raccolto di fronte ai clienti – e dietro le quinte. Hanno la capacità di pensare velocemente per risolvere qualsiasi palla curva sia stata lanciata.

Una comprensione di base degli eventi

Come organizzatore, il mio lavoro è quello di essere il collante che unisce la squadra per un evento vincente. Tuttavia, questo non significa che io sia la persona migliore per gestire ogni pezzo dell’evento. Ma ho la migliore comprensione di ciò che sta accadendo.

Per esempio, un organizzatore di eventi dovrebbe sapere come fare una piantina, cos’è un RFP, quanto tempo ci vorrà per la cena, quante persone possono entrare in una stanza e come lavorare con il personale del catering.

I professionisti dell’evento dovrebbero anche essere a conoscenza delle esigenze di base di band e DJ, compagnie A/V, noleggi, fioristi e decorazioni. Bisogna anche capire cosa sia una richiesta ragionevole (e irragionevole). Conoscere queste nozioni di base vi aiuterà a costruire relazioni migliori con i vostri fornitori e vi aiuterà a creare grandi eventi per tutte le persone coinvolte.

Creatività sfrenata

I clienti vi cercheranno per idee all’avanguardia. Sii pronto a fare brainstorming di idee incredibili e creative.

Anche se ogni cliente potrebbe non essere pronto a testare le acque del design per eventi, ti guarderanno come consulente sugli elementi di design con cui si sentiranno a loro agio.

La creatività viene da tutti i tipi di posti. Quando hai bisogno di ispirazione, prendi in considerazione queste idee:

• Sfoglia Pinterest e Instagram per essere informato sulle ultime tendenze del design per eventi.
• Segui i blog (ecco i nostri preferiti) per gli eventi in primo piano che riflettono gli stili più recenti.
• Pantone rilascia un colore annuale dell’anno, che riflette i colori che vedrai nel design per eventi durante il prossimo anno.
• Segui i tuoi leader di pensiero preferiti su LinkedIn o Twitter per vedere cosa vedono come la prossima grande cosa per gli eventi.

Dedizione al servizio clienti

In fondo: Una delle abilità più utili per un organizzatore di eventi è proprio quella di far accadere le cose.

Frasi che dico spesso sono: “Nessun problema”, “Mi faccia vedere cosa posso fare”, “Assolutamente” e “Con piacere”. Queste sono alcune frasi chiave del servizio clienti che possono rispondere a qualsiasi domanda che un cliente potrebbe avere e rassicurare qualsiasi ansietà.

Mostrando di avere una forte dedizione al cliente allevierai qualsiasi ansietà che il tuo cliente potrebbe avere.

Quando si tratta di abilità nella gestione degli eventi, come ti poni? La cosa bella dell’industria degli eventi è che non mancano le opportunità di imparare e crescere, quindi prendi queste abilità, affinale e goditi una fruttuosa carriera negli eventi.

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